Sociétés et fournisseurs

Les sociétés sont à la fois :

• les employeurs possibles de vos contacts,
• les fournisseurs de vos produits d'approvisionnements.

Une société est considérée comme l'un de vos fournisseurs quand vous avez déclaré l'un de vos contact comme responsable des commandes.

Tout contact peut être rattachés à une société enregistrée, ce n'est pas obligatoire. L'avantage du rattachement est que cela permet d'alimenter automatiquement les champs d'adresse professionnelle du contact.

Tout produit est obligatoirement rattachés à un fournisseur listé dans la table des sociétés (en général, c'est vous).

Par convention, la société ID 1 est votre propre société, et le contact ID 1 est le responsable de cette société.

La table affiche les sociétés enregistrées, et les entités rattachées.

La figure 1 indique une société qui est fournisseur de votre entreprise (par opposition à des sociétés auxquelles vous n'achetez rien, mais dont vous souhaitez mémoriser les coordonnées et informations).

Ici, le contact en vert est le contact responsable des commandes. C'est le fait qu'un contact soit désigné comme responsable des commandes qui va déterminer le fait que la société soit considérée comme un fournisseur pour l'entreprise.

Cet onglet liste les produits dont le fournisseur par défaut est la société sélectionnée.

Ici, quand vous allez sélectionner le produit CERISE pour un devis ou une facture, Gestan va considérer que vous vous fournissez chez ETOILE PRIMEURS (cela peut naturellement être modifié).

Cet onglet liste les produits figurant au catalogue du fournisseur sélectionné, mais dont ce fournisseur n'est pas le fournisseur par défaut.

Ici, le produit PDT-BIN figure au catalogue de ETOILE PRIMEUR, mais c'est un autre fournisseur qui est notre fournisseur privilégié.

Cet onglet liste les actions rattachées aux contacts rattachés à la société.

Cet onglet liste les documents d'achat ou de vente rattachées aux contacts rattachés à la société.

Quand aucun contact n'est lié à la société, vous pouvez modifier normalement la raison sociale de la société.

En revanche, quand au moins un contact est lié à la société, cette opération n'est pas possible dans la fiche. C'est alors qu'il faut utiliser l'option Mettre à jour la société et les contacts rattachés. Cette option ouvre l'écran ci-dessous, qui permet de changer la raison sociale de la fiche, ainsi que dans toutes les fiches contacts rattachés à cette société.

A l'aide de cet écran, vous pouvez mettre à jour beaucoup d'autres élément (adresse, ville, téléphone, etc.), dans la fiche société, et dans tous les contacts rattachés à cette société.

Cet onglet présente les caractéristiques d'adresse de la société.

Ce qui différencie une société fournisseur d'une société “non fournisseur” est qu'il y a un contact responsable des commandes précisé sur la fiche (Contact cdes).

La Référence externe est un identifiant qui permet une liaison avec un système externe : par exemple, la société XXX a pour identifiant 215 dans Gestan, mais si son identifiant est 807FGE9 dans un autre système, il sera possible de faire des requêtes sur l'autre système en utilisant la référence externe (et vice versa).

Cet onglet présente les caractéristiques administrative de la société.

La case Frais généraux conditionne la manière dont les factures fournisseur seront enregistrées dans Gestan depuis les plateformes Factur-X.

Si la case Frais généraux n'est pas cochée :

• chaque ligne de facture lue sera recrée à l'identique dans Gestan : une ligne pour chaque produit
• si le code produit n'est pas trouvé, alors il sera automatiquement créé dans Gestan, classé dans la Famille de produit indiquée par défaut

Si la case Frais généraux est cochée :

• Gestan va générer une ligne par taux de TVA, avec un code produit Hors Catalogue (il ne sera pas enregistré dans le catalogue produit), classé dans la Famille de produit indiquée par défaut.

Cet onglet présente les informations d'ordre commerciales concernant la société.

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