Avoirs client *

Les avoirs client (appelés “notes de crédit” en Belgique) constituent la reconnaissance d'une dette envers ce client.

Les avoirs client peuvent être remboursés directement au client, ou être utilisé en paiement d'une facture établie pour le même client (du moins si le montant de l'avoir est inférieur au montant de la facture).

Les avoirs servent principalement :

• à traiter le cas d'une facture émise à tort : dans ce cas, l'avoir est émis pour le montant de la facture
• à traiter le cas d'un trop perçu sur une facture client (par exemple suite à retour marchandise).

Lorsque vous avez émis un avoir, il y a deux solutions pour le solder :

• le remboursement direct : l'enregistrement d'un décaissement depuis l'écran liste des avoirs solde l'avoir concerné.
• le paiement par un avoir : dans le cas où une facture est établie pour un client bénéficiant d'un avoir d'un montant inférieur ou égal au montant de la facture, alors l'avoir peut être utilisé pour solder la facture. L'avoir sera également soldé.

Gestan gère automatiquement les numéros de facture, les numéros d'avoir, et les liens entre les pièces.

Si le client n'a pas encore réglé votre facture, vous pouvez simplement établir une facture rectificative avec référence à la facture à modifier : un clic droit sur la facture fautive permet de la noter comme annulée, il suffira alors d'en émettre une nouvelle, faisant explicitement mention de la facture annulée (dans les notes, par exemple). Il est également possible, sous réserve des dispositions réglementaires dans votre pays, et de vos privilèges en modification de facture, de modifier la facture originale et de la présenter à nouveau au client, avec la mention “Annule et remplace la facture XXXXX du YY/MM/A”.

L'écran liste des avoirs affiche tous les avoirs établis pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Supposons que nous avons établi une facture pour un client, comme ci-dessous.

Nous avons transmis cette facture à ce client, qui nous a réglé.

Mais il revient nous rapporter une casserole, qui ne lui convient pas. Nous lui établissons alors un avoir pour cette casserole, via soit le bouton Nouveau de l'écran liste des avoirs, ou le bouton de génération des avoirs de l'écran liste des factures.

L'avoir se présentera de cette façon :

L'écran fiche avoir comporte des données identiques à celles de l'écran fiche facture. Ce sont les données d'adresse de facturation qui sont affichées (par opposition à l'adresse professionnelle et à l'adresse de livraison).

Sur la liste des avoirs, le bouton Régler permet d'enregistrer le fait que vous avez remboursé le client du montant de son avoir.

Il ne vous restera plus qu'à procéder au remboursement effectif de l'avoir directement au client, via un virement ou un chèque, voire des espèces prélevées sur le compte caisse de l'entreprise.

Si vous établissez une facture pour un client qui bénéficie d'un avoir d'un montant inférieur ou égal au montant de la facture, Gestan va vous proposer de solder la facture avec l'avoir.

Par exemple, si vous avez un client pour lequel vous faites une facture de 100, mais qui dispose d'un avoir de 20, Gestan vous proposera de solder cette facture avec l'avoir : le bouton Encaisser de la table facture vous proposera d'encaisser 80, et une écriture supplémentaire de 20 sera crée pour représenter le solde de la facture via l'acompte. En un clic ! (voir aussi ce lien.)

La modification d'un avoir est autorisée librement, tant que l'avoir n'est pas transmis au client, ou remboursé.

Si la case “Brouillon” n'est pas cochée, ou la date de récupération renseignée, l'avoir n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs peuvent le rendre à nouveau modifiable, en effaçant la date de récupération et en cochant la case “Brouillon”.

La suppression d'un avoir est interdite.

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