Importar piezas a Gestan

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Este programa te permite importar documentos (presupuestos, pedidos, facturas, etc.) a Gestan, ya sean de tu programa anterior, o de una máquina de facturación externa.

El archivo de entrada debe cumplir con los estándares constitucionales que se describen a continuación.

Acceso: Herramienta → Administración → Importación de datos → Importar piezas

Este programa está reservado para usuarios con privilegios administrativos. Como ocurre con todos los programas que realizan actualizaciones masivas, se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de su uso, o realizar la operación en una base de datos de prueba antes de iniciar la operación en una base de datos de producción.

Seleccione el archivo fuente para procesar. Debe respetar las normas constitucionales que se explican a continuación. Especifique el separador utilizado en el archivo de entrada.

Seleccione el tipo de pieza para generar en la base de datos.

Indique mediante el selector Referencia de contacto cuál es el significado de la columna REFEXTERNE (ver más abajo): O bien designa la referencia externa del cliente (en este caso, la columna REFEXTERNE contiene la referencia externa del cliente), o designa el ID de contacto (en este caso, la columna REFEXTERN contiene el ID de contacto en Gestan).

Indique un tipo de documento predeterminado, por ejemplo “Factura del año anterior” si estaba procesando facturas. Podrás establecer la naturaleza predeterminada de una u otra factura introduciéndola directamente en la tabla.

Indique una tasa de IVA predeterminada, que se aplicará de forma predeterminada a las líneas de factura, a menos que el cliente haya sido leído en la base de datos y se beneficie de otra tasa.

Finalmente, especifique una Familia de productos predeterminada, que se utilizará al cargar una línea de productos fuera del catálogo.

El botón Cargar le permite cargar los datos para su procesamiento.

El programa indica en rojo los productos no catalogados y las diferencias entre el precio del catálogo y el precio leído en el archivo de entrada.

También indica los contactos que se crearán y los que ya existen en la base de datos. Si el recordatorio 1 está en BtoC, los clientes creados serán particulares y profesionales si es BtoB (dependiendo de la configuración del tipo de contacto que se creará por defecto, ver configuración general.

El botón Integrar le permite crear los registros en la base de datos.

El archivo de entrada debe ser un archivo de texto separador (TAB, coma, punto y coma o cualquier otro carácter). Para ello, puedes utilizar una hoja de cálculo como LibreOffice Calc o Microsoft Excel (recuerda guardar el archivo en formato texto con separador)

Este archivo contendrá tres tipos de líneas:

Se requieren líneas C, como Cliente. Se refieren al cliente de su parte.
Las líneas P, como Producto, necesitan al menos una. Se refieren a las líneas de repuestos.
Las líneas D, como el Documento, son opcionales. Se refieren a los documentos que se pueden adjuntar a las partes (7 como máximo).

Aquí hay un archivo de ejemplo listo para cargar.

Tenga en cuenta que puede colocar cualquier línea de comentario necesaria, comenzando con el carácter “#”.

Las líneas C deben estructurarse de la siguiente manera:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
C | CLT REFEXTERNO | NOMBRE | NOMBRE | RAZÓN | DIRECCIÓN | CPOSTAL | CIUDAD | FECHA | REFEXTERNO | NATURALEZA | NOTAS ADICIONALES

Este es el tipo de línea.

REFEXTERNE CLT es la referencia externa del cliente. Si este cliente no está referenciado en su base de datos, se creará con la información de NOMBRE, NOMBRE, NOMBRE DE LA EMPRESA, DIRECCIÓN, CÓDIGO POSTAL y CIUDAD. También puedes poner el ID de Cliente en Gestan en esta columna.

Tenga en cuenta que para los países CANADÁ, EE. UU., BRASIL y AUSTRALIA, el código postal debe tener el siguiente formato: REG XXXXXX en el que REG es el código de región postal, separado por un espacio en blanco del código postal. De esta forma, el código de región se introducirá correctamente.

FECHA es la posible fecha de la factura. Si no se facilita, se tendrá en cuenta la fecha actual. Puede tener el formato AAAAMMDD o DD/MM/AAAA.

REFEXTERN es la posible referencia externa de la pieza. Esta área es opcional.

NATURALEZA es la naturaleza de la pieza. Opcional, será reemplazada por la naturaleza predeterminada, si no se especifica.

COMPLEMENTO DE NOTAS es un campo (opcional) de tamaño ilimitado, que se integrará en la pestaña Notas de la pieza. Tenga en cuenta que en este campo, las cadenas <TAB>, <RC> y <LF> se convierten en TAB, RC y charact(10) respectivamente.

Las líneas P deben estructurarse de la siguiente manera:

1 2 3 4 5 6 7
P | CD_PROD | CANTIDAD | PU HT | %R | LIBPRODUCTO (opcional) | %IVA (opcional)

P es el tipo de línea

CD_PROD es el código del producto. Si no se ingresa este código de producto, la línea de pieza aún se creará, con un producto “no incluido en el catálogo” adjunto a la primera familia de productos leída en el archivo de familia de productos.

QTE es la cantidad

PU sin impuestos es el precio de venta unitario sin impuestos

%R es el posible porcentaje de descuento en la línea.

LIBPRODUIT es una posible etiqueta de producto, que sustituiría la etiqueta de producto leída en la base de datos. (En esta redacción, las secuencias <BR> serán reemplazadas por saltos de línea).

El %IVA es un posible % del IVA, si no se debe aplicar el IVA predeterminado.

Cualquier línea D debe estructurarse de la siguiente manera: