Intervenciones

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Una intervención es una operación que usted realiza para un contacto (que suele ser uno de sus clientes), generalmente ajeno a la empresa. Por ejemplo, un técnico que realiza el mantenimiento de la instalación de un cliente.

El registro de operaciones le permite :

• Elaborar una orden de trabajo que podrá entregar a su cliente cuando el trabajo deba realizarse (para que valide su solicitud), o cuando se haya realizado (para que valide el trabajo), en función de su proceso de gestión. Puede hacer que el técnico responsable del trabajo y/o el cliente firmen el formulario en su ordenador, o en su móvil o smartphone (a través de la extensión INTERWEB).
• llevar un registro de los ingredientes utilizados para el servicio, sean facturables o no
• facturar automáticamente al cliente, a partir de una selección de fichas de trabajo, en función del tiempo empleado y/o de los ingredientes facturables consumidos.

Acceso : Actividades → Intervenciones

La lista de intervenciones incluye, en la parte inferior:

• una pestaña Ingredientes. Se utiliza para mostrar los ingredientes (productos) que se han consumido en el transcurso de la actividad, y para especificar qué ingredientes son facturables y cuáles no.
• Una pestaña Documentos para vincular cualquier documento (contrato, CGC, orden de trabajo, etc.).
• una pestaña Documentos/Imágenes para vincular, por ejemplo, las fotos del antes y el después del trabajo seleccionado.

El botón Generar se utiliza para :

• Generar un documento (presupuesto, pedido, factura, BL) para un trabajo o para un periodo de tiempo.
• una solicitud de precio para los ingredientes del trabajo
• un pedido al proveedor para los ingredientes de la tarea.

El botón Imprimir imprime el formulario de trabajo, según las opciones de impresión elegidas en la configuración general.

En función de los ajustes generales, es posible imprimir, o no, las firmas del técnico y/o del cliente en las hojas de intervención estándar, así como la lista de ingredientes.

Las fichas de intervención suelen ser específicas de cada empresa. Si el formulario estándar no es adecuado para su empresa, puede ser sustituido por cualquier otro modelo.

La intervención tiene límites de fecha/hora para su finalización.

La duración de un trabajo se calcula en horas brutas: No tiene en cuenta los tiempos de pausa, la duración de las jornadas contractuales ni las jornadas individualizadas (esto es importante si se está facturando un producto vinculado al servicio y este producto se factura por días o por horas).

El servicio está vinculado a un cliente.

El campo Título se utiliza para indicar la naturaleza general del servicio.

El Producto se utiliza para asociar un trabajo a un producto, si procede. Esta correspondencia puede ser útil cuando la factura se genera automáticamente a partir de una selección de fichas de trabajo (el código de producto no aparece si no se utiliza un catálogo de productos).

El campo Dde puede utilizarse para especificar la persona que solicitó el trabajo. Se imprimirá en el informe del formulario de intervención INT1.

Puede especificar un tipo de intervención (si ha configurado al menos uno).

El Interventor es el usuario principal que realiza la intervención, mientras que el campo Equipo se utiliza para especificar cualquier otro interventor.

Puede indicar la fecha de la próxima llamada y su motivo.

Por último, puede indicar la localización del trabajo, si no es en la dirección principal del cliente.

La pestaña Firmas sirve para registrar la firma del cliente y/o del técnico. Una vez firmadas, las firmas no pueden ser borradas, salvo por un administrador de Gestan o un usuario con privilegios de borrado de firmas.

La pestaña Ingredientes se utiliza para registrar los ingredientes consumidos o facturables al cliente por la intervención.

La marca Transmitido significa que el trabajo ha sido transmitido al cliente. Se pone en “Transmitido” si se envía por correo electrónico.

Las funciones disponibles incluyen:

• Información de contacto → Mostrar mapa muestra la posición del contacto en un mapa, y/o la ruta para llegar a él. Este programa se basa en la API de Google Maps, que pasó a ser de pago en 2018…
• Enviar un SMS permite enviar un SMS al contacto asociado a la intervención (siempre que se haya abierto una cuenta SMS).
• Es posible generar automáticamente consumos horarios, para el usuario vinculado a la intervención, y también, si es necesario, para todo el equipo que intervino. Los consumos generados tendrán una duración igual a la duración por defecto de la intervención, y estarán fechados para el día en que se generen. Para ello, la intervención debe estar vinculada a un proyecto y a una tarea.

La lista de impresiones disponibles incluye los siguientes informes:

• INT1, que es el formulario de trabajo estándar. Puede imprimirlo en blanco o con los datos de su cliente. Esto le permite rellenarlo con un lápiz sobre el terreno y guardarlo en Gestan cuando vuelva a la oficina.
• INT2, que muestra la lista de intervenciones sobre un intervalo de fechas.
• INT4, que muestra el total de horas consumidas en un intervalo de fechas.
• MAC4, que es un albarán de aceptación. Por ejemplo, cuando un cliente entrega un equipo para su reparación, puede indicar en este formulario la operación que se va a realizar y hacerlo firmar por el cliente y por usted mismo.
• INT3, que es la lista de operaciones realizadas para todos o algunos de los clientes. Es el certificado de impuestos necesario para los servicios personales.

La opción Lista de plazos se utiliza para mostrar una tabla que resume la información de los plazos de las siguientes intervenciones.

Esta pantalla facilita la visualización de los clientes por orden de retraso desde la última intervención: cuanto mayor sea el retraso, más probable será que tenga que ponerse en contacto con estos clientes.

Los trabajos se facturan desde la tabla de trabajos, utilizando el botón Generar y dos opciones posibles:

• Partes por un trabajo: si se desea facturar un solo trabajo.
• Partes por un periodo: si se desea facturar trabajos por un mes, una semana o cualquier otro periodo.

A continuación se muestra la pantalla de facturación para un periodo.

La parte superior de la pantalla muestra todos los clientes que han tenido al menos una intervención durante el periodo en cuestión.

En la parte inferior se muestran los trabajos realizados, que se preseleccionan una vez finalizado su estado. Puede seleccionarlos o no para su facturación mediante la casilla de la columna S. El menú desplegable de la parte inferior de la tabla permite añadir o modificar los trabajos del cliente seleccionado.

Antes de emitir facturas, le recomendamos encarecidamente que compruebe qué trabajos se han tenido en cuenta para el periodo.

En esta pantalla, puede especificar:

• el elemento a generar: puede generar facturas de clientes, pero también presupuestos, pedidos de venta y albaranes.
• lo que desea facturar: el producto adjunto al trabajo, los ingredientes, o ambos.
• Si marca la casilla Añadir CR, la descripción del trabajo se añadirá a la descripción del producto.
• si marca la casilla Seguimiento, entonces se utilizará el código del responsable de la intervención como responsable del seguimiento del parte. En caso contrario, será el usuario conectado.

Cuando todo esté correcto, pulse el botón Generar para generar los partes seleccionados.

La numeración de las hojas de intervención tiene las mismas particularidades que la de las piezas (ver Numeración de piezas).

Puedes generar automáticamente hojas de intervención a partir de acciones, desde el clic derecho sobre la lista de acciones.

El área de comentarios permite la entrada libre con formato. Puede simplemente copiar y pegar desde cualquier documento (Open Office, Office, sitio web, etc.). Si copia y pega usando Ctrl-C, el formato también se copiará. En caso de que no quieras, utiliza el pequeño botón “Pegar” en la barra de herramientas del área de comentarios, o el atajo Ctrl+Shift+V.

Para intervenciones recurrentes, por ejemplo siempre vas a lavar los azulejos de la señora Fulano de Tal el día 3 del mes, puedes generar automáticamente la ficha de intervención correspondiente, ver Planificado acciones .

Si desea llamar a las hojas de intervención con otro nombre: a través de Herramientas > Traducciones > Etiquetas varias, seleccione el elemento FINTR y traduzca “Hoja de intervención” por “Orden de trabajo”, para ejemplo.

Podrás facturar automáticamente intervenciones con duración variable, siempre que las hayas vinculado con productos facturables en horas, medios días o días (ver Modo de cálculo).

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