Facturation : éléments communs

La facturation comprend :

• la facturation client : les devis, commandes, factures, avoirs, bons de livraison.
• la facturation fournisseur : les demandes de prix, commandes fournisseur, factures fournisseur, avoirs fournisseur, et bons de réception.

Nous allons voir ci-dessous ce qui est commun à toute la facturation, client et fournisseur, tandis que deux autres pages détailleront ce qui est commun à la facturation client et ce qui est commun à la facturation fournisseur.

Ces écrans sont les plus utilisés de Gestan. Ils comportent de nombreuses fonctionnalités destinées à rendre facile et efficace l'utilisation de Gestan, aussi cette page sera nécessairement un peu longue !

**Accès : ** Commerce → Facture ou Commerce → Devis, commande, etc.

Ces écrans présentent la liste des documents d'achat ou de vente (factures, devis, etc). Ci-dessus l'écran liste des factures client.

Le bouton 1 permet de passer de la facturation client à la facturation fournisseur, et vice-versa.

Les boutons 2 permettent d'afficher chaque type de pièce.

Le bouton 3 permet de sélectionner l'exercice à afficher. L'écran liste affiche toutes les pièces établies pendant :

• l'année calendaire, si la date de premier exercice (voir paramétrage) commence au 1° janvier
• l'exercice en cours, si la date de premier exercice ne commence par au 1° janvier.

Le menu contextuel du champ 3 permet d'afficher les pièces par mois, ce qui accélère le temps de réponse de l'écran lorsque la volumétrie est importante.

La colonne 4 contient l'identifiant (ID) de la pièce. Il s'agit d'un identifiant unique à incrémentation automatique (voir numérotation des pièces.

La colonne 5 affiche le statut de la pièce.

Dans la table, vous pouvez cliquer directement sur le postit 6 (la colonne N), ce qui vous permet d'enregistrer directement une note interne pour la pièce, note qui ne sera pas visible pour le client.

Les boutons de filtre permettent d'afficher respectivement :

• les pièces sélectionnées selon un filtre paramétrable 1
• les pièces au statut “Brouillon” (en cours de rédaction) 2
• les pièces “non terminées” (ici, toutes les factures “brouillon”, “à transmettre”, “en attente”, “en retard”) 3

Le champs de recherche universelle 4 permet de rechercher une pièce par son ID, sa raison sociale, son nom de client, nature de pièce, ville, et même son montant TTC.

Le bouton 5 permet de générer un mail pour l'adresser à son destinataire.

La liste permet la multi-sélection : vous pouvez sélectionner plusieurs pièces à la fois.

La colonne Marge : cette colonne est calculée à chaque affichage de ligne. Par ailleurs, elle n'est pas d'un usage permanent, mais seulement utile quand vous travaillez sur les marges des documents du mois ou de l'année. Aussi n'est elle pas affichée par défaut, pour ne pas dégrader les performances d'affichage de l'écran.

A l'aide du bouton 1, vous pouvez filtrer les pièces selon divers critères, dont le statut :

• l'option “en retard” affiche les pièces échues, et les devis à relancer
• l'option “à traiter” affiche les pièces au statut brouillon ou à transmettre, et en plus, s'il s'agit des devis, les devis échus, éventuellement ré-activables.
• l'option “Tout sauf terminé” affiche les pièces au statut brouillon ou à transmettre, ou transmis-en attente, ou échu pour les devis, ou à relancer pour les autres pièces.
• l'option “Impayés/Non terminé” affiche les pièces au statut transmis-en attente, à relancer, ou rejeté
• l'option “Refus/Annul” renvoie les devis échus, ou les autres pièces en rejet.

Le menu contextuel de l'écran, par exemple la zone 1, permet d'afficher l'écran de paramétrage général.

Le menu contextuel de la liste comporte de nombreuses fonctionnalités.

Une des plus pratiques est la possibilité de Dupliquer toute pièce, en utilisant le bouton, ou le raccourci Ctrl+D.

Filtrer les factures permet de n'afficher qu'une sélection de pièces, en fonction de divers critères de filtre. Le raccourci Ctrl+Q, permet de filtrer toutes les factures d'un même client.

Il est possible de lier toute pièce à une machine, un projet, ou un contrat.

Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes, et calculer les totaux avec l'option Totaliser la sélection.

Passer en perte permet d'indiquer que la facture ne sera jamais payée (ou la commande annulée, etc).

Il est possible d'enregistrer des anomalies sur toutes les pièces.

Le menu Classer les familles ou les titres-lot permet, dans le cas où vous aviez choisi le classement des lignes par familles de produit, de modifier le classement des familles. Si vous aviez choisi le classement par titre/lot, il vous permet de reclasser les titres et les lots qui en découlent.

Le menu Options écran est détaillé ci-après.

Vous pouvez afficher toutes les informations client (dont la balance client) ou les informations facture (dont les paiements ou la généalogie du document).

Il est possible de transmettre la facture directement, par mail ou courrier, ou simplement d'envoyer un message.

Afficher des colonnes supplémentaires permet d'afficher par exemple le tiers de livraison, les pièces générées ou d'origine, etc. Cet affichage nécessite des accès à d'autres fichiers que le fichier principal, aussi il peut ralentir l'affichage en cas de volumes importants. C'est pour cela qu'il n'est qu'optionnel.

L'option Afficher le solde permet d'afficher le solde de la facture.

Afficher par mois permet d'afficher les pièces par mois et non par année.

Afficher la colonne anomalie affiche la description de l'anomalie éventuellement liée au document.

Afficher l'état colore la colonne date en fonction de l'état de la pièce.

Inclure les chantiers dans les non-terminés permet, quand vous demandez l'affichage des pièces non-terminées, d'y inclure les factures concernant les chantiers.

Il est possible d'afficher la marge en pourcentage au lieu de l'afficher en montant, et de définir un seuil de coloration (marge) au dessus duquel la case sera colorée : cela permet de repérer très facilement les pièces avec une marge inférieure à l'objectif.

De même, il est possible de définir un seuil d'impayé : si une facture est impayée, elle est signalée par un gyrophare rouge. Tandis que si elle est impayée en dessous de ce seuil (par exemple, la facture est réglée à 95%), il y aura toujours un petit gyrophare, mais qui cette fois-ci sera vert. Cette fonctionnalité a été imaginée pour faciliter la gestion des retenues de garanties, bien souvent confisquées par les maîtres d'ouvrages.

Vous pouvez réaffecter les documents d'achat ou de vente en utilisant le programme de réaffectation de masse.

Le menu des options spécifiques permet de modifier, pour un document, toutes les options redéfinissables individuellement.

Le volet “Options d'édition” concerne les options de présentation du document, notamment le choix d'entête, le type de tri des lignes, le type d'impression des codes produit, et le type de totalisation.

Le volet “Région et identité” permet de sélectionner la langue dans laquelle doit être éditée le document, la devise utilisée, et l'identité commerciale, le cas échéant.

Gestan, via la traduction des libellés pièces, permet d'éditer des documents en 16 langues différentes.

Le menu Impression mentions spécifiques permet de compléter ou de remplacer pour l'impression en cours le libellé identifiant la pièce, comme “Facture” ou “Devis”, par tout autre libellé de remplacement. Vous pouvez ainsi produire un document intitulé “Duplicata facture” ou “Rectificatif Facture” au lieu de “Facture”, ou “Facture proforma” au lieu de “Devis”, par exemple.

Pour ce qui concerne le libellé principal, vous pouvez aussi utiliser la traduction des libellés pièces pour le modifier de manière permanente. Par exemple, pour la Belgique, vous pouvez ainsi traduire “Avoir” par “Note de crédit”.

Les raccourcis disponibles sur les écrans liste vous facilitent la vie ! Ils sont tous indiqués dans les menus contextuels concernés, mais voici ceux qui sont les plus utilisés (en plus du Ctrl+D, duplication) :

• Ctrl+Q : filtre l'écran pour le client en cours
• Ctrl+B : affiche le balance client
• Ctrl+W : affiche tous les documents du clients
• Ctrl+M : affiche toutes les écritures liées au document (les règlements d'une facture, par exemple). Vous pouvez également faire un double-clic sur la date Règlement de la liste.
• Ctrl+S : envoie le document par mail
• Ctrl+G : affiche la généalogie du document
• Ctrl+H : affiche l'historique du document (tandis que Ctrl+Shift+H affiche le journal des modifications)
• Ctrl+E : permet d'affecter ou de supprimer un état à la sélection de documents.
• Ctrl+P : envoyer la sélection à l'imprimante.

Ci-dessous l'écran fiche d'une facture.

L'icone 1 présente le statut de la pièce. Ce statut peut être :

“Brouillon” est le statut par défaut en création. Cela correspond aux pièces qui sont en cours de création. Tant qu'une pièce est au statut “Brouillon”, elle n'est pas prise en compte dans les statistiques ni dans la comptabilité, sauf demande de prise en compte explicite dans certains écrans de statistiques.

Lorsque la case Brouillon est décochée, la pièce est considérée comme validée, et son destin est d'être transmise au client. Son statut passe à “A transmettre”.

La pièce peut être transmise par courrier ou par mail. Dès transmission, le statut de la pièce passe à “En attente” : dans le cas d'un devis ou d'une commande, vous attendez l'accord client, dans le cas d'une facture vous attendez le règlement, dans le cas d'un BL, vous attendez la confirmation de bonne réception par le client.

Le statut peut ensuite passer à “Echu”, comme par exemple un devis dont l'accord client ne serait pas arrivé avant la date d'échéance du devis, ou une facture qui ne serait pas encore réglée à sa date d'échéance.

La pièce passe au statut “Traité” quand ce qui doit être fait pour elle est réalisé (par exemple, l'accord client pour un devis, ou le règlement pour une facture)

Il peut enfin arriver que la pièce soit rejetée : refus explicite d'un devis par un client, ou rejet d'une facture et passage en impayé, par exemple.

Comme dans tous les écrans de Gestan, le bloc date/heure 2 présente l'ID de l'enregistrement, et les date/heure/code utilisateur de création et de dernière modification de l'enregistrement.

Si un document d'achat a été transmis au client (1), voire réglée pour ce qui est des factures (2), il ne devrait plus être modifié. Cependant, il est relativement fréquent que des erreurs soient à corriger dans les documents transmis. Dans ce cas, Gestan peut adopter deux comportements différents :

• le mode strict : dans ce mode, toute modification d'une pièce transmise est interdite. En cas d'erreur, il faut annuler la pièce, faire éventuellement un avoir, et créer une nouvelle pièce sans erreur
• le mode souple : dans ce mode, il est possible de décocher la case Transmis 1 (en ayant éventuellement effacé préalablement la date 2), et de modifier la pièce pour y apporter les rectifications nécessaires. Toutes les modifications sont cependant archivées, et consultables dans l'historique de la pièce.

Ce comportement est déterminé par le réglage des privilèges d'administration de l'utilisateur connecté.

En plus des statuts, dont la liste est fixe (car il y a des contrôles logiques qui sont liés à ces statuts), il est possible de définir des états, ou statuts complémentaires, affichés en haut d'écran comme ci-dessous.

L'enregistrement des états est effectué via l'écran des libellés paramétrables. Par exemple, voici deux états enregistrés pour les BL :

La liste déroulante Client 1 (ou fournisseur s'il s'agit d'un document d'achat) affiche les contacts pour lesquels une pièce de même nature (facture, devis, etc.) a été établie depuis moins d'un an (ou moins de 7 jours ou moins de 30 jours, suivant le nombre de pièces existantes)

Dans cette combo, deux options supplémentaires sont disponibles :

• choisir un contact permet une sélection rapide dans la liste des contacts
• création rapide permet d'ouvrir un écran dont le but est de créer rapidement un contact censément non encore enregistré dans la base.

La zone Référence externe 2 permet d'indiquer une référence qui viendra remplacer le n° de pièce, à l'édition. Cette zone peut être utilisée, par exemple, pour indiquer un numéro de facture provenant d'un système de facturation précédent, par exemple (voir options de numérotation des pièces).

Les zones d'adresse affichées sont soit l'adresse professionnelle si le contact est enregistré comme entreprise, soit l'adresse personnelle si le contact est enregistré comme particulier (voir contacts). Vous pouvez choisir toute autre adresse via le menu contextuel de la liste déroulante.

Si une adresse dédiée avait été précisée, cette adresse prend le pas sur l'adresse personnelle et l'adresse professionnelle. Par exemple, si vous créez une facture, si une adresse de facturation avait été enregistrée, c'est cette adresse qui s'affichera prioritairement.

Le menu contextuel de la liste déroulante des clients permet notamment :

• d'ouvrir la fiche du client sélectionné
• de créer directement un nouveau client en passant par l'écran normal
• d'afficher les projets du client
• de créer une action pour le client
• de sélectionner une autre adresse pour le client
• de sélectionner une adresse “chantier” pour le client, ceci pour les entêtes de type 2AdrA
• de sélectionner un contact pour livraison. Dans ce cas, tout BL généré à partir de cette pièce sera à l'adresse du contact de livraison.

Le menu contextuel de la raison sociale permet de :

• rechercher les informations société via societe.com
• coller une carte de visite au format vCard dans les zones d'adresse
• coller des zones de formulaire dans les zones d'adresse.

Ce dernier cas correspond au cas d'usage suivant : vous récoltez des données client via un formulaire web (par exemple un bon de commande), que vous recevez sous forme d'un mail qui comporte, par ligne, un nom de zone, deux points, et la valeur de la zone. Par exemple :

VILLE: CHALONS EN CHAMPAGNE

Vous pourrez copier le mail, et utiliser cette option, qui va coller automatiquement les zones reconnues du mail dans les bonnes zones de la facture. Dans le cas de notre exemple, la ville sera alimentée par CHALONS EN CHAMPAGNE. La liste des mots-clés reconnus est la suivante : NOM, PRENOM, (NOMPRENOM, PRENOMNOM), (COURRIEL, EMAIL), ADRESSE, SOCIETE, (CODEPOSTAL, CPOSTAL), VILLE.

Vous pouvez mettre, sur la seconde ligne d'adresse, une adresse mail différente de celle présente ou pas sur la fiche client.

Cela correspond au cas d'usage suivant : vous vendez un produit à des clients dont vous ne souhaitez pas enregistrer les coordonnées dans le fichier des contacts, mais auxquels vous voulez donner une facture. Dans ce cas, créez un client “générique” qui pourra s'appeler, par exemple “Ventes Salon COF”. Puis créez la facture pour ce client générique, en indiquant une adresse postale seulement dans la fiche facture, et l'adresse mail dans la seconde ligne d'adresse. Au clic droit, la facture sera correctement transmise à la bonne adresse mail, lue dans la fiche facture et non pas dans la fiche client. Vous conserverez donc la mémoire des coordonnées complètes du client.

La Nature de la pièce est la description globale de la transaction, comme par exemple “Pose d'une porte-fenêtre”, “Réalisation logiciel” ou “Équipement cuisine”. Elle permet de se retrouver facilement dans la liste des pièces. Le menu contextuel de cette zone permet d'enregistrer des préférences pour l'alimenter automatiquement.

Vous pouvez indiquer vos références dans la zone V/Ref. Sur cette zone, le menu contextuel Ajouter la référence externe permet d'insérer la référence externe du client (Il peut être nécessaire, notamment pour les sociétés “grands comptes” utilisant Gestan en plus de leur ERP d'entreprise que la référence dans l'ERP de l'entreprise figure sur les pièces produites par Gestan Pour cela, indiquez la référence externe client dans la zone “Référence externe” de la fiche contact sous Gestan.

La case Brouillon désigne le fait que la pièce est encore à l'état brouillon, non terminée. Tant qu'elle est dans l'état “Brouillon”, la pièce n'est pas prise en compte ni dans la comptabilité, ni dans les statistiques (sauf option explicite contraire).

La case Transmis indique que la pièce a été transmise au client. Dès lors, elle n'est plus modifiable, sauf si vos privilèges le permettent.

La Date est la date d'établissement de la pièce.

Les dates 1 et 2 ont des significations différentes selon les types de pièces.

Le bouton 3 permet de stocker des notes internes liées à la pièce. Ces notes ne sont pas transmises au destinataire.

L'icone 4 signale, le cas échéant, que la pièce est verrouillée.

Le bouton 5 permet de lier des fichiers à la pièce.

L'icône 6 est rouge si le solde du client est négatif, vert dans le cas contraire.

Les boutons 7 permettent d'ajouter du texte, avant et après la pièce, comme par exemple un mot d'introduction, et des renseignements complémentaires à l'attention du destinataire.

Le bouton 9 permet de lier des images ou des pdf à la pièce : scan d'un justificatif, photo, etc.

Ces zones permettent de préciser :

• un montant d'acompte demandé
• un montant de remise globale accordé. Il paraîtra en pied de facture et sera enregistré dans le compte RRR mentionné dans le paramétrage comptable, sans ventilation par produit ou par taux. Pour ventiler les remises par produit ou par taux, il faut préciser les taux de remise au niveau des lignes, et non au global (voir ci-dessous). Les remises par lignes de produit sont déduites automatiquement dans le compte de vente des produits concernés.

Pour ajouter une ligne (un item) de pièce, cliquez sur le bouton d'ajout 3.

Il est également possible de saisir directement un code produit dans le champs 2, si la saisie directe a été activée dans le paramétrage général. Sur ce champ, la touche Entrée déclenche une nouvelle saisie directement (au lieu de fermer l'écran).

Les petits boutons 1 sont activé si l'option Bouton produits favoris est activé dans le paramétrage général. A noter qu'il est possible d'ajouter un produit favori systématiquement dans tous les nouveaux documents.

Lors de la saisie d'une ligne, le taux de TVA est renseigné avec celui indiqué sur la fiche produit, sauf si la fiche client indique un taux de TVA à appliquer pour le client. Si aucune donnée n'est trouvée, il sera renseigné avec le taux de TVA défini par défaut dans le paramétrage comptable.

Lors de la saisie directe d'un code produit, une recherche est effectuée. Si le code produit est trouvé, son libellé est affiché, ainsi que son stock disponible, si le stock du produit est géré.

Il est possible de spécifier une quantité à l'aide de la syntaxe [code produit] * [quantité].

Dans l'exemple ci-dessous, la touche Entrée va déclencher l'insertion d'une ligne du code produit BTR, avec une quantité de 6.

Lorsque, dans le paramétrage général, la case Boutons produits favoris est cochée, trois petite boutons 1 apparaissent, et permettent d'insérer une ligne de “produit favori” dans la pièce. Cette insertion peut être automatique si la case Auto du paramétrage général est également cochée.

Le bouton 5 permet d'utiliser une douchette laser pour scanner directement les produits. Il est affiché quand la saisie directe des produits a été activée.

Le bouton 6 permet de plier ou déplier les lignes, tandis que le bouton 7 permet d'étendre la zone d'affichage des lignes (utile pour les pièces comportant beaucoup de lignes, comme souvent dans le bâtiment, par exemple).

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Il reste possible de le modifier directement dans la ligne.

Gestan ne gère pas de code affaire au niveau de la ligne de pièce, mais au niveau de la pièce. Aussi, lorsque vous avez par exemple une facture fournisseur concernant deux affaires différentes et que vous souhaitez faire une analyse financière distincte pour ces deux affaires, faites plutôt deux commandes séparées qui aboutiront à deux factures, ou alors enregistrez votre factures fournisseur en deux pièces distinctes.

L'onglet détails regroupe les informations pouvant être liées à la pièce.

Vous pouvez lier la pièce à un projet 1, une machine 2, ou un contrat 3.

La partie droite permet de saisir les informations de transport et de douane, notamment l'INCOTERM.

Cet onglet permet d'enregistrer des notes en format libre, qui seront publiées sur la pièce (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur une facture d'intervention informatique).

Le menu contextuel du petit tampon 1 permet de gérer le “tamponnage” de mentions répétitives, par exemple “Date d'achèvement des travaux le : JJ/MM/AAAA”.

Le menu contextuel du bouton 2 permet notamment d'ajouter une adresse liée au contact (bien pratique par exemple pour ajouter toute adresse spécifique de chantier, de vacances, de copropriété, etc..). Il permet également de charger un fichier : cela permet de fabriquer des fichiers HTLM complexes avec un traitement de texte extérieur, et d'injecter le résultat dans la zone des notes.

De nombreuses options sont disponibles :

Dans les items du menu contextuel :

• Ajouter une ligne pourcentage permet d'ajouter une ligne calculée en pourcentage de tout ou partie des autres lignes. Très utile pour calculer certaines taxes.
• Vous pouvez Ajouter des lignes de commentaire, ou un libellé-type
• Appliquer une remise permet d'ajouter une remise par ligne (sera comptabilisée différemment d'une remise globale applicable sur l'ensemble de la pièce, voir ci-dessus).
• Il est possible, même si vous gérez un catalogue de produits, d'ajouter un produit hors-catalogue.
• Sélectionner par les codes fournisseur permet d'ajouter un produit en le sélectionnant par les codes fournisseur (au lieu de vos propres codes)
• Pour les devis, il est possible de mettre la ligne en option, en affichant les prix ou non.
• L'historique des prix permet d'afficher les prix du produit pour les différentes pièces émises, tandis que l'historique pour le client présente les opérations effectuées pour le produit et pour le client.
• Lots de fabrication et n°s de série ouvre l'écran de gestion des numéros de lots et des numéros de série.
• Si vous gérez les stocks, vous pouvez afficher les informations stock pour le produit sélectionné ou pour tous les produits de la pièce
• Vous pouvez Calculer le poids et le volume, ou bien la surface

Le menu Données permet d'effectuer de nombreuses opérations sur tout ou partie des items de la pièce.

• Importer au format tableur
• Arrondir le total
• Regrouper par produit permet de réduire le nombre de lignes dans une pièce. Par exemple, si vous avez une commande comportant trois lignes, l'une de 3 machins, l'autre de 4 machine, et la troisième de 10 machins, cette option va réduire votre commande à une seule ligne de 17 machins (très utile notamment dans le cas de la génération d'une commande fournisseur à partir de plusieurs pièces client).

Les raccourcis disponibles sur la liste des items sont tous indiqués dans les menus contextuels concernés, mais voici ceux qui sont les plus utilisés (en plus du Ctrl+D, duplication) :

• Ctrl++ : ajoute un produit
• Ctrl+K : ajoute un commentaire
• Ctrl+R : applique une remise

Il est possible d'adopter divers types d'entête de document, en fonction de vos préférences ou des nécessités (par exemple, pour faire figurer une adresse de chantier en entête).

Les entêtes disponibles sont décrites à la page "Entetes de pièces".

Il est possible d'imprimer un libellé spécifique en bas de document, pour chaque type de pièce, comme par exemple vos horaires d'ouverture ou toute autre information utile.

Le libellé 1 est paramétré via le paramétrage général, onglet Pièces → Bas de page.

Le libellé 2 est paramétré via le paramétrage général, onglet Pièces → Options par type.

Le bas de facture peut aussi être remplacé par un bas à papillon détachable, via le paramétrage général.

Vous pouvez imprimer l'IBAN du compte bancaire concerné par la pièce soit en haut de document, via le type d'entête, soit en bas, via le paramétrage général. Dans l'exemple ci-dessous, les deux options ont été activées.

Il est aussi possible d'imprimer des conditions générales de ventes,

• soit en texte directement ajouté à la pièce,
• soit sous le forme d'un second PDF, envoyé automatiquement lors de l'envoi par mail, selon le paramétrage.

La seconde option est préférable : moins de taille, et plus pratique pour vos destinataires si vous l'envoyez par mail.

Vous pouvez personnaliser les CGV avec les mots-clé suivants :

• %CIVILITE_COURT%
• %PRENOM_CONTACT%
• %NOM_CONTACT%
• %RAISON_SOCIALE%
• %ADRESSE_1_2_PRO%
• %CODE_POSTAL_PRO%
• %VILLE_PRO%
• %CIVILITE_LITT_PRO%

Lorsque vous imprimez une pièce client (facture client, devis, etc), les codes produit affichés et imprimés seront vos propres codes.

En revanche, pour une pièce fournisseur (demande de prix, commande fournisseur, etc.), les codes produit affichés sur l'écran de saisie seront bien vos codes internes, mais les codes produit imprimés seront différents :

• s'il existe un tarif pour la société à laquelle est reliée le contact de la pièce, le code imprimé sera le code fournisseur
• s'il n'existe aucun tarif pour la société à laquelle est reliée le contact de la pièce, le code imprimé sera votre code, précédé du signe “#”
• si le contact de la pièce n'est relié à aucune société, le code imprimé sera votre code, précédé du signe “<>”

Via le paramétrage général, il est possible de spécifier une famille “Frais de port” (case Rupture frais de port).

Cela permet de présenter les frais de port séparément, en bas de facture, et de faire un sous-total.

Dès lors que :

• la base gère des “machines maintenance” de type “véhicule”;
• la pièce est liée à un véhicule;
• le paramétrage général précise que les informations véhicule doivent être imprimées sur la facture;

un bloc spécifique “Véhicule” est inséré dans la pièce, comme ci-dessous.

Pour les voitures anglaises, ou américaines, les kilométrages sont exprimées en miles. Pour ce faire, traduisez Kms en Miles pour la langue “Francais Canadien” via la traduction des libellés pièces. Puis déclarez votre facture comme étant une facture exprimée en “Francais Canadien”. Et le tour est joué !

Le trombone 1 permet de lier tout document (pdf, tableur, image, texte) à la pièce.

Il ouvre l'écran ci-dessous :

Le bouton Lier ouvre la liste des documents liés au contact, qui permettra de lier un document existant à la pièce (en plus du contact). Le bouton Délier supprimera cette liaison, sans supprimer le document (il ne sera plus lié qu'au contact de la pièce).

Un double-clic sur la table ouvre le fichier lié (pdf, docx, xlsx, txt, etc).

Les pièces jointes seront automatiquement ajoutée au courriel d'envoi de la pièce.

Le bouton de transmission par mail ou le menu contextuel de la liste permettent de déclencher la génération d'un message-type en vue de la transmission par mail du document à son ou ses destinataires. Le document généré est un pdf simple, ou un document au format Factur-X selon le générateur EDI sélectionné dans le paramétrage général.

Vous pouvez choisir l'expéditeur via le combo 1. Le destinataire 2 est également pré-renseigné via les informations du contact lié à la pièce.

Si Mémo 3 est cochée, l'envoi du mail sera mémorisé dans le dossier “Action” du contact.

La zone pièce jointe comporte les références du fichier pdf qui sera tranmis. Le menu contextuel 4 permet d'ajouter automatiquement les documents liés au contact et/ou ceux liés au produit.

Le contenu du message-type 5 est pré-rédigé selon l'utilisateur.

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