Stocks : généralités sur la gestion des stocks

Pour chaque produit dont le stock est géré, des mouvements d'entrée et de sortie de stock sont enregistrés, précisant éventuellement un emplacement de stockage.

Les mouvements peuvent être libres, ou rattachés à un document d'achat ou de vente (Facture, Commande, etc., côté client ou côté fournisseurs).

Pour un produit, le stock courant est le nombre d'unité actuellement présentes en stock.

Vous pouvez définir trois niveaux de stock particuliers :

• Le stock d'alerte est le niveau au dessous duquel il faut lancer immédiatement la procédure de réapprovisionnement.
• Le stock de sécurité est le niveau au dessous duquel il ne faut jamais aller, sauf problème lors de la procédure de réapprovisionnement. Son objectif est d'éviter les ruptures de stock.
• Le stock maximum est le niveau de stock à ne pas dépasser : pas la peine de commander 15 vaches si votre étable n'a que 10 places.

Quand vous avez passé une commande à votre fournisseur, mais que votre commande n'a pas encore été livrée, il s'agit d'une virtualité : votre commande est virtuellement là, mais c'est votre stock virtuel, qui est augmenté, pas votre stock réel. Idem dans le sens inverse : si un client vous commande 10 produits, ils seront déduits de votre stock virtuel tant que vous ne les lui aurez pas livrés réellement.

• Les sorties virtuelles sont calculées à partir des documents de vente (devis, commandes, factures, ou BL, selon paramétrage - en général ce sont les commandes client) qui ont été transmises et ne sont pas encore marquées comme “traitées”.

• Les entrées virtuelles sont calculées à partir de toutes les pièces fournisseur (commandes, factures, bons de réception, selon paramétrage - en général ce sont les commandes fournisseur) qui ont été transmises et ne sont pas encore marquées comme “traitées”.

• Le stock virtuel (ou stock potentiel) est la somme du stock courant, diminué des sorties virtuelles et augmenté des entrées virtuelles.

• Le stock virtuel à date est le stock virtuel calculé à une certaine date, c'est à dire excluant les sorties virtuelles et entrées virtuelles planifiées à des dates postérieures à la date spécifiée.

Gestan considère comme “hors stock virtuel” les produits faisant partie de pièces considérées comme “traitées”, c'est à dire “accepté” pour un devis, “validée” pour une commande commande, “encaissée” pour une facture, et “livré” pour un BL.

Prenons un cas classique, la gestion des sorties virtuelles via les commandes clients, et des réelles par les factures.

Dans ce cas, vous avez une commande client, et au moment où vous allez générer la facture, la commande passera automatiquement au statut validé, et vous allez générer les mouvements de stocks de la facture en même temps que vous sortirez les sorties virtuelles déduites de la commande.

Dans ce mode d'utilisation, les stocks virtuels seront justes, et vous n'aurez pas de saisies à faire, mais à deux conditions :

• ne pas déclarer validée la commande avant la génération de la facture,
• et traiter manuellement les éventuels reliquats.

Par exemple, si votre commande est de 2 et votre facture de 1, Gestan va considérer que vos sorties virtuelles sont à 0 et votre sortie réelle est de 1, parce qu'il ne peut pas deviner si votre client, au final, voulait 1 ou 2 : si votre client voulait bien 2, il faudra passer une nouvelle commande de 1.

Dans le cas où les stock virtuels sont stratégiques, nous suggérons, plus de précision, d'utiliser pour cela les BL. Le process devient ainsi : création d'une commande → génération d'un ou plusieurs BL correspondant aux quantités commandées → sortie de stock virtuel automatique dès lors que le BL est déclaré livré. En génération de la facture à partir de la commande, possible à tout moment.

Pour la gestion des mouvements de stocks, il existe plusieurs modes possibles :

• le mode simple, dans lequel tout mouvement enregistré peut être modifié ou supprimé
• le mode strict, dans lequel les mouvements ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, mais contrepassés.

La contrepassation des mouvements de stock permet une gestion plus fine des mouvements de stock : au lieu de supprimer l'enregistrement, on passe un mouvement inverse, dit “de contrepassation”, et on recrée éventuellement un mouvement qui corrige l'écart constaté.

Par exemple, vous avez rentré un mouvement de stock en entrée de 10 unités, ce qui était la quantité que vous aviez commandée, mais au moment d'ouvrir le colis, vous constatez qu'il n'y a que 8 produits : le mouvement d'entrée de 10 sera contrepassé avec un mouvement de sortie de 10 (mentionnant éventuellement le motif de contrepassation), et un nouveau mouvement d'entrée de 8 sera crée.

Le paramétrage général permet de paramétrer ce fonctionnement :

• soit la suppression simple pour tous les utilisateurs;
• soit la contrepassation pour tous les utilisateurs;
• soit la contrepassation pour les utilisateurs, et la possibilité de contrepassation ou de suppression pour les administrateurs;
• soit les deux possibilités pour tous.

Gestan peut générer automatiquement une commande fournisseur, en tenant compte d'un objectif de stock, et d'une quantité de référence.

Le plus couramment, l'objectif de stock est le stock d'alerte : il s'agit d'une gestion en flux tendus, ou vous souhaitez que le stock physique stocké dans votre entreprise soit le plus faible possible.

La quantité de référence est le plus souvent le stock virtuel à date : c'est à dire que les quantités de réappro vont être calculées pour atteindre l'objectif de stock, compte tenu des entrées et sorties virtuelles, c'est à dire des commandes fournisseur qui ont été émise et dont la livraison est prévue avant la date spécifiée, et les commandes client que vous n'avez pas encore honoré, que vous devez honorer avant la date spécifiée.

Mais il est possible de paramétrer un objectif de stock qui soit le stock de sécurité, ou le stock maximum, et une quantité de référence qui soit le stock réel, ou le stock virtuel total.

Le taux de rotation des stocks mesure le nombre de fois que le stock a été renouvelé (vendu et remplacé) au cours de l'année. Il se calcule avec cette formule :

Taux de rotation du stock = Quantités sorties pour ventes / Stock moyen

Par exemple : Une entreprise vend 800 articles sur une année. Elle en avait en stock 80 en début d’année, et 320 en fin d’année. Dans ce cas, le taux de rotation est égal à 800 / ((80 + 120) / 2), soit 4.

Ce ratio compare la valeur du stock total à la valeur des ventes de ce stock. Plus il est élevé, plus le coût du stock est bas, mais plus l'entreprise prend le risque de rupture de stock.

Quand vous commencez un exercice, votre stock de produits a une certaine valeur, différente de sa valeur en fin d'exercice. L'écart entre ces valorisations impacte directement votre résultat comptable.

La valorisation du stock consiste à calculer un prix d'achat moyen pondéré (le PAMP), et à le multiplier par les quantités en stock.

Le calcul du PAMP peut être effectué selon différentes méthodes, éventuellement encadrées réglementairement suivant la législation de votre pays. Gestant prend en charge les méthodes CUMP (coût unitaire moyen pondéré), PEPS/FIFO (premier entré premier sorti), ou DEPS/LIFO (dernier entrée premier sorti).

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