Migrer son ERP actuel vers Gestan

Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, obsolète, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Bonne décision !

La première question à se poser est de savoir si vos données actuelles sont disponibles et exportables. En effet, certains logiciels prévoient des procédures d'exportation de données, d'autres pas.

Voici les grandes lignes à considérer pour cette opération.

Il est possible de migrer :

• partiellement ;
• totalement.

C'est l'option minimaliste, pour laquelle vous profiterez d'un changement d'exercice.

Vous pouvez partir d'une base totalement vide, ou d'une base sur laquelle sont migrés au moins le fichier des clients et celui des produits.

Vous saisirez toutes les opérations de l'exercice passé sur l'ancien ERP, et toutes les opérations concernant le nouvel exercice sur le nouvel ERP.

Elle présente l'avantage d'un coût nul ou quasi-nul, mais oblige à jongler entre les deux logiciels pendant une certaine durée, et dans tous les cas à à vérifier que la consultation des historiques sur l'ancien ERP sera possible au moins pour la durée de contrôle fiscal possible (3 ans en France).

La migration complète ajoute aux données de bases des données issues de fichiers composés en général d'un fichier principal, d'un fichier de ligne (par exemple les factures et les lignes de facture), et dans certains cas de fichier contenant des données complémentaires aux deux précédents.

Pour certaines données, il sera possible d'utiliser les programmes standard d'importation de fichiers dans Gestan : par exemple, pour les devis, commandes, factures, etc, il est possible de les importer via le programme standard d'importation des pièces de Gestan. Pour d'autres, il n'existe pas de programme natif d'importation de données, et il faudra développer un script spécifique.

Cette solution est idéale, sauf pour son coût : en effet, l'établissement des correspondances entre les valeurs des champs et leur signification, ainsi que la récupération des données dans les différentes source de l'ERP de départ et leur mapping, est un travail méticuleux, pouvant prendre beaucoup de temps, et le développement de scripts pour l'importation de certaines données peut nécessiter le concours d'informaticiens expérimentés. Un projet de migration complète des données d'un ERP se chiffre par milliers d'euros.

Les premiers fichiers à migrer sont les fichiers client, et les fichiers de produit.

Pour ce faire, exportez les données client et produit de votre ERP actuel, mettez les au format requis via un tableur comme Calc (Libre Office) ou Excel (Microsoft), et utilisez le programme d'importation des fichiers texte pour importer les données.

Vous aurez sans doute à créer préalablement des enregistrements annexes, par exemple, des civilités (M., Mme, Melle) pour les contacts, ou des familles de produit, voire des sous-familles, pour les produits, et à assurer la correspondance avec les fichiers à importer.

Si vous gérez des stocks, vous pouvez procéder de la même manière pour importer des mouvements de stock. Idem, vous aurez probablement à créer préalablement des types de mouvements de stock.

Si vous suivez les temps de travaux de vos collaborateurs, vous pourrez facilement importer ces données, après avoir crées les utilisateurs concernés dans Gestan.

Si vous gérez certains matériels pour vos clients, par exemple des dispositifs dont vous assurer la maintenance ou vous proposez le location, ou même vos propres ressources de production, vous pourrez aussi le faire facilement.

Les opérations de migrations peuvent être complexes dès lors que les fichiers en entrée doivent assurer de nombreuses correspondances (par exemple, 2 pour la civilité contact dans Gestan correspond à M., mais il faut trouver la correspondance avec les données de l'ERP de départ), ou qu'ils comportent des informations réparties dans plusieurs fichiers, comme les factures par exemple, qui comporte un fichier principal des entêtes de facture, et un fichier secondaire des lignes de facture.

L'importation du fichier des écritures fait partie du premier cas, comportant des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement, l'importation des données de base pourra être réalisée par programme d'importation des fichiers texte. Cependant, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.

L'importation des pièces (devis, commandes, factures, etc.) fait partie du second cas, car il s'agit d'importer des entêtes de factures, et de leur relier des lignes. L'importation est effectuée par le programme d'importation des pièces, qui nécessite cependant une mise au format précise des données de départ. Selon les volumes, mais aussi selon l'accessibilité des données dans l'ancien ERP, il pourra être pertinent de développer un programme spécifique d'exportation des données source, dans le format d'import de Gestan.

Vous pouvez réaliser par vous même l'importation des fichiers de base, comme les données client ou les données produit.

Cela nécessite seulement des connaissances de base en informatique (usage d'un tableur ou d'un éditeur de texte comme PSPad, SublimeText ou autre).

L'importation des pièces est aussi réalisable par vous même, même si elle peut exiger beaucoup de temps, si vous ne disposez pas d'un script d'exportation des données dans un format utilisable.

En revanche, une migration complète ne peut être effectué qu'avec des connaissances informatiques avancées en w-langage et HFSQL, ainsi qu'une compréhension du modèle de données.

ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opération, ou les réaliser à votre place, à un prix de journée de 135% du prix de journée de développement (en effet, la compétence requise dépasse celle d'un développeur).