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Suivi de l'envoi des mails
L'envoi de mail est de plus en plus problématique : comment être certain que votre destinataire a bien reçu le devis que vous lui avez transmis ?
Cet écran permet d'être informé sur le statut de distribution des mails, au fur et à mesure qu'ils sont délivrés à vos destinataires.
Pré-requis
Vous devez disposer d'un service d'envoi de mail exposant ses informations par API.
Actuellement, Gestan est interfacé avec Brevo (voir paramétrage ci-dessous), autres prestataires sur demandes.
Activation
Pour activer cette fonction, il suffit d'enregistrer votre clé API dans les paramètres généraux de l'application. Les fonctionnalités de l'extension seront automatiquement activées.
Liste des messages envoyés
Accès : Activité → Actions → Distribution des mails
L'écran affiche les mails envoyés pour le jour ou la plage de date spécifié.
📌 Il ne s'agit pas exclusivement des mails expédiés par Gestan, mais de tous les mails expédiés par le SMTP spécifié.
Détail de la distribution
Accès : double clic sur la table des messages de l'écran précédent
L'écran affiche toutes les étapes de la distribution du mail.
Paramétrage avec Brevo
Dans l'interface de gestion de votre compte Brevo (dans Paramètres) :
1/ Créez une clé courte SMTP pour l'envoi des mails via Gestan.
2/ Créez une clé API dédiée pour l'usage de Gestan.
3/ Assurez vous que les enregistrements DKIM et DMARC sont correctement configurés
4/ Assurez-vous que le domaine d'expédition est bien authentifié.
5/ Puis, dans Gestan, paramétrez comme suit :
😍 Merci à Julian, de LCP Studio, qui est l'auteur de cet écran !
Les différents statuts des mails
1️⃣ Requests / Requête
Signification : la commande d'envoi de mail a été envoyée, mais l’email n’est pas encore envoyé. C’est le premier stade normal.
2️⃣ Processed / Sent / Accepted / Envoyé
Signification : la requête a été acceptée et le mail a été traité dans la file d'envois.
3️⃣ Delivered / Délivré
Signification : Le serveur mail du destinataire a accepté l’email (⚠️ le mail n'est pas forcément dans la boite de réception du destinataire, il peut aussi être dans sa boite spam ou toute autre destination programmée par un autre filtre).
4️⃣ Opened / Ouvert
Signification : Le destinataire a ouvert l’email.
Les fournisseurs comme Brevo injectent dans les mails un pixel de tracking, invisible, dont le chargement par le destinataire permet de comptabiliser l'ouverture. ⚠️ Ce statut peut être imprécis si le chargement des images a été bloqué par le destinataire.
5️⃣ loadedByProxy / Chargé par proxy
Signification : Le pixel de tracking, pour certains services de messagerie, notamment Outlook et Gmail, n'est pas chargé directement depuis l’ordinateur du destinataire, mais par un serveur proxy leur appartenant. ⚠️ ce statut signifie que l'email a été probablement ouvert, mais que l'ouverture n'est pas à 100% certaine, car certains systèmes chargent les images automatiquement, même si l’utilisateur ne lit pas réellement l’email.
6️⃣ Clicked / Cliqué
Signification : Le destinataire a cliqué sur un lien dans l’email.
6️⃣ Deferred / Différé
Signification : Le serveur du destinataire retarde temporairement l’acceptation de l’email.
Causes fréquentes : serveur du destinataire temporairement surchargé, politique anti-spam stricte, ou trop d’emails envoyés rapidement. L'envoi sera retenté automatiquement.
7️⃣ Invalid mail / Mail invalide
Signification : cela signifie que l'adresse mail du destinataire est invalide, comme par exemple rdupontmaboite.com
8️⃣ Bounced / Rebond
Signification : L’email n’a pas pu être livré.
Il en existe deux types :
- le Hard bounce, cas où l'adresse est invalide, par exemple user@domain.xyz
- le Soft bounce, qui est un problème temporaire, par exemple : une boîte pleine ou un serveur indisponible
8️⃣ Blocked / Bloqué
Signification : Brevo a bloqué l’envoi.
Causes possibles : adresse blacklistée, domaine non authentifié, règles anti-spam.
8️⃣ Complaint / Plaint
Signification : le mail a fait l'objet d'une plainte.
9️⃣ Unsubscribed / Déisinscrit
Signification : votre mail a suscité une désinscription de votre correspondant.
🔟 Blocked / Bloqué
Signification : le destinataire vous a bloqué.
1️⃣1️⃣ Error / Erreur
Signification : il y a eu une erreur dans la chaine de traitement du mail.
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