Avoirs client

Les avoirs (appelés “notes de crédit” en Belgique) constituent la reconnaissance d'une dette de l'entreprise vis à vis de son client.

Les avoirs client sont utiles pour :

traiter le cas d'une facture émise à tort : dans ce cas, l'avoir est émis pour le montant de la facture et la facture initiale est annulée;
corriger une erreur dans une facture précédente : dans ce cas, la facture initiale est laissée telle quelle, le traitement de l'avoir permettra de traiter l'erreur;
traiter le cas d'un trop perçu sur une facture client (par exemple suite à retour marchandise).

Pour solder un avoir, il y a deux solutions :

le remboursement direct : l'enregistrement d'un décaissement depuis l'écran liste des avoirs solde l'avoir concerné.
le paiement par un avoir : dans le cas où une facture est établie pour un client bénéficiant d'un avoir d'un montant inférieur ou égal au montant de la facture, alors l'avoir peut être utilisé pour solder la facture.

La gestion des avoirs client comprend les éléments communs à la facturation, et les spécificités de facturation client.

Accès : Commerce → Avoirs

L'écran affiche la liste de tous les avoirs établis pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

La suppression d'un avoir n'est pas autorisée (sauf privilège spécial, dans ce cas la suppression serait archivée).

Le bouton Régler est utilisé pour le remboursement direct de l'avoir, le cas échéant.

Quand vous établirez une facture pour un client disposant d'un avoir non soldé, Gestan vous le signalera par une mention spécifique.

La fiche avoir présente les éléments potentiellement utiles pour l'avoir.

Dans le cas d'un retour de marchandise, ou d'une facture émise à tort, il est utile que les lignes d'avoir portent le code produit des marchandises en retour, ou les lignes originales de la facture. De même en cas d'erreur de la facture (erreur sur le prix d'un article, par exemple). Ainsi, les statistiques de ventes seront correctes.

Prenons l'exemple d'un client qui achète 6 bouteilles de vin, et revient le lendemain pour rendre une bouteille dont le vin est bouchonné. Vous lui établissez un avoir, pour le montant de la bouteille.

Pour établir cet avoir, vous pouvez :

utiliser le bouton Nouveau de la liste des avoirs
utiliser le menu Générer→Un avoir de la liste des factures.

Il est préférable d'utiliser cette seconde solution, qui a pour avantage de mémoriser les relations entre la facture initiale et l'avoir dans la généalogie de la pièce.

Vous pouvez :

soit rembourser directement l'avoir
soit utiliser l'avoir pour régler une facture ultérieure du même client

Le bouton Régler de la liste des avoirs permet d'enregistrer que vous avez remboursé le client du montant de son avoir.

Il ne vous restera plus qu'à procéder au remboursement effectif de l'avoir directement au client, via un virement ou un chèque, voire des espèces prélevées sur le compte caisse de l'entreprise.

Au moment du règlement d'une facture, si le client bénéficie d'un avoir non soldé, Gestan va vous proposer de régler la facture en utilisant l'avoir.

Il faut cependant que le montant de l'avoir soit inférieur (ou égal) au montant de la facture.

Si vous répondez oui, l'écran d'encaissement va s'ouvrir, en proposant le montant de la facture diminué de celui de l'avoir.

Le statut de l'avoir concerné passera alors à Soldé, et l'affichage du règlement de la facture fera bien apparaître deux lignes, l'une concernant le solde de l'avoir, l'autre concernant le règlement classique.

Si le client n'a pas encore réglé votre facture, au lieu d'un avoir, il est plus simple d'émettre une facture rectificative avec référence à la facture à modifier : un clic droit sur la facture fautive permet de la noter comme annulée, il suffira alors d'en émettre une nouvelle, faisant explicitement mention de la facture annulée (dans les notes, par exemple). Il est également possible, sous réserve des dispositions réglementaires dans votre pays, et de vos privilèges en modification de facture, de modifier la facture originale et de la présenter à nouveau au client, avec la mention “Annule et remplace la facture XXXXX du YY/MM/A”.