Messages-type

Gestan permet d'envoyer des messages préformatés à vos contacts (et d'en conserver une trace dans la base de données), qu'il s'agisse de mails-type, de courriers-type, ou de SMS-type.

Les messages-type peuvent contenir des mots-clé, qui seront remplacés par leur valeur correspondante lors de la génération du message.

Accès : Entreprise → Messages-types

L'icone 1 indique le type du message :

• Cadenas rouge : c'est un message utilisé par Gestan, comme par exemple le message standard d'envoi des factures : vous pouvez les modifier, mais pas les supprimer.
• Cadenas vert : c'est un message que vous avez créé, vous pouvez modifier et supprimer ces messages.

L'icone 2 permet d'afficher les courriers-type, les mails-type, ou les SMS-type.

Avec la combo 3, vous pouvez sélectionner le niveau des messages : soit le niveau “Entreprise” (<Tous>), soit le niveau “utilisateur”.

Un message-type peut être attaché soit au niveau de l'entreprise, soit au niveau de l'utilisateur.

Par exemple, vous pouvez avoir deux (ou plus) messages “Envoi facture” :

• le message rattaché à l'entreprise;
• un message rattaché à un utilisateur AAA;
• un message rattaché à un utilisateur BBB, etc.

Si l'utilisateur AAA est connecté à Gestan, quand il voudra envoyer une facture, c'est le message spécifique à AAA qui sera envoyé. Tandis que si tout autre utilisateur que AAA ou BBB veut envoyer une facture, ce sera le message générique qui sera envoyé.

Généralement, les entreprises n'utilisent qu'un seul message-type pour envoyer leur communications. Ce système permet de gérer des exceptions, c'est à dire d'envoyer un message différent si c'est tel ou tel utilisateur qui l'envoie.

💡Pour créer un message de niveau Utilisateur, si vous souhaitez qu'il soit utilisé pour une fonction existante de Gestan, copiez exactement le nom du message !

Le plus simple est de vous positionner sur la table des messages, et d'utiliser le menu contextuel pour le dupliquer au niveau utilisateur, puis de l'ouvrir en modification pour modifier son contenu, sans toucher à la valeur du champs Nom message.

Vous pouvez Dupliquer un message soit au niveau “entreprise” (option à privilégier), soit au niveau “utilisateur”.

L'option Envoyer à expédie le message à l'adresse de votre choix. Utile pour la mise au point !

Les mails-type sont basés sur une maquette HTML, que vous pouvez modifier afin de regénérer tous les mails-type selon une charte graphique qui vous est propre, via l'option Modifier la maquette.

Remplacer l'image est une astuce qui permet de remplacer le contenu d'une balise image. En particulier, elle permet de remplacer une image encodée dans le mail, donc volumineuse, par une image référencée sur le web, ce qui permet de diminuer la taille des mails envoyés. C'est moins de ressources gaspillées, et une amélioration de la délivrabilité.

Réinitialiser les messages provoque la re-génération de tous messages de type système. Elle ne modifie pas les messages de type personnel. Il est possible de les réinitialiser au style Ax, ou au style Gestan 15.

Via Supprimer les messages-type, vous pouvez supprimer, pour l'utilisateur affiché dans la combo du haut d'écran :

• soit les messages de niveau “entreprise” (dans ce cas, seuls les messages de niveau “utilisateur” seront supprimés)
• soit les messages de niveau “utilisateur” (les vôtres, ou celui de tout autre utilisateur si vous avez des droits administrateur sur la base)

L'option Charger un fichier permet de créer un message avec un fichier que vous auriez préparé avec un éditeur de texte, ou un générateur de HTML, par exemple.

L'option Editer en texte pur permet d'afficher et de modifier le code-source du message (HTML).

Vous pouvez copier le code source du message type via l'option copier en texte dans le presse papier.

Les messages-type contiennent des mots-clé, qui seront remplacés par Gestan au moment de la génération du message.

Les mots-clé disponibles sont différents en fonction de la cible du message (par ex un message qui concerne une facture, ou une intervention).

Le champs PJ permet de préciser une ou plusieurs pièces jointes qui seront expédiées avec le message-type.

Vous pouvez utiliser des mots-clé dans les sujets des messages-type.

Ces messages sont destinés à être imprimés, sur papier vierge ou à entête.

Ces messages type pour SMS ne contiennent pas d'indication de mise en forme, mais seulement des mots clé.

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