Auditoría de datos

Esta pantalla permite realizar una serie de operaciones de control sobre los datos de Gestan.

Acceso: Herramientas → Administración → Mantenimiento → Auditoría de datos (todas las opciones),
o Contabilidad → Controles → Auditoría de datos (solo opciones de contabilidad).

Para todos los documentos, el programa comprueba que, si el documento tiene un total distinto de cero, haya al menos una línea en el documento.

El programa, para toda la lista de documentos marcados como «liquidados», comprueba que la suma de los asientos vinculados al documento sea igual al importe del mismo.

En el caso de los abonos cuyos importes se hayan deducido de una factura, dado que el asiento está vinculado a la factura y no al abono, no es posible comprobar (fácilmente) que el abono se haya reembolsado en su totalidad. Se trata de una anomalía «normal».

El programa comprueba:

• la coherencia de los asientos entre los importes sin IVA, con IVA incluido y el IVA,
• la presencia o ausencia de un número de cheque según la forma de pago,
• la coherencia de los documentos vinculados, si los hubiera,
• el desglose correcto de los documentos

Cuando se selecciona esta opción, el menú contextual de la tabla permite elegir la opción Eliminar desgloses incorrectos. Si se marca esta opción, durante la comprobación se eliminarán todos los desgloses de los asientos en subasientos si son incorrectos (si el total sin IVA de los desgloses es diferente del sin IVA del asiento, o si el total con IVA de los desgloses es diferente del con IVA del asiento).

El programa comprueba que, para cada línea de documento, el documento maestro esté presente.

El programa señala los productos cuyo stock actual es negativo

El programa comprueba que cada número de factura sea N+1 con respecto al número anterior y señala los posibles «huecos».

El programa comprueba la presencia de todos los archivos físicos que puedan estar vinculados a un registro de documento.

El programa muestra todos los productos diferentes que tienen un código EAN13 idéntico (esto puede suponer un problema si introduces tus productos con un escáner láser).

El programa comprueba en todos los documentos la existencia de los códigos de producto, así como su correcta asignación a la familia de la ficha de producto.

El programa comprueba que el código de familia de los productos sea idéntico tanto en el catálogo de productos como en todos los documentos que hacen referencia a dichos productos.

Los archivos BB son aquellos que registran cualquier modificación en determinados archivos sensibles de Gestan, en este caso el archivo de asientos contables, desde el 1 de enero de 2018 (norma NF552).

El programa comprueba que el registro de creación del asiento esté presente y que la marca de tiempo de los registros de creación y modificación coincida con la de los asientos.

Los archivos BB son aquellos que registran cualquier modificación en determinados archivos sensibles de Gestan, en este caso los archivos de presupuestos, pedidos, facturas, abonos y albaranes, desde el 1 de enero de 2018 (norma NF552).

El programa comprueba que el registro de creación esté presente y que la marca de tiempo de los registros de creación y modificación coincida con la del documento correspondiente.

El programa comprueba que haya al menos un componente por cada producto compuesto (y ninguno por cada producto simple), y que cada producto componente esté correctamente referenciado en el catálogo.

El programa comprueba la desviación entre la fecha de creación y la fecha de modificación, si la hubiera, de todos los documentos.

Este programa permite identificar cualquier documento generado en un ejercicio y modificado en otro ejercicio.

Este programa comprueba, en caso de que se gestionen las existencias, que los movimientos de salida de existencias se ajustan a lo que deberían ser, es decir, que no haya movimientos para los productos no gestionados en stock y que, para cada producto gestionado en stock, la suma de los movimientos de entrada o salida coincida con las cantidades indicadas en el documento de referencia.

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