Présentation générale de Gestan

Gestan est un PGI - Progiciel de Gestion Intégré (en anglais : Enterprise Resource Planning ou ERP), c'est à dire une application qui permet de gérer de gérer l'ensemble des processus principaux d'une entreprise.

Il est nativement multiposte (conçu pour être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanés).

Il est complété par :

• les extensions Gestan : elles permettent d'ajouter à Gestan des fonctionnalités métier spécifiques.
• des applications compagnons, comme l'application INTERWEB (gestion des intervention via le web), ou ITINERIX (gestion de la prise de commande ou de la préparation de commande)

L'ADN du Gestan ? C'est :

• la facilité de prise en main, gage d'efficacité et d'agrément d'utilisation. La plupart des fonctions de Gestan se comprennent intuitivement, sans nécessité de recours au manuel.
• un support de qualité : des techniciens qualifiés accessibles immédiatement par téléphone, mais aussi une documentation détaillée et mise à jour, et un forum regroupant 7000 utilisateurs
• la compétitivité : sans conteste, Gestan est le meilleur rapport coût/puissance du marché.

(En plus, comme nous l'utilisons tous les jours pour notre propre usage, il est bourré d'astuces !)

Gestan est disponible en deux versions, Gestan Standard, et Gestan Entreprise.

Gestan Entreprise, par rapport à Gestan Standard, apporte :

• un périmètre opérationnel plus étendu : gestion des stocks, compta fournisseur, agendas et plannings, machines, e-mailing et gestion commerciale, champs paramétrables, extensions métier, etc
• de nombreuses fonctionnalités supplémentaires (duplication des factures, de contacts, etc), apportant un gain de confort et d'efficacité.

Gestan est développé en WINDEV/WEBDEV/WINDEV Mobile, AGLs édités par PCSoft, très largement utilisés en France et dans le monde.

Certaines parties du logiciel sont open-source, notamment la structure de la base de donnée, ou des programmes comme celui d'édition de factures.

L'architecture du programme permet l'utilisation de bibliothèques externes (fichiers wdl, équivalent des dll de windows), ajoutant des fonctionnalités spécifiques au programme, de manière totalement transparente pour les utilisateurs. Ces bibliothèques (extensions) peuvent être développées par ICS, ou par tout éditeur de logiciel titulaire d'un accord de partenariat avec ICS.

Tout PC de type bureautique fera parfaitement fonctionner Gestan.

Le programme est conçu pour Windows 10 ou 11, en 64 bits.

Il fonctionne sous Mac avec un émulateur. Sous Linux, l'émulateur Wine permet de l'utiliser aussi, à l'exception de l'édition des états.

La quantité de RAM nécessaire dépend du nombre d'utilisateurs simultanés, mais d'une façon générale 8Go de RAM est un bon point de départ.

Pour une évaluation précise de la quantité de RAM nécessaire, elle peut être faite lors de tests grandeur nature de l'application, en s'appuyant sur les statistiques d'activité du serveur.

La plupart des ordinateurs d'aujourd'hui utilisent des disques SSD, qui ne posent aucun problème de vitesse.

Il est utile d'utiliser un disque séparé pour les données, et un pour le système.

Le volume d'une base de données Gestan “classique” est compris entre 1 et 10Go de données. Le premier facteur influençant le volume est le nombre d'images stockées par le logiciel.

Les fonctions de routage de certaines boxes ne sont pas performantes : il est dans certains cas préférable d'utiliser une hub/switch séparé.

Gestan fonctionne avec des bases de données au format HFSQL, format de base de données associé aux environnements de développement proposés par PCSoft : WinDev, WebDev et WinDev Mobile.

Le moteur de base de données HFSQL a été lancé par PCSoft en 1988, sous la dénomination “HyperFile”. Il s'est ensuite nommé “HyperFile SQL”, puis HFSQL. Il est librement déployable, sans royalties, dans toutes ses versions.

Le moteur HFSQL fonctionne sous deux modes possibles :

• HFSQL Classic : le programme gère directement les accès à la base de données. Les accès concurrents aux enregistrements sont gérés automatiquement. Ce mode est adapté au fonctionnement monoposte ou réseau local (LAN).
• HFSQL client/serveur : L'accès aux données est ici effectué via un logiciel serveur, installé sur le serveur physique qui supporte la base de données. Ce logiciel serveur existe pour Windows et Linux. Ce mode de fonctionnement permet d'accélérer les performances d'accès aux données en réseau, notamment en limitant le volume des données qui circulent sur le réseau. Il permet également un accès à distance sécurisé (WAN) offrant de bonnes performances.

Plus d'information sur HFSQL

En 2006, Hyper File a été présenté au public en utilisation d'une base de 10 milliards d'enregistrements. En 2021, les manipulations sur HFSQL sont effectuées sur une base de données de 25 milliards de lignes.

En théorie, Gestan peut donc gérer 25 milliards d'enregistrements par fichiers. Cette limite n'est évidemment jamais atteinte dans une utilisation normale. Cependant, les utilisateurs de Gestan ont des volumétries dépassant assez couramment les 100.000 enregistrements par fichier (100.000 produits dans le catalogue, 10.000 factures par an produites depuis 10 ans, etc), sans rencontrer de difficulté particulières.

Le mode de fonctionnement en client/serveur permet :

• d'améliorer les temps de réponse dans le cas de nombreux utilisateurs simultanés
• de pallier les problèmes liés aux parcs Windows hétérogènes
• de protéger les données en les rendant inaccessibles directement aux utilisateurs
• de planifier des sauvegardes via le serveur HFSQL
• de mettre en place un backup en streaming via un serveur spare, permettant une reprise immédiate d'activité en cas d'incident.

Le serveur HFSQL est gratuit.

En savoir plus.

La notion centrale, dans Gestan, est celle de Contact : ce sont les personnes physiques qui sont vos relations professionnelles (clients, prospects, partenaires, services, prestataires…), ou personnelles.

Les contacts peuvent être rattachés, ou pas, à des personnes morales, des sociétés.

Gestan permet de suivre les temps de travaux : qui fait quoi, sur quelle tâche de quel projet, pendant combien de temps.

Ces temps de travaux peuvent être facturés en un seul clic. Ils sont la base pour l'établissement de la paye.

Gestan permet de gérer les actions (courriers, mails, téléphone, travaux divers, informations, anniversaires), que vous réalisez en interne pour vos contacts, et les interventions que vous réalisez en externe, chez vos clients.

Les actions peuvent être générées automatiquement, de manière récurrentes.

Comme les temps de travaux, les interventions peuvent être facturées en un clic. Il est possible de leur rattacher des ingrédients.

Vous pouvez gérer un catalogue des produits que vous distribuez et que vous achetez, avec leur tarif, et gérer les stocks correspondant si nécessaire.

Vous pouvez gérer plusieurs tarifs fournisseur et plusieurs tarifs clients. Les équivalences de produit vous permettent de remplacer un produit par un autre.

Les options de variantement de produit permettent de gérer un seul produit pour toutes ses variantes (par exemple, un polo avec différentes options de taille et de couleur).

Si vous n'utilisez pas de catalogues de produits, vous pouvez saisir totalement librement les lignes et les tarifs de vos factures et devis.

Gestan permet d'établir des devis, des commandes client, des factures client, des avoirs, et des bons de livraison.

Il est possible de générer des factures récurrentes et des factures d'acompte.

Gestan permet de suivre les chantiers et de faire des factures d'avancement.

Gestan permet d'établir des demandes de prix, des commandes fournisseur, des factures fournisseur, des avoirs fournisseurs, et des bons de réception.

Sous le concept générique de machine, Gestan permet de gérer

• tout objet que vous pouvez louer, par exemple des vélos si vous en louez
• tout objet que vous pouvez maintenir, par exemple les chaudières de vos clients si vous êtes chauffagiste
• tout objet que vous utilisez dans le cadre de votre métier, par exemple vos rotatives si vous êtes imprimeur.

Il est possible de gérer des plans de maintenance pour ces machines.

Gestan permet d'enregistrer les encaissements/décaissements sur tous vos comptes, et de faire les rapprochements avec vos relevés de comptes.

Les écritures peuvent être reliées aux imputations du plan comptable.

Toutes les écritures peuvent être exportées, au format natif de tous les logiciels comptables majeurs du marché.

En fonction de vos saisies, vous avez en permanence la vision de votre trésorerie, de votre balance, grand livre, et compte de résultat.

Pour la France, Gestan génère la déclaration de TVA CA3.

Vous pouvez attacher une anomalie à toute entité gérée par Gestan, un contact, un produit, un utilisateur, une facture, et suivre le traitement de l'anomalie étape par étape.

Adhésions et les versements : Gestan permet d'enregistrer les adhésions, et les versements effectués par les contacts, comme par exemple les cotisations d'association.

Notes : Gestan permet de stocker des notes diverses sur tous les sujets, hiérarchisés en arborescence, comme sous l'explorateur de fichier

Favoris : Gestan permet de gérer vos codes et vos mot de passes, associés à une URL s'il s'agit d'un code et mot de passe correspondant à un site internet.

Post'it : ce sont des petites notes que vous pouvez “coller” sur votre écran, ou sur l'écran d'un autre utilisateur de Gestan. Très pratique ;