Acciones

Las acciones engloban todo lo que realizas en el día a día de tu empresa: correspondencia, llamadas telefónicas, citas, etc. Por lo general, se trata de operaciones internas de la empresa.

Pueden vincularse a cualquier contacto y, en su caso, a cualquier proyecto o tarea, y así aparecer en la ficha del contacto o en la del proyecto.

Acceso: Actividad → Acciones

La pantalla muestra la lista de acciones, que se puede filtrar por usuario, tipo, proyecto, estado y año.

Puedes seleccionar varias acciones a la vez.

El botón Siguiente abre la pantalla de seguimiento del historial de tramitación de la acción, que se muestra a continuación. Esta pantalla permite registrar las diferentes etapas de tramitación de la acción. Cualquier usuario puede eliminar cualquier mensaje del sistema que le esté dirigido, incluso si no tiene derechos para eliminar sus propias acciones. Por el contrario, no es posible eliminar una acción del sistema destinada a otro usuario, aunque el usuario que la elimine tenga todos los derechos.

Puede recibir una notificación de cualquier modificación, eliminación o cambio de estado de una acción. Por ejemplo, si crea acciones que deben asignarse a otros, es posible recibir una notificación cuando la acción haya sido completada por la persona encargada de ejecutarla, o impedir que cualquier usuario que no sea el encargado de realizarla o quien la haya creado pueda modificarla. Para ello, consulta la configuración general de Gestan.

Puedes reasignar las acciones utilizando el programa de reasignación masiva.

Acceso: A través del botón Siguiente de la lista de acciones

Arriba se muestra un ejemplo del seguimiento de la acción «Extracto de cuenta mensual».

A continuación se muestran las principales opciones del menú contextual.

Esta opción cambia el estado de la acción a «finalizada», añadiendo, si procede, una nota sobre el cambio de estado.

También es posible informar al contacto correspondiente (opción Finalizar con información al cliente)

== Para la acción « ==»

Este menú permite, entre otras cosas, crear una acción planificada (recurrente) a partir de la acción seleccionada, que servirá, por tanto, de plantilla.

Este menú permite aplicar una operación a las acciones seleccionadas.

En concreto, es posible cambiar su estado y su fecha.

También es posible reasignarlas a otro técnico.

Es posible generar una intervención a partir de una acción. Por ejemplo, si en tu agenda tienes un recordatorio de una reparación que hay que realizar para un cliente, generar la intervención desde la acción te permite trabajar con mayor eficacia.

En este caso, una pantalla de introducción de parámetros le permitirá especificar los elementos de la intervención que se va a crear.

== Opciones de la pantalla « ==»

• Mostrar información de la máquina no está activada por defecto, ya que puede ralentizar la velocidad de ejecución de la pantalla
• Definir el estado por defecto permite elegir el estado que se mostrará al pulsar el botón Imprimir.

A continuación se muestra un ejemplo de ficha de acción del tipo «Cita».

Los campos A realizar el y a las permiten definir un intervalo de tiempo para la acción. Si se introducen horas, la acción se podrá visualizar en el calendario.

Marca la casilla Archivada para que la acción no aparezca en la lista de acciones de la pantalla de lista de contactos.

Puedes definir un número ilimitado de tipos de acciones a través de la pantalla de denominaciones personalizables.

Puedes visualizar las acciones (y las intervenciones) pendientes en el widget «ToDoList», que se puede mostrar en el menú principal de Gestan.

Acceso: Actividad → Acciones → Lista rápida

El objetivo de esta pantalla es ofrecer una herramienta práctica y rápida a las personas que deben utilizar las acciones de forma intensiva, especialmente a los comerciales: aunque inicialmente solo gestionaba las llamadas telefónicas, posteriormente le hemos añadido todos los demás tipos de acciones.

La pantalla muestra las últimas acciones pendientes, con un código de colores que facilita la identificación de las acciones del día, las prioritarias y las atrasadas.

Acceso: Herramientas → Herramientas → Administración → Tratamiento masivo de datos → Acciones

Es posible reasignar las acciones de forma masiva o eliminarlas.

Solo los administradores pueden acceder a estas pantallas Gestan.

La reasignación permite reasignar todas las acciones de un usuario a otro usuario.

La purga elimina definitivamente todas las acciones hasta la fecha especificada en el campo «Limpiar hasta el.

Si se especifica una cadena de caracteres en el campo «Lib. depurar», solo se eliminarán las acciones que contengan esa cadena en su título.

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