Documentos

Puedes adjuntar cualquier tipo de documento a cualquier contacto: archivos de hojas de cálculo o de procesadores de texto, archivos PDF, imágenes, archivos de audio o vídeo, etc. Gestan almacena estos archivos como archivos «clásicos» en un directorio individual para cada contacto, con el siguiente formato: [rep_racine]\DOCUMENTS\CONTACT_XXXX, donde [rep_racine] es el directorio raíz de Gestan y XXXX es el identificador único del contacto.

Al eliminar un documento que tiene un archivo vinculado, dicho archivo se copia en el directorio rep_racine\DOCUMENTS\TRASH. Se trata de un mecanismo similar a la papelera de reciclaje de Windows, para evitar eliminar definitivamente por error archivos importantes. Puede eliminarlos periódicamente.

Algunos documentos se generan automáticamente: por ejemplo, cuando se utiliza Gestan para generar automáticamente un correo para un contacto, el correo se genera en formato RTF o Word (según las opciones de Gestan que haya elegido), el archivo correspondiente se almacena en el directorio Gestan del contacto y se guarda un registro «Documento» en la base de datos, con las referencias del documento.

Los documentos no se gestionan en el caso de una conexión cliente/servidor con la opción WAN.

Acceso: Contactos → Documentos

El campo 1 permite realizar una búsqueda en los títulos descriptivos de los documentos.

Al hacer doble clic en el icono 2 abrirá el archivo asociado al documento, ejecutando la aplicación asociada a la extensión en el equipo.

El botón 1 inicia el escaneo de un documento, siempre que haya un escáner conectado al ordenador.

El botón 2 permite seleccionar un archivo, que se copiará o se moverá desde la ubicación en la que se encuentra a la gestionada por Gestan.

Si hay un dispositivo TWAIN disponible en tu ordenador, el botón 1 abre la pantalla que se muestra a continuación.

La pantalla muestra una lista de los dispositivos disponibles para escanear, que son aquellos compatibles con el protocolo TWAIN, a través del cual se comunica Gestan.

Los menús desplegables Tipo de documento y Preajuste determinan los ajustes predeterminados válidos en función del tipo de documento de origen y del objetivo del escaneo.

El ajuste preestablecido : «óptimo» es adecuado para la mayoría de las situaciones, mientras que «tamaño reducido» es adecuado para quienes desean ocupar el menor espacio posible en el disco duro.

Si la casilla Guardar en PDF está marcada, la imagen se integrará en un PDF, lo cual es una buena opción si tienes que enviarla.

Si la casilla *Utilizar la interfaz del escáner* está marcada, Gestan abrirá la interfaz del escáner para realizar el escaneo. Atención: en este modo, el escaneo a través de la interfaz del escáner está limitado a 24 bits/píxel para las imágenes en color y a 8 bits/píxel para el resto.

El botón Escanear inicia el escaneo; el resultado se muestra en el campo de la derecha. Si le parece bien, haga clic en Aceptar; de lo contrario, modifica los ajustes que desees y vuelve a hacer clic en Escanear.

Los ajustes avanzados permiten modificar los ajustes predeterminados.

Estos ajustes determinan el resultado final de la imagen escaneada, pero cuanto mayor sea la calidad, mayor será el tamaño del archivo y, por lo tanto, más espacio ocupará en el disco. Estos ajustes permiten optimizar la relación entre tamaño y legibilidad.

El tipo de archivo permite seleccionar el modo de codificación que ocupa menos espacio: opta por los archivos GIF cuando haya pocos colores diferentes (por ejemplo, un texto en blanco y negro o con un logotipo sencillo, imágenes en color con áreas de color liso) y por los archivos JPEG cuando haya muchos colores diferentes (como en el caso de las fotografías, por ejemplo)

En la mayoría de los casos, una resolución de 150 ppp ofrece un buen equilibrio entre el tamaño y la legibilidad del escaneo.

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