Documentos

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Podrás adjuntar cualquier tipo de documento a cualquier contacto: archivos de hojas de cálculo o procesadores de texto, archivos pdf, imágenes, archivos de sonido o vídeo, etc.

Gestan almacena estos archivos de forma “clásica”, es decir como archivos en sus formatos nativos. Se almacenan en un directorio individual para cada contacto, de la forma: root_rep\DOCUMENTS\CONTACT_XXXX, en el que root_rep es el directorio raíz de Gestan, y XXXX es el identificador único del contacto.

Al eliminar un documento con un archivo vinculado, el archivo vinculado se copia al directorio raíz_dir\DOCUMENTS\TRASH. Este es un mecanismo similar a la Papelera de Reciclaje de Windows, para evitar evitar permanentemente archivos importantes por error. Puede eliminarlos a intervalos regulares.

Algunos documentos se generan automáticamente: por ejemplo, cuando usas Gestan para generar automáticamente una carta para un contacto, el correo se genera en formato rtf o word (dependiendo de las opciones de Gestan que hayas elegido), el archivo correspondiente se almacena en Gestan. directorio del contacto, y se almacena un registro “Documento” en la base de datos, con las referencias de los documentos.

No se gestionan documentos en el caso de conexión Cliente/Servidor de opción WAN.

Acceso: Contactos → Documentos

Un doble clic en el lápiz abrirá el archivo asociado con el documento, iniciando la aplicación asociada con la extensión en la estación de trabajo.

El botón 1 le permite activar el escaneo de un documento, si hay un escáner conectado a su computadora.

El botón 2 le permite seleccionar un archivo, que será copiado o movido desde la ubicación en la que se encuentra a la ubicación administrada por Gestan.

Si hay un dispositivo Twain disponible en su computadora, el botón 1 abre la siguiente pantalla.

La pantalla enumera los dispositivos disponibles para escanear, que son aquellos que admiten el protocolo TWAIN, a través del cual Gestan se comunica.

Las combinaciones Tipo de documento y Preconfiguración determinan configuraciones estándar válidas según el tipo de documento inicial y el propósito del escaneo. La configuración se puede cambiar individualmente haciendo clic en el botón Avanzado.

Preconfiguración: “óptimo” se adapta a la mayoría de situaciones, “tamaño reducido” es adecuado para quienes buscan utilizar el menor espacio posible en el disco duro.

Si la casilla Almacenar como PDF está marcada, la imagen se incrustará en un PDF, lo cual es una buena opción si tiene que transmitirla.

Si la casilla *Usar interfaz del escáner* está marcada, Gestan abrirá la interfaz del escáner para realizar el escaneo. Tenga en cuenta que, en este modo, el escaneo a través de la interfaz del escáner está limitado a 24 bits/píxel para imágenes en color y a 8 bits/píxel para otras.

El botón *Escanear* inicia el escaneo, el resultado se muestra en el campo derecho. Si te conviene pulsa en validar, o si no modifica la configuración que quieras, y pulsa nuevamente en Escáner.

La configuración avanzada le permite modificar la configuración estándar.

Estos ajustes determinan la representación final de la imagen escaneada, pero cuanto mayor sea la calidad, mayor será el tamaño del archivo y, por tanto, ocupará espacio en el disco. Estas configuraciones le permiten optimizar la relación tamaño/legibilidad.

El tipo de archivo te permite seleccionar el modo de codificación que ocupa menos volumen: prefiere archivos GIF cuando tengas pocos colores diferentes (por ejemplo, texto en blanco y negro o con un logotipo simple, imágenes en color con áreas sólidas) , y archivos JPEG cuando tengas muchos colores diferentes (caso de fotografías, por ejemplo)

En la mayoría de los casos, una resolución de 150 ppp es un buen equilibrio entre tamaño de escaneo y legibilidad.

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