Numeración de piezas

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En Gestan, un documento (documentos del cliente = facturas, cotizaciones, etc. o documento del proveedor = solicitudes de precios, notas de recibo, etc.) lleva un identificador interno, un número que se incrementa automáticamente a partir de 1 u otro número inicial. Este es el identificador interno de la pieza.

Gestan puede imprimir este número en un formato más elaborado: por ejemplo, puede que prefieras que tu factura 123 del 15 de marzo de 2024 esté referenciada con el número FC-2024-123.

El identificador interno se incrementa en 1 para cada creación: un registro creado después del registro 77 tomará el identificador 78, y así sucesivamente.

Es la referencia única con la que se identifica el documento, en todas las pantallas de Gestan (contabilidad, edición de informes, estadísticas).

Un número interno nunca se reutiliza: por ejemplo, si elimina la cita 77, la siguiente cita no será una nueva cita 77, sino la cita 78.

El número impreso en la pieza puede tener un formato diferente al del número de identificación simple.

Por ejemplo, su factura 123 del 15 de marzo de 2024 podría imprimirse con el número FAC LYON EN/MAB 2024 123-3, en la que FAC representa una factura, SZ representa su agencia de Lyon, EN la que creó la factura, MAB la uno que sigue a la factura, 2024 el año, 123 el ID de la factura y 3 porque es la tercera factura del cliente.

A través de la pantalla general Gestan settings, tienes muchas opciones de numeración, por ejemplo:

Puedes cambiarlo como quieras, porque la opción de numeración no cambia el ID de la pieza de ninguna manera. Sin embargo, evita cambiarlo tan pronto como hayas emitido al menos una factura, porque tu cliente, si reenvías la misma factura con un número diferente, podría rechazarla.

El tipo de numeración predeterminado es: [número de cliente - número de identificación de pieza - número de pieza del cliente]. Entonces, por ejemplo, la factura con el número impreso 560-78-22 es la vigésima segunda factura en el pedido de fecha de creación para el cliente n.º 560 y tiene el número de identificación interno 78.

Cuando la opción de numeración de piezas no incluye la identificación, ésta sigue impresa en la parte inferior de la factura, lo que hace que sea fácil y confiable encontrarla.

Las opciones de numeración que no incluyen el ID interno deben usarse con precaución. Por ejemplo, si numera sus cotizaciones con la opción [Año - número de pieza en año] (la cotización 2018000077 sería la cotización número 77 producida en 2018), la numeración impresa cambiará si elimina una cita. Por lo tanto, debemos tener claros los procedimientos antes de adoptar tal numeración. Aunque esta opción se desarrolló a petición de clientes individuales, no recomendamos su uso en el caso general.

Al crear tu primera factura en Gestan, el software te pregunta desde qué número quieres empezar.

Si estás iniciando tu actividad profesional, empieza por el número 1.

Por otro lado, si iniciaste tu facturación desde otro software, comienza con el siguiente (por ejemplo, si estabas en la factura 125 en el software anterior, comienza en 126 en Gestan).

No empiece bajo ningún concepto con la cosecha del año, por ejemplo 2024001 con el pretexto de que estamos en su primera factura para 2024. ¡De hecho, esto ya no funcionará el año siguiente! Pero elija una opción de numeración que incluya la añada del año.

Si elimina una pieza, Gestan no reutilizará el número de esta pieza. De forma predeterminada, no es posible eliminar una factura. Sin embargo, en determinados casos (caída, error, etc.), puede ser necesario forzar un número.

Esta operación sólo es posible para usuarios de Gestan:

• tener derechos de administración sobre la base;
• y tener el privilegio de forzar.

Si se cumplen estas dos condiciones, el menú Herramientas → Administración → Procesamiento datos masivos → Piezas → Forzar un número de pieza le permite crear un registro con un número predeterminado, que luego debe modificarse.

Esta operación está prohibida en Francia para las facturas. En todos los casos quedará archivado en el registro de operaciones de la aplicación.

En Francia, legalmente, su facturador debe incluir una sucesión de números “sin espacios”: la factura 2 debe seguir a la factura 1, y así sucesivamente. Esta obligación se refiere únicamente a las facturas (no a los pedidos, presupuestos, solicitudes de precios, etc.). También se acepta que puedas tener varios horarios diferentes (por ejemplo, un temporizador para tu tienda de París y otro para tu tienda de Lyon).

De forma predeterminada, la pantalla de lista de facturas no tiene un botón de eliminación.

El programa de auditoría de datos le permite verificar que su facturador esté “sin agujeros” (a través de Herramientas → Administración → Mantenimiento → Auditoría de datos.)

En Francia está prohibido eliminar una factura. En todos los casos quedará archivado en el registro de operaciones de la aplicación.

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