Factures client

Les factures client sont celles que vous émettez à destination de vos clients (par opposition aux factures fournisseurs).

La gestion des factures client comprend les éléments communs à la facturation, et les spécificités de facturation client.

En France, l'émission d'une facture est obligatoire pour toute transaction entre deux entreprises. Si le client est un particulier, l'émission d'une facture n'est obligatoire que si le client la demande, si la vente est effectuée à distance, ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Avec Gestan, créez une facture à partir de rien et transmettez la au client, en moins de deux minutes trente ? C'est le FaCtuRe ChAlLenGe !

L'écran liste des factures affiche toutes les factures client établies pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Le bouton Encaiss permet d'encaisser une facture. Il est actif si la date de règlement de la facture n'est pas renseignée.

Lorsqu'il y a un avoir pour le client, Gestan vous proposera d'utiliser l'avoir pour solder la facture, du moins si le montant de l'avoir est inférieur au montant de la facture.

Le bouton Relancer ouvre l'écran des relances de factures.

Les boutons Encaiss et Relancer ne sont pas disponibles si les privilèges de l'utilisateur ne l'autorisent qu'à créer de pièces au statut “En cours”.

Le bouton Générer permet de générer une autre pièce à partir de la facture : Devis, Commande, BL ou avoir, en fonction du paramétrage général.

Échéance est la date à laquelle le montant de la facture est dû par votre client, en fonction des délais de paiement que vous lui avez accordés.

Encaissée le est la date de l'encaissement du dernier règlement de la facture (s'il y en a plusieurs).

La date d'encaissement est renseignée automatiquement par Gestan via le bouton d'encaissement des factures. Ne la renseignez pas manuellement, sauf si vous ne générez pas les écritures comptables dans Gestan. En effet, quand vous utilisez le bouton d'encaissement des factures, Gestan va générer automatiquement l'écriture comptable correspondante, et alimenter la date de règlement si la facture est réglée en totalité.

🔸Dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP), l'autoliquidation de la TVA s'applique lorsque des travaux sont effectués par un sous-traitant pour le compte d'un donneur d'ordre soumis à la TVA. Cela signifie que la TVA n'est pas payée par le sous-traitant. C'est le client final (entreprise preneuse) qui paie directement la TVA. En savoir plus.

Dans Gestan, quand vous êtes dans ce cas (sous-traitant de sous-traitant), c'est très facile à prendre en compte : il suffit de passer à 0 le taux de TVA des lignes concernées (en général, les lignes de main d'œuvre, l'auto facturation ne s'appliquant pas à l'autofacturation - consultez votre comptable pour validation), et d'indiquer le libellé “Autoliquidation, selon l'article 283.2 nonies du CGI”, soit dans les notes du document de vente, soit en libellé bas via le paramétrage général.

Via le menu contextuel de la liste des clients de la fiche facture, il est possible de sélectionner un “contact pour livraison”.

Normalement, une facture concerne le contact que vous facturez. Mais dans certains cas, vous émettez une facture pour un contact, et cette facture concerne un autre contact.

Par exemple, vous êtes une société de prestation, et le cabinet CABINET vous demande de réaliser un bilan de compétence pour la personne DUPONT. Vous avez CABINET dans vos contacts (comme client), et DUPONT aussi (comme prospect). A la fin, vous émettez une facture à l'attention de CABINET, mais à l'aide du clic droit sur la combo client de la fiche facture, vous pouvez mémoriser que cette facture concerne en fait DUPONT. Si vous générez un BL à partir de cette facture, le contact “Concerne” sera considéré comme le contact “A livrer”

Le bouton Encaiss. permet d'ouvrir l'écran d'enregistrement des règlements.

La date encaissement est renseignée par défaut avec la date du jour, sauf si vous utilisez la punaise 1 pour mémoriser une autre date.

Vous pouvez préciser un régime pour l'encaissement : standard, acompte, ou arrhes. Dans le cas d'un acompte, vous pourrez saisir un pourcentage ou un montant.

Le montant est renseigné par défaut par celui de la facture. Vous pouvez indiquer un montant inférieur (paiement partiel), ou supérieur (trop perçu). Dans le cas où il existe un avoir d'un montant inférieur ou égal à la facture concernée, le montant de l'avoir sera déduit. Par exemple, si vous avez une facture de 100 pour un client qui dispose d'un avoir de 10, le montant proposé pour le paiement sera de 90. Lorsque l'avoir solde complètement la facture, par exemple une facture de 100 et un avoir de 100, le montant proposé sera de 0. Sélectionnez alors le mode de paiement "avoir".

Le compte bancaire est celui sur lequel doit être encaissé la facture, précisé dans la facture. S'il n'est pas précisé, il s'agira du compte par défaut.

L'imputation est celle déclarée par défaut comme imputation de recettes, dans le paramétrage comptable, vous pouvez la modifier.

Réglé par est le nom du tiers, déduit de la pièce en règlement.

Libellé est le descriptif généré automatiquement en fonction de la pièce en règlement.

Enfin, le mode de paiement permet, dans le cas où il s'agit d'une règlement par chèque ou par LCR, de saisir le n° du chèque ou le n° de la LCR. La saisie d'un n° de chèque respecte théoriquement le format suivant : le code banque, un blanc, et le n° du chèque. Le menu contextuel de la zone permet de sélectionner un code banque, et d'en ajouter si nécessaire.

A la validation de l'écran d'encaissement, l'encaissement est automatiquement enregistré.

Si l'ensemble des règlements liés à la facture sont au moins égaux au total TTC de la facture, la facture sera notée comme réglée.

Il est possible d'enregistrer un paiement unique pour plusieurs facture. Il suffit pour cela de sélectionner les factures concernées, et d'utiliser le bouton Encaiss..

La liaison entre facture et écriture est effectuée automatiquement. Elle peut cependant être modifiée via l'écran de gestion des écritures. Toute modification de liaison, comme toute modification d'écriture, est archivée dans Gestan.

Il est possible de générer automatiquement des factures à échéances régulières, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bi-hebdomadaires, etc., soit via les actions planifiées, soit via les contrats.

Le menu contextuel de la liste des factures (Actions → Planifier) permet de générer des factures de manière récurrente, en actualisant les prix ou en les maintenant à l'identique. Cette fonctionnalité utilise le mécanisme des actions planifiées de Gestan.

Ce mécanisme est bien adapté à un nombre relativement restreint de factures récurrentes.

Vous pouvez générer automatiquement des factures en utilisant les contrats de Gestan.

A chaque contrat, vous pouvez rattacher une date d'effet, et une périodicité de facturation. La liste des contrats vous informe des contrats arrivés à facturation : vous pouvez générer toutes les factures concernées en une seule fois.

Ce mécanisme est adapté à la gestion de nombreuses factures récurrentes, avec des caractéristiques hétérogènes.

Il faut avoir renseigné préalablement son identifiant, et choisi son processeur d'EDI, dans le paramétrage général.

Le menu contextuel de la table des factures contient une option Facture électronique → Exporter la facture électronique

Cette option permet de déclencher la production d'un fichier pdf comportant les informations de surveillance fiscale, au format FacturX ou Peppol ()

Cela vous permet d'exporter depuis Gestan tout fichier pdf au format Factur-X.

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