Factures fournisseurs

L'enregistrement des factures fournisseur n'est pas obligatoire dans Gestan : vous pouvez enregistrer simplement le décaissement correspondant, et le ventiler si nécessaire en fonction des taux de TVA ou des des codes comptables impactés.

Cependant, l'enregistrement des factures fournisseur présente plusieurs avantages. Il permet de :

• gérer finement votre trésorerie, en tirant partie des éventuels délais de paiement accordés par vos fournisseurs
• calculer les prix moyens d'achat pondérés (selon la méthode CUMP ou la méthode PEPS), ce qui sera utile à votre comptable pour son calcul de valorisation de stock
• d'établir des statistiques plus précises concernant les approvisionnements
• de gérer les entrées de stock depuis les factures fournisseur.

Accès : Commerce → Factures fournisseur

L'écran affiche la liste des factures fournisseur du mois, ou de l'exercice, selon paramétrage de l'affichage.

Régler permet d'enregistrer le règlement de la facture (voir ci dessous).

A partir des factures fournisseur, il est possible de Générer des documents de vente (Facture client), des documents d'achat (Commande fournisseur, Bons de réception, Avoir fournisseur).

Le bouton Régler ouvre l'écran d'enregistrement des règlements de factures fournisseur.

Si l'ensemble des règlements liés à la facture sont au moins égaux au total TTC de la facture, la facture sera notée comme réglée.

A la validation de l'écran d'encaissement, une écriture comptable est générée automatiquement, et ventilée éventuellement suivant les différents taux de TVA de la facture ou les liaisons comptables applicables.

** Réactualiser les prix fournisseur ** : permet de mettre à jour les prix fournisseur en fonction de la réponse du fournisseur à la demande de prix, voir mise à jour DPUA (PU achat HT constaté).

La date A régler est la date à laquelle vous devez régler le fournisseur.

En fonction des indications données par votre fournisseur, vous pourrez cocher la case TVA/Enc four pour préciser si la TVA de cette facture fournisseur est sur encaissement.

La case Autoliquidation permet de préciser que la TVA est auto-liquidée pour cette facture. C'est le cas, par exemple, pour une entreprise française qui achète des biens ou service auprès d'un fournisseur de l'UE ou pour les achats de sous-traitance. Il faut renseigner le taux de TVA auquel la facture doit être liquidée, même si c'est une facture HT reçue du fournisseur. (Ces factures seront renseignées dans la CA3 en B2 pour les acquisitions intracommunautaires et en A2 pour les opérations de sous-traitance).

Le bouton 1 permet d'ajouter une ligne unique pour toute la pièce fournisseur. C'est utile si vous ne voulez pas détailler les items de la facture de votre fournisseur (cela suppose qu'il soient tous au même taux de TVA).

Il y a plusieurs manières possibles d'enregistrer une facture fournisseur

Dans ce mode, chaque ligne du fournisseur est reproduite à l'identique, produit par produit.

C'est la manière la plus précise de fonctionner. Elle permet notamment de gérer les entrées de stock.

Dans ce mode, les produits du fournisseur sont regroupés par taux de taxe homogène.

Les codes produit peuvent être hors catalogue, ou pas.

Le bouton 1 de la fiche facture fournisseur ouvre un écran qui permet de saisir la globalité d'une facture fournisseur, et non son détail.

Sur cet écran, vous avez simplement à préciser la famille du produit. L'écran vous pré-renseigne le code produit à “TOTAL”, qui a vocation à demeurer un produit hors-catalogue. Il ne vous reste plus qu'à indiquer le prix HT et le taux de TVA.

Il est possible de générer automatiquement des factures fournisseur à échéances régulières, par exemple si vous avez souscrit un abonnement à EDF, par exemple. Voir pour cela actions planifiées..

Il faut avoir renseigné préalablement son identifiant, et choisi son processeur d'EDI, dans le paramétrage général.

Il faut également être inscrit sur une plateforme de dématérialisation : soit la plateforme avec laquelle Gestan a conclu un partenariat, soit tout autre plateforme. Déclarez cette plateforme dans le paramétrage général.

Le menu contextuel de la table des factures contient une option Facture électronique → Importer les factures électroniques

Cela vous permet de déclencher la récupération des factures fournisseur sur la plateforme.

Cette récupération est effectuée automatiquement une fois par jour (selon paramétrage général de l'application), mais il est possible de la déclencher manuellement à tout moment.

Cela vous permet d'intégrer dans Gestan tout fichier pdf que vous auriez exporté au format Factur-X depuis toute autre plateforme, et de l'intégrer dans Gestan en le lisant automatiquement.

La case “globalisation”, quand elle est cochée sur la case fournisseur, va conditionner la réception en mode “global” de la facture fournisseur.

En effet, un certain nombre de fournisseurs facturent leur prestation principale, par exemple “Électricité”, avec une multitude d'items plus ou moins fantaisistes, comme des frais d'abonnement, des taxes et contributions diverses, ou encore d'autres lignes à la signification obscure. La case “Globaliser” permet de ne recevoir dans la compta qu'une seule ligne, “Électricité”, sans autres détails qui n'ont strictement aucun intérêt pour votre comptabilité (une ligne sera générée par taux de taxe différent).

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