Privilegios de los usuarios

Es posible definir privilegios específicos para cada usuario:

• permisos básicos (derecho de conexión, derecho de administración, derecho de configuración)
• derechos de acceso a los archivos principales
• derechos especiales adicionales

Acceso: Herramientas → Administración → Usuarios → Privilegios

La tabla muestra todos los usuarios registrados en la base de datos.

El menú contextual de la tabla permite copiar los privilegios del usuario seleccionado a un grupo, un servicio o a todos los usuarios.

Al hacer doble clic en la columna:

• Adm concede o revoca el privilegio de administración de la base de datos
• Param concede o revoca el privilegio de configuración de la base de datos
• Cnx concede o revoca el privilegio de conexión a la base de datos

El privilegio de administración permite:

• crear nuevos usuarios para Gestan
• autorizar o denegar las conexiones a otros usuarios de Gestan
• otorgar o revocar los privilegios de administración
• acceder al menú de administración de Gestan
• modificar una factura, un presupuesto o un abono tras su envío al cliente (cualquier modificación queda registrada en un registro)
• enviar un correo electrónico desde la cuenta de otro usuario de Gestan

Según la configuración de Gestan, estas operaciones pueden estar reservadas a los administradores:

• la eliminación de un movimiento de stock sin crear un movimiento de contrapartida

Al iniciarse por primera vez, Gestan crea un primer usuario con privilegios de administrador.

Gestan incluye módulos independientes (facturación a clientes, facturación a proveedores, contabilidad, estadísticas, etc.).

Este privilegio permite configurar el acceso a los módulos para cada usuario e impedir que cualquier persona que no disponga de este privilegio modifique la configuración.

Permite al usuario conectarse, o no, a Gestan.

También es posible rechazar las conexiones desde una dirección MAC.

Para los archivos principales de Gestan, existen seis opciones posibles de control de acceso:

• Lectura nula + Actualización nula: el usuario no tiene ningún acceso al fichero en cuestión
• Lectura restringida + Actualización nula: el usuario puede acceder en modo de lectura a los registros que él mismo ha creado, pero no puede realizar actualizaciones. Se trata de un caso poco frecuente.
• Lectura restringida + Actualización restringida: el usuario puede acceder en modo de lectura a los registros que él mismo ha creado y realizar actualizaciones en ellos.
• Consulta ampliada + sin actualización: el usuario puede acceder en modo de consulta a todos los registros, pero no puede realizar ninguna actualización. Se trata de un acceso general en modo de consulta.
• Consulta ampliada + Actualización reducida: el usuario puede acceder a todos los registros en modo de consulta, pero solo podrá actualizar los registros que haya creado él mismo.
• Consulta ampliada + Actualización ampliada: se trata de un acceso completo al fichero.

Si la casilla Seguimiento está marcada, para el archivo en cuestión, el control ya no se realiza en función del usuario que creó el registro, sino en función del usuario responsable (por ejemplo, el comercial encargado del cliente o el responsable de backoffice encargado del seguimiento del presupuesto).

Esta pestaña permite definir los privilegios sobre los documentos.

Administrar documentos : otorga el derecho a volver al estado «borrador» de un documento «enviado» (excepto facturas y abonos para los que no son administradores), con el fin de poder modificarla tras su envío (si el usuario es administrador, tiene necesariamente este derecho), así como el derecho a eliminar documentos, salvo las facturas si no es administrador (cualquier modificación en un documento se archiva y se registra en el diario).

Forzar el número de factura : otorga el derecho, tras eliminar un documento, a volver a generar un documento con el mismo número (cualquier modificación en un documento se archiva y se registra en el diario)

Creación de «borrador» : restringe el derecho a crear documentos únicamente al estado «Borrador». Un usuario con este derecho no podrá validar ningún documento; este deberá ser validado por un usuario con derecho de validación.

Descuento máximo : permite limitar el total de descuentos de un documento a un porcentaje máximo

Es posibleprohibir el acceso a cualquier tipo de documento, tipo por tipo. Por ejemplo, puede prohibir el acceso a las facturas, pero permitir el acceso a los presupuestos.

Si prohíbe el acceso a todas o a algunas de las categorías de documentos a un usuario, se recomienda desactivar también su acceso a las estadísticas, a través de las cuales podría acceder a información relativa a los documentos.

Restringir la modificación permite, para los tipos de documentos seleccionados, prohibir cualquier modificación o eliminación de un documento por parte del usuario, si dicho documento ha sido enviado.

Es posible definir ciertos privilegios especiales adicionales.

Mostrar solo los contactos profesionales limita la visualización únicamente a los contactos profesionales en la lista de contactos (excluyendo, por tanto, los contactos personales).

En la ficha de contacto, hay una pestaña de datos administrativos y otra de información comercial. Los derechos sobre estas dos pestañas se configuran de forma independiente, mediante los menús desplegables Administración y Comercio.

Ocultar los precios de compra impide que se muestren los precios de compra de los productos, así como el uso de la pantalla de cálculo de márgenes.

Si la casilla Prohibir modificaciones de precios, el usuario ya no podrá modificar los precios de los productos.

** Crear proyectos/Tareas ** : permite autorizar la creación de proyectos o tareas.

Asignar tareas : permite asignar y retirar tareas a los usuarios.

Gestionar las horas de trabajo : permite añadir o actualizar las horas de trabajo de otros usuarios.

Administrar las intervenciones otorga el derecho a eliminar una firma de una intervención firmada, con el fin de modificarla tras la firma (por lo que habrá que volver a firmarla). Si el usuario es administrador, dispone automáticamente de este derecho.

Autorizar la eliminación desde aplicaciones externas permite conceder autorización para eliminar registros desde aplicaciones externas (Gestan, web y aplicaciones móviles para Gestan)

Exportación prohibida : prohíbe la exportación de datos (a hojas de cálculo o procesadores de texto) a través del menú contextual de las tablas.

Ejecutar un procedimiento : permite ejecutar un procedimiento compilable.

**Administración contable ** : concede a un usuario que no sea administrador el derecho de acceso a la configuración contable.

**Funciones de RR. HH. ** : otorga a un usuario que no sea administrador el derecho de acceso a las funciones de gestión de recursos humanos.

Función de producción : no se utiliza actualmente.

Prohibir fuera de los horarios : prohíbe el uso de Gestan fuera de los horarios de trabajo normales definidos para el usuario.

IP autorizadas : direcciones IP de los equipos desde los que el usuario está autorizado a conectarse (se admiten hasta 3 equipos).

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