Sauvegarde des données Gestan

Cette page concerne les utilisateurs de Gestan en mode local. En Cloud, les sauvegardes sont réalisées par nos services (sans exclure la possibilité de sauvegardes supplémentaires locales).

La sauvegarde (backup) de vos données professionnelles est indispensable. Vous devez pouvoir répondre à cette question : En cas d'incendie de mon bureau, suis-je en mesure de poursuivre mon activité ?

Il faut sauvegarder le répertoire complet des données Gestan.

Ce répertoire est affiché en bas et à gauche de l'écran de menu principal.

Par défaut, ce répertoire est C:\GESTAN\[société]. Dans cet exemple, il faut sauvegarder le répertoire C:\GESTAN_A1\WIKI.

Le répertoire des données contient 4 sous-répertoires (et ne devrait rien contenir d'autre) :

• DATABASE,
• DOCUMENTS,
• RESSOURCES,
• BACKUPS.

Si vous êtes limité en terme d'espace de stockage, vous pouvez exclure les fichiers .ndx, car ils pourront être recrées. De même, vous pouvez aussi exclure éventuellement le répertoire BACKUPS, mais il est quelquefois fort utile de disposer d'une photographie de la base d'il y a un ou plusieurs mois.

Profitez de la mise en place d'une stratégie de backup des données de Gestan pour l'étendre à toutes vos autres données professionnelles. Si vous aviez déjà une stratégie de backup, intégrez les données de Gestan dans cette stratégie.

Adaptez votre fréquence de sauvegarde à votre usage de Gestan.

Si vous utilisez Gestan chaque jour, une sauvegarde quotidienne est recommandée.

Il est nécessaire de disposer en permanence d'un jeu de sauvegarde à l'extérieur des locaux de l'entreprise : disque dur amovible, clé USB. Le plus pratique reste cependant un NAS distant accessible par Internet, ou un emplacement de stockage Cloud.

Les NAS sont vendus le plus souvent avec des suites de sauvegardes efficaces et faciles d'utilisation.

Il existe deux grandes options de backup :

• la copie des fichiers, sous forme native ou sous forme propriétaire. Elle est déclenchée manuellement, ou planifiée régulièrement.
• la synchronisation de fichiers : dans cette option (qui est celle effectuée par les drives grand public de type OneDrive, Google Drive ou DropBox), chaque fichier est copié sur le cloud à tout changement détecté.

Utilisez la copie de fichier. De plus, si votre logiciel de sauvegarde le permet, il est toujours utile de conserver plusieurs versions successives des fichiers sauvegardés.

La synchronisation n'est pas adaptée à une base de données, à cause de la consommation de bande passante et des conflits de synchronisation. Vous risquez de perdre des données en l'utilisant.

Il existe beaucoup de stratégies de sauvegarde possibles.

Dans tous les cas :

• recherchez une solution totalement automatique (car c'est toujours quand il pleut qu'on a pas de parapluie)
• contrôlez régulièrement sa bonne exécution.

En cas d'incertitude, prenez conseil auprès de votre informaticien local.

Une des solutions possible, avec un haut niveau de protection, est la suivante :

1. les ordinateurs locaux sont sauvegardés sur un serveur de backup local
2. le serveur de backup est répliqué sur un serveur de backup distant.

L'emplacement distant peut être un NAS accessible par Internet, ou tout fournisseur d'espace Cloud, maintenant disponible à très faible coût. Voici une sélection d'offres reconnues et intéressantes :

• Nexcloud : un outil de référence, open-source, autohébergeable.
• Sync-in : une alternative française à NextCloud, open-source, autohébergeable.
• Liivia : une autre alternative à Dropbox et similaires (non testé)
• Pcloud : une formule originale avec un forfait à vie
• kDrive : la proposition Suisse alternative à Dropbox.

Nous déconseillons très vivement les espaces hébergés aux USA comme Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc, pour des raisons de confidentialité des données.

Dans tous les cas, il est prudent de chiffrer ses données si vous les envoyez dans le cloud.

Cette fonctionnalité a été développée pour pallier les carences fréquentes des stratégies de sauvegarde des entreprises.

Chaque mois, Gestan fait une copie de votre base de données, et la stocke dans le répertoire BACKUP (il est aussi possible de la déclencher manuellement, via Outils → Administration → Maintenance → Forcer la maintenance périodique).

Ce backup est dénommé Backup_FINGERPRINT_[date]_[heure].zip ;

L'historique est conservé sur 12 mois glissants. L'expérience montre que ce backup glissant sur une année peut s'avérer très précieux (cela permet éventuellement de retrouver des données anciennes, ou de s'assurer qu'elle n'avaient jamais existé).

Selon le logiciel que vous utilisez, les archives sont sauvegardées soit sous un format propriétaire, soit en format natif, compressé ou pas.

Dans le premier cas, il faut utiliser l'outil de restauration inclus dans le logiciel.

Dans le second cas, un copier-coller des répertoires concernés est suffisant.

Si vous utilisez Gestan en mode client/serveur, vous pouvez réaliser une sauvegarde en continu (en streaming), via un autre serveur HFSQL.

Le principe est très simple : d'un qu'un enregistrement est crée, modifié, ou supprimé sur le serveur de production, l'événement est immédiatement répercuté sur le serveur spare, en temps réel. Il s'agit d'une réplication mono-directionnelle, qui vous permet de disposer en permanence d'une sauvegarde de vos données de production : en cas de crash du serveur de production, vous pourrez repartir immédiatement depuis les données sauvegardées sur le serveur spare.

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