Migrer son ERP actuel vers Gestan

Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Bonne décision !

Bon, mais alors, comment faire !?

Il y a trois questions à traiter :

• la transposition de la gestion des processus de gestion de l'ancien logiciel à Gestan.
• la reprise des données, de l'ancien logiciel vers Gestan
• la continuité des données comptables.

Sans prétendre répondre à tous les cas particuliers pouvant se présenter dans le monde très diversifié des processus d'entreprise, détaillons les grandes lignes de ces trois questions.

L'objet de cette transposition est très simple : comment faire avec Gestan ce que nous faisions dans l'ancien logiciel ?

La méthode pour répondre à cette question est tout aussi simple : il s'agit, pour chacun des grands processus de l'entreprise, d'établir un pilote correspondant à 80% des cas rencontrés, et de le réaliser dans Gestan avec des données de test, aussi simples que possible, car il s'agit d'étudier un processus, un workflow, et non un détail de calcul.

Par exemple : dans votre entreprise, quel est le parcours d'une commande client ? Par quels canaux la commande arrive-t-elle, quelle données contient-t-elle, est-ce qu'elle donne lieu à un devis préalable, à un bon de livraison ? Quels sont les interlocuteurs à chaque étape ? Doivent-ils avoir des droits différenciés ? Quels sont les déclencheurs qui permettent de passer d'une étape à une autre ? etc.

Vous pouvez pour cela ouvrir une base de test sur un Gestan local, la période d'essai de trente jours vous permet de répondre à ces questions. Les équipes de Gestan sont à votre disposition pour vous accompagner dans cette réflexion (Consulting Gestan), pour du support technique ponctuel (Support Gestan), voire pour du développement rapide de fonctions spécifiques (Développement spécifique Gestan).

Comment faire pour exporter vos données existantes de votre ancien logiciel, et les importer dans Gestan ?

La première question à se poser est bien sûr de savoir si vos données actuelles sont disponibles et exportables. En effet, certains logiciels interdisent toute exportation de données. Dans ce cas, il faudra vous adresser à l'éditeur de votre logiciel pour savoir dans quelles conditions il peut vous fournir des procédures d'exportation de données.

Dans le second cas, votre ancien logiciel comporte des procédures ou des programmes d'importation, vous obtiendrez vos données sous la forme de fichiers texte, ou tableur.

Ces données pourront être importées dans Gestan, en utilisant les programmes d'importation de fichiers, après mise au format de ces fichiers.

Ces enregistrements sont stockés dans un seul fichier, aussi leur importation est assez facile car il n'est pas nécessaire de gérer la cohérence entre plusieurs fichiers différents.

Les deux fichiers les plus intéressants à migrer sont les fichiers CONTACT (contenant contacts, clients, prospects, etc), et PRODUIT. Si vous gérez les stocks, vous pourrez aussi facilement importer le fichier MVTSTK des mouvements de stock.

Les fichiers concernant le matériel (matériel de location, matériel en maintenance, ressources de production) font également partie de cette catégorie.

Le fichier des temps de travaux (CONSO) est aussi très facile à importer, mais il faudra préalablement avoir crée les projets et les tâches qu'ils concernent.

L'importation du fichier des écritures comporte des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement. Si l'importation des données de base pourra être réalisée par programme standard, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.

Pour certains enregistrements, les informations sont contenues dans plusieurs fichiers, ce qui rend la migration plus complexe. Par exemple, les factures, dont les informations générales (l'identification du client, notamment) sont complétés par les informations de ligne de facture.

Il est également possible de les importer dans Gestan via le programme d'importation des pièces, au prix d'une mise au format assez fastidieuse, ce qui représente quand même un certain investissement en temps.

Si tout un chacun peut réaliser seul par l'importation des fichiers de base, comme les clients ou les produit, une migration exhaustive ne peut être réalisée qu'avec le concours de nos services, ou d'un développeur partenaire Gestan, car elle nécessite une bonne compréhension du modèle de données, et une connaissance du w-langage.

ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opérations, en régie au tarif du prix de journée de développement.

Vous pouvez profiter de votre clôture comptable pour migrer d'un logiciel à un autre. Dans ce cas …

Dans le cas contraire …

Il est possible de migrer :

• partiellement ;
• totalement.

C'est l'option minimaliste, pour laquelle vous profiterez d'un changement d'exercice.

Vous pouvez partir d'une base totalement vide, ou d'une base sur laquelle sont migrés au moins le fichier des clients et celui des produits.

Vous saisirez toutes les opérations de l'exercice passé sur l'ancien ERP, et toutes les opérations concernant le nouvel exercice sur le nouvel ERP.

Elle présente l'avantage d'un coût nul ou quasi-nul, mais oblige à jongler entre les deux logiciels pendant une certaine durée, et dans tous les cas à à vérifier que la consultation des historiques sur l'ancien ERP sera possible au moins pour la durée de contrôle fiscal possible (3 ans en France).

La migration complète ajoute aux données de bases des données issues de fichiers composés en général d'un fichier principal, d'un fichier de ligne (par exemple les factures et les lignes de facture), et dans certains cas de fichier contenant des données complémentaires aux deux précédents.

Pour certaines données, il sera possible d'utiliser les programmes standard d'importation de fichiers dans Gestan : par exemple, pour les devis, commandes, factures, etc, il est possible de les importer via le programme standard d'importation des pièces de Gestan. Pour d'autres, il n'existe pas de programme natif d'importation de données, et il faudra développer un script spécifique.

Cette solution est idéale, sauf pour son coût : en effet, l'établissement des correspondances entre les valeurs des champs et leur signification, ainsi que la récupération des données dans les différentes source de l'ERP de départ et leur mapping, est un travail méticuleux, pouvant prendre beaucoup de temps, et le développement de scripts pour l'importation de certaines données peut nécessiter le concours d'informaticiens expérimentés. Un projet de migration complète des données d'un ERP se chiffre par milliers d'euros.

Les premiers fichiers à migrer sont les fichiers client, et les fichiers de produit.

Pour ce faire, exportez les données client et produit de votre ERP actuel, mettez les au format requis via un tableur comme Calc (Libre Office) ou Excel (Microsoft), et utilisez le programme d'importation des fichiers texte pour importer les données.

Vous aurez sans doute à créer préalablement des enregistrements annexes, par exemple, des civilités (M., Mme, Melle) pour les contacts, ou des familles de produit, voire des sous-familles, pour les produits, et à assurer la correspondance avec les fichiers à importer.

Si vous gérez des stocks, vous pouvez procéder de la même manière pour importer des mouvements de stock. Idem, vous aurez probablement à créer préalablement des types de mouvements de stock.

Si vous suivez les temps de travaux de vos collaborateurs, vous pourrez facilement importer ces données, après avoir crées les utilisateurs concernés dans Gestan.

Si vous gérez certains matériels pour vos clients, par exemple des dispositifs dont vous assurer la maintenance ou vous proposez le location, ou même vos propres ressources de production, vous pourrez aussi le faire facilement.

Les opérations de migrations peuvent être complexes dès lors que les fichiers en entrée doivent assurer de nombreuses correspondances (par exemple, 2 pour la civilité contact dans Gestan correspond à M., mais il faut trouver la correspondance avec les données de l'ERP de départ), ou qu'ils comportent des informations réparties dans plusieurs fichiers, comme les factures par exemple, qui comporte un fichier principal des entêtes de facture, et un fichier secondaire des lignes de facture.

L'importation du fichier des écritures fait partie du premier cas, comportant des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement, l'importation des données de base pourra être réalisée par programme d'importation des fichiers texte. Cependant, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.

L'importation des pièces (devis, commandes, factures, etc.) fait partie du second cas, car il s'agit d'importer des entêtes de factures, et de leur relier des lignes. L'importation est effectuée par le programme d'importation des pièces, qui nécessite cependant une mise au format précise des données de départ. Selon les volumes, mais aussi selon l'accessibilité des données dans l'ancien ERP, il pourra être pertinent de développer un programme spécifique d'exportation des données source, dans le format d'import de Gestan.

Vous pouvez réaliser par vous même l'importation des fichiers de base, comme les données client ou les données produit.

Cela nécessite seulement des connaissances de base en informatique (usage d'un tableur ou d'un éditeur de texte comme PSPad, SublimeText ou autre).

L'importation des pièces est aussi réalisable par vous même, même si elle peut exiger beaucoup de temps, si vous ne disposez pas d'un script d'exportation des données dans un format utilisable.

En revanche, une migration complète ne peut être effectué qu'avec des connaissances informatiques avancées en w-langage et HFSQL, ainsi qu'une compréhension du modèle de données.

ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opération, ou les réaliser à votre place, à un prix de journée de 135% du prix de journée de développement (en effet, la compétence requise dépasse celle d'un développeur).