Paramétrage général : L'entreprise

Dans cet onglet du paramétrage général sont regroupés les éléments qui concernent l'entreprise en tant que telle : adresse, régime fiscal, identification SIRET, etc.

**Accès : ** Outils → Paramètres → Paramétrage général ou touche F3.

Cet onglet gère les éléments d'identité de l'entreprise, à commencer par sa raison sociale.

Le code APE (activité principale exercée, quatre chiffres et une lettre) identifie votre branche d'activité principale, et figure sur les bulletins de salaires des employés. Il remplace l'ancien code NAF (nomenclature d'activité française). Il est attribué par l'Insee à toute entreprise lors de son inscription au répertoire SIRENE.

Il est possible de déclarer plusieurs identités commerciales différentes. C'est utile par exemple si vous effectuez des ventes sous deux marques différentes, mais dépendantes de la même entité sociale.

L'ID SG (Identifiant de surveillance globale) est l'identifiant que vous devez utilisez dans les systèmes de type Peppol, Factur-X, ou d'autres systèmes de ce type, pour vous identifier sur ce système.

La forme sociale est un libellé libre qui sera repris dans le bas des pièces (obligation légale en France).

Le Slogan commercial est utilisé pour générer l'image de header de vos devis, factures, etc. Il est facultatif.

Le libellé bas états est celui qui est imprimé sur tous les états autres que les pièces (devis, commandes, factures, etc), comme par exemple la liste des contacts ou la liste des actions. Vous pouvez utiliser la baguette magique 2 pour le générer automatiquement en fonction des éléments d'identification d'entreprise que vous avez précisé.

Le logo est décoratif : c'est celui qui s'affiche dans la mire de connexion : c'est sympa, de se connecter à Gestan avec le logo de son entreprise !

Le Num ID de la base est le numéro unique de votre base, auquel sont rattachés vos abonnements et vos interventions de support.

Le Responsable est l'utilisateur Gestan auquel sont envoyés par mail les comptes-rendu d'intervention du support technique. Normalement, c'est le chef d'entreprise, ou le DSI.

Cet onglet affiche les caractéristiques juridiques et fiscales de l'entreprise.

Les données comptables sont enregistrées dans Gestan sous un code devise de référence (plus d'information), qui a été déclarée dans le déroulé de l'assistant d'installation de Gestan. Attention : Si une première pièce a été générée, le code devise n'est plus modifiable, sauf intervention du support technique.

Dans le cas des encaissements/décaissements, ou des documents d'achat ou de vente en devise étrangère, le code devise est stocké dans le document, ainsi que le taux de change. Cette devise est renseignée par défaut au moment de l'installation de Gestan en fonction de votre pays, vous pouvez saisir le code ISO de toute autre devise.

Précisez le nb de décimales pris en compte pour cette devise.

Si la case Import/Export est cochée, Gestan affichera le menu permettant d'effectuer vos déclarations d'échanges de biens (DEB) ou de services (DES).

Le type d'utilisation (Entreprise assujettie à la TVA, micro-entreprise, etc) va déterminer notamment votre régime d'imposition à la TVA.

Régime fiscal et régime d'imposition sont ici pour mémoire. Le régime d'imposition détermine les modalités du calcul de votre bénéfice (régime normal, régime simplifié, micro) ainsi que la périodicité des déclarations de TVA (mensuelles, semestrielles ou annuelles). Il dépend du chiffre d'affaires de votre entreprise :

• le régime Micro BNC ou BIC pour les très petites entreprises (TPE), dans lequel le bénéfice est calculé en proportion forfaitaire du CA (70% pour les commerces, 50% pour les services).
• le régime réel simplifié d'imposition (RSI) pour les petites entreprises, dans lequel le bénéfice est calculé par la différence entre les recettes et les dépenses réelles.
• le régime réel normal d'imposition (RNI) pour les entreprises de taille moyenne.
• le régime synthétique (Afrique)

La date 1er exercice comptable est la date théorique de votre premier exercice comptable. Par exemple, si vous clôturez au 31/12 de chaque année, et que vous aviez commencé votre activité le 01/01/2019, indiquez 01/01/2019 dans cette zone (indiquez aussi le 01/01/2019 si vous avez réellement commencé plus tard, par exemple le 09/03/2019). Si cette date est de type 01/01/SSAA, vos documents d'achat et de vente seront affichée par années calendaires, l'année calendaire étant votre année comptable, tandis que si cette date est de type 01/06/SSAA, ils seront affichés du 01/06/N à 01/06/N+1.

L'option de non assujettissement de TVA :

• si cette case est cochée (entreprise non assujettie à la TVA), la colonne TVA n'apparaîtra pas dans les devis, factures et autres pièces client. Il sera possible de saisir un libellé spécial qui sera imprimé sur devis et factures : “TVA non applicable, art 293 Bis du CGI”, par exemple.
• si elle n'est pas cochée (entreprise assujettie à la TVA), la colonne TVA apparaîtra dans les devis, factures et autres pièces client. Une zone TVA Intra permettra de saisir le numéro de TVA dite intracommunautaire pour les pays européens, qui pourra être imprimée sur les factures.

Vous pouvez enregistrer une Régime de TVA sur les encaissements, sur les débits, ou en option sur les débits.

• En TVA sur les débits, la TVA est exigible dès l'émission de la facture
• En TVA sur encaissement, la TVA est exigible au moment de l'encaissement des factures

Vous pouvez utiliser Gestan pour avoir toujours sous la main l'immatriculation de votre entreprise, en fonction de votre continent d'implantation, en particulier :

Si vous êtes en Europe :

• Le numéro SIRET : identifiant d'établissement numérique de 14 chiffres, composé du numéro SIREN de l'entreprise (9 chiffres), et du NIC (Numéro Interne de Classement - 4 chiffres), et d'un chiffre de contrôle.
• Le code RCS (registre du commerce et des services). Toute personne physique ou morale ayant qualité de commerçant doit s'inscrire auprès du RCS.
• L'ICS : c'est l'Identifiant Créancier SEPA, qui vous est attribué par la Banque de France si vous êtes en France, ou la banque centrale si vous êtes ailleurs en Europe (La norme SEPA est le remplacant, en 2014, de la norme AFB-CFONB).

Si l'option taxe régime Canada est cochée, il vous faudra préciser le taux de taxe TPS (taxe fédérale sur les produits et services applicable au Canada).

Si vous êtes en Afrique :

• le RCCM : N° de Registre de crédit et du commerce mobilier, par exemple CI-ABJ-2018-B-2757
• la DFE : Déclaration Fiscale d'existence, délivré lors de la création de l'entreprise, par ex : 1875678 E
• l'IDU : Identifiant unique qui immatricule chaque entreprise légalement constitué. Instauré en 2019, il remplacera le RCCM.
• le N° CNPS : numéro d'employeur.
• le CDI : N° du Centre des impôts rattachés à l'entreprise.
• le Code activité : numéro d'identification de l'activité principale.

Dans les pays où les contrepoids à la frénésie fiscale sont trop faibles ou inopérants, il existe des surtaxes créatives diverses, venant alourdir les charges des entreprises… et compliquer la vie des éditeurs de logiciels.

Il est ainsi possible d'activer une surtaxe :

• de Type FODEC (la taxe FODEC s'applique en Tunisie) : elle est calculée sur la base du montant HT sur lequel est appliqué un pourcentage de taxe, qui elle même est taxée ! Par exemple, si on a un article à 100 dinards, avec un FODEC à 1% et une TVA à 18%, le montant TTC sera de 100 * 1.01 * 1.18, soit 119.18.
• de Type CPS (la CPS est appliquée en Polynésie Française depuis le 1 avril (sic) 2022) : elle est calculée sur la base du montant HT, sur lequel est appliqué un pourcentage de taxe, mais celui ci ne sera pas soumis à la TVA. Par exemple, soit une facture de 1000 avec une TVA à 20 et une CPS à 1, le montant TTC sera de (1000 + 10) * 1.2, soit 1212.

Les champs %HT et Libellé taxe permettent de saisir le taux et le libellé de la taxe en question. Le libellé taxe sera imprimé sur les pièces.

Gérer les droits de timbre : permet d'imprimer en bas de facture le montant des droits de timbre éventuel. Si cette case est cochée, le mode de calcul peut être précisé via les champs %, HT/TTC, Plafond et Forfait.

Dans le volet divers se trouvent les paramètres ne relevant pas des deux domaines précédents.

La liste déroulante Type de gestion horaire permet de déclarer que vous gérez vos temps de travaux à l'heure, au quart d'heure, ou à la minute. Cette précision est utilisée pour le suivi des temps consommés par projet, et la facturation de vos travaux au temps passé.

Les cases Repos hebdomadaire permettent de préciser les jours de repos dans votre entreprise. Elles sont utilisée par les agendas et plannings.

Les horaires de la journée standard, ainsi que la durée de la pause de Midi permettent de calculer une durée hebdomadaire de travail normale (utile pour les Comptes-rendus d'activité (CRA), document de référence pour l'établissement des payes des salariés de votre entreprise).

NB heures / jour-homme est le nombre d'heure dans une journée, et sert à la conversion du nombre d'heures en journées, pour le calcul du nombre de jours d'absence.

La Durée conventionnelle est le nombre d'heures à partir duquel vous facturez une journée-homme. Par exemple, si vous avez déclaré 16 heures de travail sur un projet, dont le code produit indique une unité de facturation en jour/homme, et si vous aviez indiqué 8 heure par journée/homme, quand vous allez générer une facture à partir de votre fiche d'intervention, la quantité facturée sera de 2.

Cochez la case gérer les immobilisations pour activer cette fonction.

Il est possible d'utiliser une nomenclature des immobilisations, c'est à dire une norme pour structurer les codes des immobilisations.

Gestan permet de géolocaliser tout véhicule ou mobile.

Dans ce cas, un code et un mot de passe vous sont communiquée par nos services.

Vous pouvez sélectionner un certificat de sécurité, généré par vous même ou acheté à un organisme en délivrant.

Il permet d'ajouter une signature électronique aux documents que vous transmettez en pdf. Si vos clients sont de hackers, la NSA, ou des politiciens, cela peut ne pas être inutile

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