Différences

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 ====== Migrer son ERP actuel vers Gestan ======
-{{ :fr:wiki:admin:migration.png?nolink&500|}}Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, obsolète, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Bonne décision !
+{{ :fr:wiki:admin:migration.png?nolink&500|}}Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Bonne décision !
-La première question à se poser est de savoir si vos données actuelles sont disponibles et exportables. En effet, certains logiciels prévoient des procédures d'exportation de données, d'autres pas.
+Bon, mais alors, comment faire !?
-Voici les grandes lignes à considérer pour cette opération.
+Il y a trois questions à traiter :
+  * la transposition de la gestion des processus de gestion de l'ancien logiciel à Gestan.
+  * la reprise des données, de l'ancien logiciel vers Gestan
+  * la continuité des données comptables.
-==== Les deux grands options de migration ====
+Sans prétendre répondre à tous les cas particuliers pouvant se présenter dans le monde très diversifié des processus d'entreprise, détaillons les grandes lignes de ces trois questions.
-Il est possible de migrer :
+===== La transposition des processus de gestion =====
-  * partiellement ;
-  * totalement.
-=== Migration partielle ===
+L'objet de cette transposition est très simple : comment faire avec Gestan ce que nous faisions dans l'ancien logiciel ?
-C'est l'option minimaliste, pour laquelle vous profiterez d'un changement d'exercice.
+La méthode pour répondre à cette question est tout aussi simple : il s'agit, pour chacun des grands processus de l'entreprise, d'établir un pilote correspondant à 80% des cas rencontrés, et de le réaliser dans Gestan avec des données de test, aussi simples que possible, car il s'agit d'étudier un processus, un workflow, et non un détail de calcul.
-Vous pouvez partir d'une base totalement vide, ou d'une base sur laquelle sont migrés au moins le fichier des clients et celui des produits.
+Par exemple : dans votre entreprise, quel est le parcours d'une commande client ? Par quels canaux la commande arrive-t-elle, quelle données contient-t-elle, est-ce qu'elle donne lieu à un devis préalable, à un bon de livraison ? Quels sont les interlocuteurs à chaque étape ? Doivent-ils avoir des droits différenciés ? Quels sont les déclencheurs qui permettent de passer d'une étape à une autre ? etc.
-Vous saisirez toutes les opérations de l'exercice passé sur l'ancien ERP, et toutes les opérations concernant le nouvel exercice sur le nouvel ERP.
+Vous pouvez pour cela ouvrir une base de test sur un Gestan local, la période d'essai de trente jours vous permet de répondre à ces questions. Les équipes de Gestan sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette réflexion (Consulting Gestan), pour du support technique ponctuel (Support Gestan), voire pour du développement rapide de fonctions spécifiques (Développement spécifique Gestan).
-Elle présente l'avantage d'un coût nul ou quasi-nul, mais oblige à jongler entre les deux logiciels pendant une certaine durée, et dans tous les cas à à vérifier que la consultation des historiques sur l'ancien ERP sera possible au moins pour la durée de contrôle fiscal possible (3 ans en France).
+===== La reprise des données de l'ancien logiciel =====
-=== Migration complète ===
+Comment faire pour exporter vos données existantes de votre ancien logiciel, et les importer dans Gestan ?
-La migration complète ajoute aux données de bases des données issues de fichiers composés en général d'un fichier principal, d'un fichier de ligne (par exemple les factures et les lignes de facture), et dans certains cas de fichier contenant des données complémentaires aux deux précédents.
+==== L'exportation des données de votre ancien logiciel ====
-Pour certaines données, il sera possible d'utiliser les programmes standard d'importation de fichiers dans Gestan : par exemple, pour les devis, commandes, factures, etc, il est possible de les importer via le [[fr:wiki:outils:importer_pieces|programme standard d'importation des pièces]] de Gestan. Pour d'autres, il n'existe pas de programme natif d'importation de données, et il faudra développer un script spécifique.
+La première question à se poser est bien sûr de savoir si vos données actuelles sont disponibles et exportables. En effet, certains logiciels interdisent toute exportation de données. Dans ce cas, il faudra vous adresser à l'éditeur de votre logiciel pour savoir dans quelles conditions il peut vous fournir des procédures d'exportation de données.
-Cette solution est idéale, sauf pour son coût : en effet, l'établissement des correspondances entre les valeurs des champs et leur signification, ainsi que la récupération des données dans les différentes source de l'ERP de départ et leur mapping, est un travail méticuleux, pouvant prendre beaucoup de temps, et le développement de scripts pour l'importation de certaines données peut nécessiter le concours d'informaticiens expérimentés. Un projet de migration complète des données d'un ERP se chiffre par milliers d'euros.
+Dans le second cas, votre ancien logiciel comporte des procédures ou des programmes d'importation, vous obtiendrez vos données sous la forme de fichiers texte, ou tableur.
+==== L'importation des données dans Gestan ====
-==== Migrer les fichiers de base ====
+Ces données pourront être importées dans Gestan, en utilisant les [[https://manuel.gestan.fr/doku.php?id=fr:wiki:outils:importer_fichier|programmes d'importation de fichiers]], après mise au format de ces fichiers.
-Les premiers fichiers à migrer sont les fichiers **client**, et les fichiers de **produit**.
-Pour ce faire, exportez les données client et produit de votre ERP actuel, mettez les au format requis via un tableur comme Calc (Libre Office) ou Excel (Microsoft), et utilisez le [[fr:wiki:outils:importer_fichier|programme d'importation des fichiers texte]] pour importer les données.
-Vous aurez sans doute à créer préalablement des enregistrements annexes, par exemple, des civilités (M., Mme, Melle) pour les contacts, ou des familles de produit, voire des sous-familles, pour les produits, et à assurer la correspondance avec les fichiers à importer.
-Si vous gérez des stocks, vous pouvez procéder de la même manière pour importer des **mouvements de stock**. Idem, vous aurez probablement à créer préalablement des types de mouvements de stock.
-Si vous suivez les **temps de travaux** de vos collaborateurs, vous pourrez facilement importer ces données, après avoir crées les utilisateurs concernés dans Gestan.
-Si vous gérez certains **matériels** pour vos clients, par exemple des dispositifs dont vous assurer la maintenance ou vous proposez le location, ou même vos propres ressources de production, vous pourrez aussi le faire facilement.
-==== Migrer les fichiers complexes ====
-Les opérations de migrations peuvent être complexes dès lors que les fichiers en entrée doivent assurer de nombreuses correspondances (par exemple, 2 pour la civilité contact dans Gestan correspond à M., mais il faut trouver la correspondance avec les données de l'ERP de départ), ou qu'ils comportent des informations réparties dans plusieurs fichiers, comme les factures par exemple, qui comporte un fichier principal des entêtes de facture, et un fichier secondaire des lignes de facture.
-L'importation du fichier des **écritures** fait partie du premier cas, comportant des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement, l'importation des données de base pourra être réalisée par [[fr:wiki:outils:importer_fichier|programme d'importation des fichiers texte]]. Cependant, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.
-L'importation des **pièces** (devis, commandes, factures, etc.) fait partie du second cas, car il s'agit d'importer des entêtes de factures, et de leur relier des lignes. L'importation est effectuée par le [[fr:wiki:outils:importer_pieces|programme d'importation des pièces]], qui nécessite cependant une mise au format précise des données de départ. Selon les volumes, mais aussi selon l'accessibilité des données dans l'ancien ERP, il pourra être pertinent de développer un programme spécifique d'exportation des données source, dans le format d'import de Gestan.
-==== Assistance à migration ====
-Vous pouvez réaliser par vous même l'importation des fichiers de base, comme les données **client** ou les données **produit**.
-Cela nécessite seulement des connaissances de base en informatique (usage d'un tableur ou d'un éditeur de texte comme PSPad, SublimeText ou autre).
-L'importation des **pièces** est aussi réalisable par vous même, même si elle peut exiger beaucoup de temps, si vous ne disposez pas d'un script d'exportation des données dans un format utilisable.
-En revanche, une migration complète ne peut être effectué qu'avec des connaissances informatiques avancées en w-langage et HFSQL, ainsi qu'une compréhension du modèle de données.
-ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opération, ou les réaliser à votre place, à un prix de journée de 135% du [[https://www.gestan.fr/developpements-specifiques|prix de journée de développement]] (en effet, la compétence requise dépasse celle d'un développeur).
+=== Enregistrements simples ===
+Ces enregistrements sont stockés dans un seul fichier, aussi leur importation est assez facile car il n'est pas nécessaire de gérer la cohérence entre plusieurs fichiers différents.
+Les deux fichiers les plus intéressants à migrer sont les fichiers **CONTACT** (contenant contacts, clients, prospects, etc), et **PRODUIT**. Si vous gérez les stocks, vous pourrez aussi facilement importer le fichier **MVTSTK** des mouvements de stock.
+Les fichiers concernant le matériel (matériel de location, matériel en maintenance, ressources de production) font également partie de cette catégorie.
+Le fichier des temps de travaux (**CONSO**) est aussi très facile à importer, mais il faudra préalablement avoir crée les projets et les tâches qu'ils concernent.
+L'importation du fichier des **écritures** comporte des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement. Si l'importation des données de base pourra être réalisée par programme standard, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.
+=== Enregistrements multi-fichiers ===
+Pour certains enregistrements, les informations sont contenues dans plusieurs fichiers, ce qui rend la migration plus complexe. Par exemple, les factures, dont les informations générales (l'identification du client, notamment) sont complétés par les informations de ligne de facture.
+Il est également possible de les importer dans Gestan via le [[fr:wiki:outils:importer_pieces|programme d'importation des pièces]], au prix d'une mise au format assez fastidieuse, ce qui représente quand même un certain investissement en temps.
+=== Assistance à migration ===
+Si tout un chacun peut réaliser seul par l'importation des fichiers de base, comme les clients ou les produit, une migration exhaustive ne peut être réalisée qu'avec le concours de nos services, ou d'un développeur partenaire Gestan, car elle nécessite une bonne compréhension du modèle de données, et une connaissance du w-langage.
+ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opérations, en régie au tarif du [[https://www.gestan.fr/developpements-specifiques|prix de journée de développement]].
+===== La continuité des données comptables =====
+Vous pouvez commencer la mise en production de Gestan, y compris pour le module comptable, et réaliser au cours de l'exercice l'enregistrement d'une balance d'ouverture, pour reprendre les créances client et dettes fournisseur.
+Cette opération est réalisée via l'enregistrement d'[[fr:wiki:compta:od#reprise_des_soldes_des_comptes_client|écritures d'OD]] avec des comptes collectifs.
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