Envoyer des mails avec Gestan *

La proportion de mails non sollicités (spam) étant devenue très importante (de 55 à 95% du trafic selon les moments et les mesures), les entreprises gérant la transmission des mails ont considérablement durci les contraintes qui s'appliquent à l'envoi de mails. Aussi, si un expéditeur s'écarte trop des “bonnes pratiques”, les mails envoyés ne seront pas délivrés à leur destinataire. Dans le pire des cas, l'adresse IP du serveur expéditeur sera blacklistée, et les mails suivants, même légitimes, ne seront plus délivrés.

Il est donc important de connaître ces “bonnes pratiques” pour augmenter la délivrabilité de vos mails.

Pour envoyer un mail, votre ordinateur va utiliser le service SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), pour envoyer votre mail sur le Serveur SMTP que vous aurez spécifié. Puis ce serveur SMTP va envoyer votre mail sur le serveur POP/IMAP de votre destinataire, sur lequel ce dernier va se connecter pour lire votre message.

Par exemple, si vous (moi@monentreprise.com) avez envoyé un mail à contact@gestan.fr, votre mail transitera via le protocole SMTP jusqu'à parvenir au serveur de messagerie du domaine monentreprise.com, pour être transmis au serveur de messagerie du domaine gestan.fr. votre destinataire, quand il va se connecter à sa messagerie, va se connecter au serveur de mail de son domaine, et va récupérer ses messages via le protocole IMAP (ou POP3).

L'ensemble de la transmission peut se représenter comme suit :

Au cours de la transmission, les serveurs effectuent des contrôles pour vérifier que votre mail n'est pas un courriel non-sollicité (spam). Votre message va obtenir un “spam score” : si ce score est trop élevé, votre message sera soit classé dans la boite spam de votre destinataire, soit carrément supprimé. On appelle “délivrabilité” le potentiel de votre mail à ne pas être classé en spam : il faut que votre délivrabilité soit maximale (donc qu'il obtienne le spam score le plus bas possible).

S'il était possible, dans les débuts de l'utilisation des mails (depuis les années 60 jusqu'aux années 2000 environ), d'envoyer des mails sans contraintes, ce n'est plus du tout le cas aujourd'hui, tous les fournisseurs de service SMTP ayant durci les conditions d'envoi de mail.

Si vous enfreignez trop les règles d'envoi de mail, non seulement vos mails n'arriveront pas, mais l'adresse IP de votre serveur SMTP pourra être blacklistée, et les mails suivants, même légitimes, seront classés en spam. L'expertise en délivrabilité est devenue quasiment un métier à part entière.

Voici les points à vérifier pour vous assurer d'une bonne délivrabilité de vos mails.

Utiliser une adresse mail générique (par exemple plomberie83@gmail.com) n'est pas une solution professionnelle (voir ci-dessous). Utilisez une vraie adresse professionnelle, comme par exemple contact@plomberie83.fr, et votre propre serveur SMTP (plus d'information sur le site de Mailjet).

Un nom de domaine professionnel coûte entre 10 et 15 euros par an. Il s'ouvre en 10 minutes. Si vous souhaitez un nom de domaine professionnel, n'hésitez pas à en faire la demande auprès de dev@gestan.fr.

Pour authentifier vos mails, il faut paramétrer :

• votre enregistrement SPF
• votre enregistrement DKIM
• votre enregistrement DMARC

Ce sont des éléments de votre paramétrage DNS, qui s'effectue depuis l'interface de gestion de votre nom de domaine, dépendant de votre fournisseur de nom de domaine.

Eviter le plus possible les mots qui sont souvent en relation avec des spams, comme : “Gratuit”, “sans frais”, “Offre exceptionnelle”, “Garantie”, “Augmenter les ventes”, “Commander maintenant”, “Sans risque”, “Promotion spéciale”, “Gagnant”, “Argent”.

Évitez aussi les textes entièrement en majuscules, trop de points d’exclamation, l’abus d’émojis, ainsi que les fautes de grammaire ou d'orthographe.

Si vous envoyez des mails au format HTML (par opposition au format texte simple), suivez ces recommandations le plus possible :

• Utilisez une largeur maximale de 600 à 800 pixels
• Veillez à ce que le code HTML soit le plus clair et le plus simple possible. Évitez Javascript et Flash.
• Evitez de mettre trop d'images par rapport au texte
• Optimisez et allégez vos images.

Envoyez le minimum de pièces jointes.

Si vous avez des pièces jointes en nombre important, ou de grande taille, faites une archive zip et rendez les disponibles soit en les transmettant par un service respectant la confidentialité (par exemple swisstransfer, gratuit), soit via un service de stockage comme un emplacement FTP sur votre site Internet (évitez les services comme Dropbox ou Google Drive, la confidentialité n'étant pas garantie).

Au delà de 100 mails identiques envoyés à des destinataires différents, on peut commencer à parler de “mailing de masse”. Que vous effectuiez un mailing de masse par les fonctions d'envoi de mail de Gestan, ou par tout autre moyen, veillez à respecter ces dispositions :

• intégrez obligatoirement vos coordonnées, et un bouton de désabonnement, qui doit être visible en haut ou en bas de votre message. Si vous entravez la désinscription, certain de vos destinataires pourront vous déclarer comme spammeur, et ainsi dégrader votre réputation Internet.
• évitez d'envoyer trop d'emails à la fois : si vous envoyez habituellement des emails à 1000 abonnés et que vous passez d'un coup à 100.000, vous allez déclencher les filtres anti-spam des FAI. Si vous avez un envoi important à faire, avertissez votre hébergeur de domaine, ou mieux, passez par un service spécialisé comme Brevo, Mailjet ou autre.
• nettoyez régulièrement votre liste d'envoi : au dessus d'un certain taux d'adresses erronées, votre envoi pourra être considéré comme un spam.
• attention au taux de signalement comme spam. Le taux de plainte pour spam doit rester sous les 0,10 %.

Réglementation France : en France, un envoi régulier de messages n'est licite que si le destinataire a exprimé son consentement préalable à recevoir des emails. Il vous faut donc une inscription et une confirmation explicite du destinataire par la suite. La détention de tout fichier nominatif est soumis à déclaration à la CNIL. Il est interdit de procéder à la collecte de données nominatives sans l'accord de la personne concernée : à ce titre, le tracking des e-mails n'est théoriquement pas autorisé (Gestan ne le fait pas).

Si un certain nombre de critères sont réunis (contenu des messages, volume, rythme d'envoi, etc), les serveurs par lesquels transitent les mails envoyés peuvent blacklister l'adresse IP de l'expéditeur, et bloquer toute transmission d'un mail provenant de la machine correspondante. Votre adresse IP peut être blacklisté à juste titre, parce que vous envoyez du spam, mais elle peut aussi être blacklistée par erreur, ou parce qu'un tiers a usurpé votre nom de domaine, ou a pris le contrôle de votre machine.

Vous pouvez utiliser par exemple le site multiRBL, qui va interroger les principaux serveurs de mail.

Si votre adresse IP est blacklistée, il ne vous reste plus qu'à entrer en contact avec les administrateurs de la liste, pour savoir pourquoi vous y figurez, et ce qu'il faut faire pour en sortir.

• SMTP : relais, serveur, on vous explique tout en 5 minutes ! (Mailjet)
• La délivrabilité.
• Eviter de passer en liste noire
• Arobase, site généraliste sur l'email

• Pourquoi vos emails arrivent-ils en spam ? 7 raisons possibles ! (Codeur)
• Utilisation du SMTP de Google (GMAIL)

• Tout savoir sur l'enregistrement SPF
• Utilité du SPF.
• l'enregistrement DKIM
• DMARC, DKIM et SPF

• Un site pour tester votre serveur SMTP
• Interface DIG
• 9 outils de test de délivrabilité.

• L'impact des mises à jour de sécurité de Gmail et Yahoo en 2024 sur votre emailing (Mailjet)

Vous pouvez tester la délivrabilité de vos mails auprès de services tels que :

• https://www.mail-tester.com
• http://www.isnotspam.com
• https://mxtoolbox.com/deliverability
• https://kickbox.com
• https://www.sendforensics.com/email-deliverability-test
• MultiRBL.valli

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