Configuración general: Presupuestos, facturas...

Esta pestaña muestra la configuración de los documentos de venta (presupuestos, facturas y otros documentos de la contabilidad de clientes) y de los documentos de compra (pedidos y facturas de proveedores, y otros documentos de la contabilidad de proveedores).

Acceso: Herramientas → Configuración → Configuración general o tecla F3.===== Funciones =====

Esta pestaña muestra las opciones funcionales disponibles.

Plazo de pago del cliente es el plazo de pago que suele conceder a sus clientes. Se utilizará por defecto al crear una factura y otros documentos de clientes

Plazo de pago al proveedor es el plazo de pago con el que suele liquidar a sus proveedores. Se utilizará por defecto al crear una factura de proveedor y otros documentos de proveedor.

Plazo de validez del presupuesto (días) : es el plazo tras el cual un presupuesto no aceptado se considerará rechazado implícitamente.

Si la casilla Gestión detallada de pedidos está marcada, será posible realizar un seguimiento de la ejecución de un pedido en sus diferentes etapas, a través de una pantalla específica.

Gestionar proveedores permite registrar en los documentos al proveedor que ha realizado los trabajos, en caso de subcontratación, por ejemplo. Este dato se podrá recuperar y, en su caso, incluir en la factura (por cierto, ¡hemos añadido este dato para generar las facturas de MaPrim'Rénov!).

Gestionar los calendarios de pagos : Marca esta casilla para poder adjuntar a las facturas Facturas con calendario.

Obra : puedes seguir el avance de tus obras a partir de los presupuestos o de los pedidos. En ambos casos, podrás generar facturas correspondientes a los estados de avance registrados (facturas de avance).

La opción Gestionar las retenciones de garantía es compatible con la gestión de los avances.

Marca la casilla Gestionar las facturas de anticipo para activar esta función. Las facturas de anticipo, a pesar de su denominación, son en realidad recibos de pago correspondientes a una factura emitida.

Al activar el campo de introducción directa de productos permite mostrar un campo de introducción directa de productos en la pantalla de la ficha de factura, presupuesto, etc., lo que permite introducir directamente un código de producto (más rápido que seleccionarlo de una lista) o utilizar un escáner láser para escanear los productos.

La casilla Botones de productos favoritos permite mostrar, en la ficha del documento, tres estrellitas que sirven para añadir una línea de un producto favorito. Es muy útil, por ejemplo, si sueles añadir un producto a cada uno de tus presupuestos, facturas, etc. La casilla de verificación Auto permite añadirlo de forma automática.

Cuando se genera una ficha a partir de otra, la ficha original menciona la ficha generada, y la ficha generada menciona la ficha (o fichas) original. Por ejemplo, si un presupuesto con ID 6 genera una factura 56, el presupuesto incluirá la siguiente nota: «Documento generado: FCT56 el 13/06/20 a las 15:39 por EN», y la factura incluirá la siguiente nota: «Documento(s) de origen: DVS 20-06-5 (04/06/20)». Si no desea que se genere esta información, marque la casilla «Eliminar las referencias de origen».

En Francia, si se ha emitido una orden de compra antes que la factura, la referencia de la orden de compra debe figurar en la factura (Article L441-9 del Código de Comercio).

Pago en línea permite insertar un enlace de pago en línea directamente en las facturas en formato PDF. Puede utilizar el formulario de pago disponible en la página web de Gestan o crear un formulario personalizado. En este último caso, basta con introducir la URL de su página de pago (ejemplo: www.maboite.com/payer.php). Gestan enviará el importe a pagar en la variable «mtt» y la descripción del tipo de factura en la variable «svc». Su página PHP podrá recuperar estas variables y procesarlas en un formulario de pago de PayPal u otro sistema. Consulte este enlace.

Esta pestaña muestra las opciones de presentación disponibles.

Puedes elegir el tipo de numeración que más le convenga. Aunque todos los presupuestos, facturas, etc., se identifican con un número interno único propio de Gestan, el número impreso en el documento puede adoptar diversos formatos. La''opción por defecto «n.º de cliente / n.º de factura / n.º de factura para el cliente» asigna un número con el identificador del contacto, el identificador interno del documento y el número de orden de la factura para el cliente (la factura 1528-556-7 sería la séptima factura para el contacto 1528, con número interno 556). Véase al respecto: Numeración de documentos)

Es posible anteponer a este número una descripción Prefijo, y/o por el código de usuario que haya creado el documento o se encargue de su seguimiento. Por ejemplo, con el prefijo «BM» y la opción «Creador», nuestra factura anterior 1528-556-7 pasaría a ser BM/1528-556-7/EN, si fuera el usuario EN quien hubiera creado la factura en la sucursal de Bormes-les-Mimosas. También será posible añadir un prefijo con una denominación específica para cada tipo de documento, por ejemplo, FAC para factura, etc. (véase más abajo).

En los presupuestos, facturas, etc., el código de producto puede imprimirse en una columna separada o no. Es posible ajustar el ancho de esta columna, en función de la longitud habitual de sus códigos de producto, a través del campo Ancho de la columna de producto. El valor por defecto es 24 mm.

En el caso de la impresión de facturas con código QR suizo, es posible especificar un margen de impresión.

Gastos de envío por tramos permite imprimir los gastos de envío por separado del cuerpo de la factura. En este caso, hay que especificar el código de producto que representa los gastos de envío.

Los presupuestos, facturas, etc., incluyen en el encabezado el nombre de la empresa y, debajo, la leyenda «A la atención de», que se puede ocultar mediante el menú desplegable «A la atención de».

Por defecto, los archivos PDF generados por Gestan se nombran siguiendo el formato «Abreviatura_N.º_Nombre»; por ejemplo, la factura 202302 para el Sr. Dupont generará un archivo PDF llamado «Factura_202302_Dupont.pdf». Sin embargo, es posible adoptar otra convención de nomenclatura mediante el menú desplegable Nombre del PDF.

Marque la casilla Imprimir tipo de cambio para decidir si se imprime o no el tipo de cambio de las monedas que no son la moneda predeterminada.

La casilla «Unidad antes que cantidad» permite imprimir la columna de unidad antes de la columna de cantidad.

Mostrar la columna «Descuento» (pantalla) permite mostrar sistemáticamente la columna «Descuento» en la pantalla de la ficha de factura. De lo contrario, solo se muestra si se solicita o si hay al menos un descuento por línea.

Marca la casilla Numerar las líneas Añade un número a cada línea del documento al imprimirlo.

Utilizar las denominaciones de producto del cliente permite generar un documento de proveedor con las descripciones de los clientes. Esto se corresponde con el siguiente caso de uso: su cliente le encarga camisas bordadas con nombres de pila. El pedido incluirá la descripción del producto y usted anotará los nombres de pila que se deben bordar. Al generar el pedido de proveedor a partir del pedido de producto, sin esta opción, el pedido de proveedor tomará las descripciones de producto del proveedor (es decir, sin los nombres), mientras que, si se marca esta casilla, serán idénticas a las del documento de cliente (por lo tanto, con los nombres).

Incorporar la marca a la descripción del producto : permite añadir la marca del producto en la descripción de las líneas de las piezas, en el momento de añadir la línea.

La casilla Seguimiento por parte del usuario conectado permite forzar que el usuario que realiza el seguimiento del documento, en el momento de su creación, sea el usuario conectado, en lugar del usuario responsable del contacto.

El menú desplegable **Línea vacía ** controla el comportamiento del programa al introducir datos en una línea de documento, en la pantalla de la ficha de factura. Permite elegir entre crear una línea de producto «Fuera de catálogo» o abrir el selector de productos para añadir uno nuevo.

La casilla «No imprimir decimales en cantidades enteras» resulta útil para las empresas que venden por unidades, por ejemplo, un número de botellas, pero compran con decimales, como por ejemplo servicios por hectárea. En este caso, las facturas de proveedores se generarán con tantos decimales en la cantidad del producto como se indique en el campo correspondiente, mientras que las facturas de clientes se generarán con 0 decimales en las cantidades, ya que todas son enteras.

Redondeo suizo permite calcular los redondeos al estilo suizo. Como en Suiza no hay céntimos, los importes se redondean a la décima. Por ejemplo, un artículo de 75 CHF con un 7,7 % de IVA, que matemáticamente ascendería a 80,78 CHF con IVA incluido, se redondeará a 80,80 (los cálculos contables se realizan sin redondeos; el total solo se redondeará al imprimir los documentos).

El Total en letras permite imprimir al pie de la factura el total, IVA incluido, en letras. En este caso, hay que introducir la unidad monetaria (la moneda en letras utilizada, por ejemplo, «dinard») y la parte decimal (la parte decimal de la moneda en letras utilizada, por ejemplo, «centavo»). Introduzca los plurales entre paréntesis, por ejemplo: euro(s) y: céntimo(s).

El color de fondo de los encabezados de columna se utiliza para imprimir los encabezados de columna de los informes generados por Gestan, como la lista de clientes o de acciones. Este color también puede utilizarse para los encabezados de columna y las zonas de totalización, según las casillas marcadas.

En caso de clasificación de las líneas de documentos por título/lote, se imprime una línea de separación por lote. Es posible elegir el color de fondo de esta línea, así como el color de la fuente (en esta línea se escribirá el nombre del lote)

En esta pestaña se agrupan las opciones relativas a un único tipo de documento (presupuesto, factura o pedido, etc.).

La lista desplegable Documento permite seleccionar el tipo de documento que se va a configurar.

El botón 1 permite utilizar o no el tipo de documento seleccionado: por ejemplo, algunas empresas nunca emiten albaranes; este botón permite desactivar por completo la gestión de los albaranes.

Justo al lado, las casillas de selección Botones de generación permiten controlar la visualización de los botones de generación de documentos.

Por ejemplo, es posible generar una factura, un pedido, un albarán o una nota de crédito a partir de un presupuesto de cliente. Puede configurar la visualización de los botones de generación de órdenes de compra y de pedidos a proveedores, por ejemplo. Esto evita generar dos veces el mismo documento a partir de dos documentos diferentes (por ejemplo, generar una factura a partir de un presupuesto y generar otra factura a partir de un pedido que se hubiera generado a partir del mismo presupuesto: la segunda factura sería un duplicado innecesario)

Son las opciones que se aplican por defecto a todos los documentos creados.

Los documentos tienen estados definidos funcionalmente en Gestan (borrador, pendiente de enviar, enviado, en espera, liquidado, rechazado), y es posible configurar etapas adicionales, por ejemplo, «en proceso de fabricación» o «orden de fabricación pendiente de emitir» para los pedidos de clientes.

No imprimir la columna «PU sin IVA» : permite no imprimir la columna de precios unitarios sin IVA.

No imprimir la columna % IVA : permite no imprimir la columna del IVA.

No imprimir las cantidades : permite no imprimir la columna «Cantidad».

Imagen del producto : permite imprimir una columna con la imagen del producto.

Imprimir los plazos de entrega : permite incluir el plazo de entrega en la descripción del producto al seleccionarlo para añadirlo al albarán (si es superior a 0 en la ficha del producto).

Imprimir la forma de pago permite… imprimir la forma de pago, mientras que Imprimir los gastos de envío permite imprimir las condiciones de entrega.

Imprimir el resumen del IVA : ordena la impresión del resumen del IVA por tipo impositivo (obligatorio en Francia).

Embalaje : permite imprimir la información de embalaje (peso, volumen, número de palés), cuando exista para la pieza

Subtotales por tipo : esta casilla permite mostrar los totales por tipo de familia de productos (mano de obra, servicios, gastos o suministros). Si se solicita esta impresión, también deben imprimirse los totales generales del documento.

IBAN al pie de página permite imprimir un campo IBAN al pie del documento.

Para los albaranes:

Generar albaranes enviados permite, al generar un albarán a partir de un pedido o una factura, cambiar el estado del albarán a «enviado», en lugar de «entregado» (lo que se ajusta al proceso de algunas empresas).

Etiqueta permite imprimir una etiqueta para recortar en la parte inferior de cada factura.

Correo de agradecimiento : permite adjuntar el PDF al correo electrónico de agradecimiento estándar por el pago de la factura recibido correctamente.

Imprimir el bloque «De acuerdo» permite imprimir un espacio de firma «De acuerdo» en los pedidos de cliente o en los presupuestos.

Código QR permite imprimir en la parte inferior de la factura el código QR suizo, o Swiss QR code, obligatorio en la Confederación Helvética a partir del 1 de octubre de 2022. Cabe destacar que los suizos ofrecen un validateur código QR suizo que funciona perfectamente.

Color de la descripción de la pieza permite imprimir la descripción del color de la pieza en el color elegido. A menudo, el negro es la mejor opción, aunque no sea un color.

EDI permite seleccionar el formato de supervisión vigente en su país: Factur-X para Francia y Alemania, y Peppol para Bélgica.

Imprimir : según las casillas marcadas, es posible imprimir los números de teléfono 1, 2 o 3, o la dirección de correo electrónico del contacto en cuestión, debajo de su dirección postal.

Carta de acompañamiento es un campo que permite introducir el ID de una carta tipo, como, por ejemplo, una carta de acompañamiento tipo para una factura. Esta carta se imprimirá antes del documento.

Prefijo Prefijo de numeración específico para el tipo de documento. Permite, por ejemplo, anteponer a los números de factura «FAC», «F» o cualquier otra combinación que desees.

El menú desplegable Col. Producto permite especificar qué se debe imprimir en la columna de producto: el código de producto, el código EAN13 o ambos. Si no se ha introducido el código EAN13 del producto, se imprimirá el código de producto, precedido de «→».

Tipo de total general : controla la impresión de los totales generales. De este modo, puede imprimir solo los importes sin IVA o con IVA incluido, los importes NETOS (para empresas no sujetas al IVA), los importes sin IVA y con IVA incluido, o el precio unitario sin IVA y el importe con IVA incluido.

Imprimir pagos : permite imprimir los pagos ya realizados.

El sello 1 permite seleccionar un archivo de imagen, que se imprimirá en las facturas pagadas (puedes utilizar el archivo «paye.png», incluido en Gestan)

Recordatorio de impagos : permite imprimir los importes pendientes de pago de facturas anteriores.

Imprimir nota administrativa permite imprimir una nota administrativa al pie de la factura (obligación legal en Francia desde 2013, relativa a los gastos de cobro. La nota estándar es: De conformidad con el decreto n.º 2012-1115, de 2 de octubre de 2012, el importe de la indemnización a tanto alzado por gastos de cobro adeudada al acreedor en caso de retraso en el pago se fija en 40 euros.. Para el resto de países, puede indicar lo que desee o no indicar nada. El botón «Mención administrativa» abre la ventana de introducción de datos. Se puede traducir a través de la pantalla de traducciones.

Impresión de las condiciones generales de venta controla la impresión de las condiciones generales de venta. Puedes optar por no imprimirlas, imprimir un texto a continuación de tu factura (o presupuesto) o adjuntar un PDF por separado.

• En la opción de texto, el texto de las condiciones generales de venta se puede traducir e incluir todas las palabras clave disponibles para los contactos. También es posible especificar únicamente la ruta de una imagen (puedes probar, por ejemplo, con este archivo de ejemplo)
• En la opción PDF (recomendada), el clip 2 permite seleccionar un archivo PDF, que se enviará automáticamente con los correos electrónicos de transmisión. Por ejemplo, si seleccionas las facturas y especificas un PDF para adjuntar: cuando envíes la factura por correo electrónico, en el correo automático habrá dos archivos adjuntos: el PDF de la factura y el PDF de las condiciones generales. Esto permite una mejor presentación de las CGV y mayor comodidad para su cliente, que puede decidir si imprime o no las CGV independientemente de la factura.

En cuanto a las notas de entrega:

Firma en los albaranes permite especificar quién debe firmar el albarán entregado al cliente: el transportista, el cliente, ambos o ninguno.

Estas opciones, definidas a nivel general, se aplicarán por defecto al crear los documentos, pero podrán redefinirse para un documento concreto.

Por ejemplo, puede decidir que, por lo general, imprima los importes sin IVA en sus facturas, pero que, para determinadas facturas, se editen con IVA incluido.

Tipo de cabecera permite elegir el tipo de encabezado que se aplicará a los presupuestos, facturas y abonos. Consulta la página de encabezados de documentos. Si ya se ha creado un documento del mismo tipo para un contacto, se utilizará el tipo de encabezado empleado anteriormente para ese contacto en caso de que se cree un nuevo documento de ese mismo tipo.

Ordenación de las líneas : define el orden de clasificación de las líneas de las facturas y otros documentos.

• Manual: las líneas de los documentos se imprimen en el orden en que se han introducido
• Familia: las líneas se editan según el orden de las familias de productos
• Título/Lote: las líneas se clasifican por título de facturación y lote de facturación

Subtotal : controla la impresión de los subtotales de las líneas de los documentos, ya sea por familia o por título/lote (en la clasificación manual, el subtotal siempre sería igual al total general).

• Nunca: no se imprime nunca
• Siempre: el subtotal siempre se imprimirá, si la columna correspondiente está visible
• Si es necesario: el subtotal solo se imprimirá si hay más de una línea de la misma categoría
• Forzar: el subtotal sin IVA siempre se imprimirá, aunque la columna no esté visible.

Columna «Producto» permite disponer de una columna específica para los códigos de producto en los presupuestos y las facturas, no imprimirla o integrarla en la descripción. En este último caso, el código de producto aparece entre corchetes, por ejemplo: «[ART01] Maceta decorativa de diseño»

Columna «Precio» define el precio o precios que se imprimirán en las columnas, según la siguiente tabla:

X = sí, - = no, Xr = importe con descuento

Si la opción «No imprimir la columna PU» está marcada, la columna «PU sin IVA» no se imprimirá (atención: la indicación del «PU sin IVA» forma parte de las indicaciones obligatorias en algunos países, entre ellos Francia.

La cantidad se imprime o no, según la opción general «No imprimir las cantidades». La columna «% de IVA» se imprime según la opción general «No imprimir la columna IVA».

Imprimir la naturaleza del documento : controla la impresión del objeto general del documento (por ejemplo, «Servicios sept. 2018»).

Ajustar las líneas al imprimir : ajusta el espaciado de las líneas del documento.

Imprimir los detalles del producto : si no está marcada, solo se imprimirá la denominación del producto (la primera línea de la línea de documento). En caso contrario, también se incluye la descripción completa del producto que figura en la ficha del producto.

Imprimir la columna «Descuento por línea» : permite mostrar los descuentos por línea de producto facturado, y no solo un descuento global

Imprimir la columna «unidad» : permite imprimir una columna «unidad de venta»

Impresión por fax : permite eliminar el sombreado de determinadas zonas, como los encabezados de las columnas: si envía sus documentos por fax, esto mejora la legibilidad de dichas zonas. Esta opción se eliminará próximamente, ya que la transmisión por fax ha dejado de utilizarse.

Sin total general : permite no imprimir el total general en el documento.

Imprimir «Seguido de» : imprime el nombre de la persona que realiza el seguimiento del documento.

Imprimir informe detallado PRD7 : permite imprimir, a continuación del documento, el informe PRD7, que muestra el detalle de los productos en cuestión (incluida una posible foto), excepto los productos de las familias de tipo «frescos».

El botón rojo 1 permite aplicar las opciones seleccionadas a todos los documentos existentes.===== Logos =====

Esta pestaña muestra los logotipos que se utilizan en los presupuestos, facturas, etc., así como en algunos informes.

Estos tres logotipos son imágenes.

El botón 1 permite abrir el asistente de creación de cabeceras.

El logotipo grande : sus dimensiones máximas son de 100 píxeles de alto por 692 píxeles de ancho, pero puede tener un tamaño inferior. En este último caso, se ampliará de forma homotética en el espacio disponible. Puede ser necesario imprimir el «Logotipo solo», en lugar de «Logotipo + dirección», para evitar la superposición entre la dirección creada por el asistente de creación de encabezados y la que aparece de forma nativa en la esquina superior derecha.

El logotipo de media página : sus dimensiones máximas son de 100 píxeles de alto por 285 píxeles de ancho. Se utiliza para los encabezados de los pedidos de clientes, albaranes, pedidos y facturas de proveedores, solicitudes de presupuesto, así como para las facturas, presupuestos y abonos para los que hayas elegido un encabezado distinto al «Gestan o original».

El logotipo reducido : sus dimensiones son de 30 por 30 píxeles. Se utiliza para las páginas siguientes de los documentos y para la mayoría de los informes generados por Gestan.

Encontrará archivos de ejemplo en el directorio RECURSOS del programa.

En este ejemplo, esta factura (con el membrete «Gestan IBAN») utiliza un logotipo de 692 píxeles de ancho: ocupa todo el ancho de la página.

En este segundo ejemplo, se trata de la misma factura, pero con el membrete « Gestan Classic», que utiliza el logotipo de media página.

El menú desplegable Imprimir permite seleccionar la opción de impresión de los logotipos: por ejemplo, si imprimes en papel preimpreso, resulta útil poder desactivar la impresión del logotipo. Es posible elegir una opción diferente en caso deimpresión directa, es decir, cuando el informe se envía a la impresora sin pasar por el visor de informes. El botón 2 permite que estas dos opciones sean idénticas (la opción elegida para la impresión directa se aplicará automáticamente a la impresión directa).

Esta pestaña ofrece una forma de completar el encabezado de las facturas cuando las imágenes de los encabezados que aparecen en la pestaña anterior (Logotipos) no ocupan todo el ancho disponible. Heredada del antiguo modo de configuración de los encabezados, está destinada a desaparecer con el tiempo.

El campo 1 está destinada a incluir la razón social de la empresa.

El campo 2 está destinada a la identificación de la empresa (dirección, teléfono, correo electrónico, etc.).

Puedes especificar los tipos de letra y sus tamaños para:

• El bloque de dirección del cliente
• El cuerpo de los documentos (y es posible especificar un tamaño de letra diferente para las columnas numéricas mediante el menú desplegable 3)
• Los encabezados de las columnas.===== Pie de página =====

Puede imprimir un texto fijo, de forma sistemática, en función del tipo de documento, tanto para presupuestos y facturas como para pedidos a proveedores, facturas de proveedores, pedidos de clientes y albaranes.

Selecciona el tipo de documento correspondiente mediante el menú desplegable «Texto inferior» para y haz clic en el botón Modificar.

El menú desplegable «pie de página» permite especificar qué se debe imprimir en el pie de página: por defecto, Gestan termina la impresión de las páginas con una línea horizontal, el texto «Identidad» justo debajo y el número de página. Puedes elegir imprimir todos estos elementos, algunos de ellos o ninguno. El campo 1 permite asignarle un color.

El menú desplegable pie de página de la carta permite especificar qué debe imprimirse en el pie de página de las cartas generadas por Gestan: tiene el mismo efecto que el menú desplegable «pie de página», pero para las cartas en PDF generadas por Gestan a partir del contenido de los mensajes tipo.

El texto de identidad se imprime al pie de todos los documentos destinados al exterior: facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, fichas de intervención y cartas. Utiliza la varita mágica 2 para rellenarlo automáticamente.

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