Migrer son ERP actuel vers Gestan

Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Bonne décision !

Bon, mais alors, comment faire !?

Il y a trois questions à traiter :

• la transposition de la gestion des processus de gestion de l'ancien logiciel à Gestan.
• la reprise des données, de l'ancien logiciel vers Gestan
• la continuité des données comptables.

Sans prétendre répondre à tous les cas particuliers pouvant se présenter dans le monde très diversifié des processus d'entreprise, détaillons les grandes lignes de ces trois questions.

L'objet de cette transposition est très simple : comment faire avec Gestan ce que nous faisions dans l'ancien logiciel ?

La méthode pour répondre à cette question est tout aussi simple : il s'agit, pour chacun des grands processus de l'entreprise, d'établir un pilote correspondant à 80% des cas rencontrés, et de le réaliser dans Gestan avec des données de test, aussi simples que possible, car il s'agit d'étudier un processus, un workflow, et non un détail de calcul.

Par exemple : dans votre entreprise, quel est le parcours d'une commande client ? Par quels canaux la commande arrive-t-elle, quelle données contient-t-elle, est-ce qu'elle donne lieu à un devis préalable, à un bon de livraison ? Quels sont les interlocuteurs à chaque étape ? Doivent-ils avoir des droits différenciés ? Quels sont les déclencheurs qui permettent de passer d'une étape à une autre ? etc.

Vous pouvez pour cela ouvrir une base de test sur un Gestan local, la période d'essai de trente jours vous permet de répondre à ces questions. Les équipes de Gestan sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette réflexion (Consulting Gestan), pour du support technique ponctuel (Support Gestan), voire pour du développement rapide de fonctions spécifiques (Développement spécifique Gestan).

Comment faire pour exporter vos données existantes de votre ancien logiciel, et les importer dans Gestan ?

La première question à se poser est bien sûr de savoir si vos données actuelles sont disponibles et exportables. En effet, certains logiciels interdisent toute exportation de données. Dans ce cas, il faudra vous adresser à l'éditeur de votre logiciel pour savoir dans quelles conditions il peut vous fournir des procédures d'exportation de données.

Dans le second cas, votre ancien logiciel comporte des procédures ou des programmes d'importation, vous obtiendrez vos données sous la forme de fichiers texte, ou tableur.

Ces données pourront être importées dans Gestan, en utilisant les programmes d'importation de fichiers, après mise au format de ces fichiers.

Ces enregistrements sont stockés dans un seul fichier, aussi leur importation est assez facile car il n'est pas nécessaire de gérer la cohérence entre plusieurs fichiers différents.

Les deux fichiers les plus intéressants à migrer sont les fichiers CONTACT (contenant contacts, clients, prospects, etc), et PRODUIT. Si vous gérez les stocks, vous pourrez aussi facilement importer le fichier MVTSTK des mouvements de stock.

Les fichiers concernant le matériel (matériel de location, matériel en maintenance, ressources de production) font également partie de cette catégorie.

Le fichier des temps de travaux (CONSO) est aussi très facile à importer, mais il faudra préalablement avoir crée les projets et les tâches qu'ils concernent.

L'importation du fichier des écritures comporte des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement. Si l'importation des données de base pourra être réalisée par programme standard, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.

Pour certains enregistrements, les informations sont contenues dans plusieurs fichiers, ce qui rend la migration plus complexe. Par exemple, les factures, dont les informations générales (l'identification du client, notamment) sont complétés par les informations de ligne de facture.

Il est également possible de les importer dans Gestan via le programme d'importation des pièces, au prix d'une mise au format assez fastidieuse, ce qui représente quand même un certain investissement en temps.

Si tout un chacun peut réaliser seul par l'importation des fichiers de base, comme les clients ou les produit, une migration exhaustive ne peut être réalisée qu'avec le concours de nos services, ou d'un développeur partenaire Gestan, car elle nécessite une bonne compréhension du modèle de données, et une connaissance du w-langage.

ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opérations, en régie au tarif du prix de journée de développement.

Vous pouvez commencer la mise en production de Gestan, y compris pour le module comptable, et réaliser au cours de l'exercice l'enregistrement d'une balance d'ouverture, pour reprendre les créances client et dettes fournisseur.

Cette opération est réalisée via l'enregistrement d'écritures d'OD avec des comptes collectifs.

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