Documents

Vous pouvez rattacher tout type de document à tout contact : fichiers issus de tableurs ou de traitements de texte, fichiers pdf, images, fichiers son ou video, etc.

Gestan stocke ces fichiers sous la forme de fichiers “classiques” stockés dans un répertoire individuel pour chaque contact, de la forme : [rep_racine]\DOCUMENTS\CONTACT_XXXX, dans lequel [rep_racine] est le répertoire racine de Gestan, et XXXX l'identifiant unique du contact.

Lors de la suppression d'un document, avec un fichier lié, le fichier lié est copié dans le répertoire rep_racine\DOCUMENTS\TRASH. Il s'agit d'un mécanisme similaire à la corbeille de Windows, pour éviter d'éviter définitivement par erreur des fichiers importants. Vous pouvez les supprimer à intervalle réguliers.

Certains documents sont générés automatiquement : par exemple, quand vous utilisez Gestan pour générer automatiquement un courrier pour un contact, le courrier est généré sous forme rtf ou word (selon les options de Gestan que vous avez choisies), le fichier correspondant est stocké dans le répertoire Gestan du contact, et un enregistrement “Document” est stocké dans la base, avec les références du document.

Les documents ne sont pas gérés dans le cas d'une connexion Client/Serveur option WAN.

**Accès : ** Contacts → Documents

Le champs 1 permet d'effectuer une recherche dans les libellés descriptifs des documents.

Un double-clic sur l'icone 2 ouvrira le fichier associé au document, en lançant l'application associée à l'extension sur le poste.

Le bouton 1 appelle le scan d'un document, si un scanner est relié à votre ordinateur.

Le bouton 2 permet de sélectionner un fichier, qui sera soit copié, soit déplacé de l'emplacement dans lequel il se trouve vers l'emplacement géré par Gestan.

Si un périphérique Twain est disponible sur votre ordinateur, le bouton 1 ouvre l'écran ci dessous.

L'écran liste les périphériques disponibles pour le scan, qui sont ceux qui supportent le protocole TWAIN, par lequel Gestan communique.

Les combos Type de document et Pré-réglage déterminent des réglages-type valables selon le type de document de départ et l'objectif du scan.

Pré-réglage : “optimal” conviendra à la plupart des situations, “taille réduite” convient à ceux qui recherchent à utiliser le moins de place possible sur le disque dur.

Si la case Stocker en PDF est cochée, l'image sera intégrée dans un PDF, ce qui est une bonne option si vous avez à la transmettre.

Si la case *Utiliser l'interface du scanner* est cochée, Gestan ouvrira l'interface du scanner pour faire le scan. Attention, dans ce mode, le scan par l'interface du scanner est limité à 24 bits/pixel pour les images en couleur, et 8 bits/pixels pour les autres.

Le bouton Scanner lance le scan, le résultat est affiché dans le champ de droite. S'il vous convient, cliquez sur Valider, ou sinon, modifiez les réglages que vous souhaitez, et cliquez de nouveau sur Scanner.

Les réglages avancés permettent de modifier les réglages-type.

Ces réglages déterminent le rendu final de l'image scannée, mais plus la qualité est grande, et plus le poids du fichier est important, donc occupe de la place sur le disque. Ces réglages permettent d'optimiser le rapport taille/lisibilité.

Le type de fichier permet de sélectionner le mode de codage permettant de prendre le moins de volume : préférez les fichiers GIF lorsque vous avez peu de couleurs différentes (par exemple, un texte en noir et blanc ou avec un logo simple, des images colorées avec des aplats), et les fichiers JPEG quand vous avez de nombreuses couleurs différentes (cas des photographies, par exemple)

Dans la plupart des cas, une résolution de 150 dpi est un bon équilibre entre la taille et la lisibilité du scan.

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