Contrats *

Gestan permet de gérer les contrats, ceux que vous possédez, ou ceux que vous proposez à vos clients, c'est à dire d'enregistrer les caractéristiques de ces contrats, mais aussi de générer la facturation afférente (facturation en termes à échoir).

Il est également possible de générer des factures récurrentes via actions planifiées.

Le paramétrage général propose 5 types de facturation :

• Aucune : pas de facturation
• Manuel : les factures sont émises manuellement, puis rattachées manuellement aux contrats
• Montants sans facturation : le montant du contrat est enregistré pour mémoire, mais aucune facture n'est émise
• Montants avec facturation : la facture correspondra au montant global du contrat.
• Produits : la facture correspond aux produits mentionnés au contrat (avec leurs quantités, prix, remises éventuelles, dates éventuelles).

L'activation de cette fonctionnalité est effectuée via le paramétrage général.

Un onglet “Contrats” peut être affiché dans la liste des contacts via le paramétrage des options utilisateur.

Accès : Contacts→Contrats

La table affiche touts les contrats, par type ou par statut selon les filtres sélectionnés.

Ces contrats sont classés dans différentes catégories : commercial, assurance, épargne, fournisseur, financement, maintenance, immobilier et autre.

La colonne Facturation affiche le statut de facturation actuel.

Le champs de recherches multi-critères 1 permet de rechercher sur : nom client, raison sociale, n° contrat, réf contrat, libellé contrat.

Le menu contextuel de la table permet de préciser des options :

• ne pas afficher les contrat résiliés
• préciser le délai d'alerte. Par exemple, si vous choisissez un délai d'alerte de 7 jours, les contrats vont passer au statut “A facturer” 7 jours avant la date d'échéance du contrat.
• signaler une plage de date comme conforme ou non-conforme Préciser

La zone haute de l'écran comporte les éléments généraux d'information, et en premier lieu le client qu'il concerne. En modification de contrat, le client ne peut pas être modifié si au moins une machine est liée au contrat, ou s'il a donné lieu à au moins une facture.

Un contrat peut avoir différents statuts :

• A faire
• En attente (pièces clients, pièces ou accord tiers, validation interne)
• En cours,
• Échu,
• Suspendu,
• Résilié.

Le n° de contrat est obligatoire.

Dans cet onglet figurent les caractéristiques du contrat.

La catégorie permet de différencier les contrats. Si c'est un contrat de maintenance, l'onglet Machine sera affiché, afin de pouvoir lier la machine concernée.

Il est possible de définir autant de types de contrat que souhaité, pour chaque catégorie de contrat (voir libellés paramétrables).

La compagnie est est le fournisseur du contrat, typiquement le nom de la compagnie pour les contrats d'assurance. Elle est enregistrée comme fournisseur dans Gestan. Il peut s'agir de vous même si par exemple, vous proposez des contrats de location de matériel. Mais cela peut être un de vos fournisseurs, dans le cas par exemple, si vous louez des camions à une société afin de réaliser vos interventions.

La référence est un n° de référence interne qui vous est propre.

Le combo Facturation affiche le mode de facturation du contrat. Actuellement, il est dépendant du paramétrage général et ne peut être modifié.

La périodicité de facturation peut être différente de la périodicité du contrat : vous pouvez enregistrer un contrat d'un an facturable par trimestre.

Si la case gestion confiée est cochée, le montant de commission sera déduite des montants du contrat.

Si des formules de révision ont été paramétrées, il est possible de les indiquer.

Cette zone contient notamment :

• les dates de souscription, la date d'effet
• la périodicité

La date d'effet et la périodicité sont grisées si le contrat a généré au moins une facture.

Lorsque le contrat a généré une facture, la date de facturation apparaît dans la zone Facturée, tandis que les zones début et fin affiche les dates de la facturation suivante.

Le menu contextuel de l'écran ci dessus permet de modifier soit la périodicité, soit les dates de début, de fin, et de période facturée, le cas échéant. Attention : si vous modifiez ces dates ou la périodicité, il vous appartient de vérifier que des factures précédentes n'ont pas été déjà générées, ce qui pourrait se passer par exemple si vous passiez d'une périodicité mensuelle à une périodicité annuelle.

Il y a deux alertes possibles : Vous pouvez indiquer que 30 jours avant la fin du contrat, puis 7 jours avant, une alerte vous prévienne, par exemple pour programmer d'envoyer à votre client une notification d'échéance. A la date convenue, une action de rappel sera crée par Gestan concernant le contrat concerné, et affecté à l'utilisateur qui suit le contrat. Il ne restera plus à ce dernier qu'à exécuter l'action prévue, et le noter en cochant la case Alerte envoyée.

Réécriture en cours

L'onglet Conditions de facturation est visible pour les types de facturation “Montant sans facturation”, “Montant avec facturation” et “Produits”. Il détaille le montant du contrat dans les éléments qui le composent.

Dans le cas “montant sans facturation”, il permet d'indiquer combien coûte le contrat, s'il y a une prime (dans le cas de l'épargne). Mais aussi indiquer s'il y a une commission, les frais de gestion ou d'autres frais. Le montant total est automatiquement calculé.

Pour un “Montant avec facturation”, il faudra aussi ajouter un code produit et un libellé produit. Cela servira lors de la facturation.

L'onglet produit est affiché pour le type de facturation “Produits”.

Dans ce mode, un ou plusieurs produits seront rattachés au contrat en vue de leur facturation.

Pour chaque produit, il sera possible de préciser une quantité, un tarif, pouvant être différent du tarif catalogue, un taux de remise, des éventuelles dates de début et de fin de facturation.

L'onglet “Compléments” est affiché quand des champs complémentaires ont été déclarés pour les contrats.

Il s'agit d'une zone de texte qui permet d'enregistrer les termes du contrat.

Ce contenu sera celui imprimé quand vous demanderez l'impression du contrat via le bouton Imprimer de la liste des contrats.

Via le menu contextuel Générer un contrat, vous pouvez générer facilement un contrat, à partir d'un message type “Contrat-type” contenant des mots-clé, que vous pouvez modifier à votre guise.

Cet onglet est visible pour les contrats de type “maintenance”.

Il affiche la liste des machines concernées par le contrat (un onglet Contrat sera également affiché dans la fiche machine).

Cet onglet est affiché lorsque le mode de contractualisation permet de lier des factures au contrat.

A partir du moment où une facture a été établie, il est devient impossible de modifier le contrat.

Il permet de stocker toutes notes concernant le contrat.

Pour deux types de facturation, “montants avec facturation” (facturation globale du montant du contrat) et “facturation produit” (facturation des produits liés au contrat), le bouton Fact permet :

• de calculer les échéances, c'est à dire de signaler les contrats facturables;
• de générer les factures pour les contrats facturables sélectionnés dans la table.

Un contrat est considéré facturable lorsque :

• son statut est à “en cours”
• sa date d'effet est antérieure ou égale à la date du jour
• il n'y a pas de facture déjà existante entre la date du jour et la date de début de la période facturable en cours.

Par exemple : soit un contrat, avec échéance annuelle et facturation annuelle, souscrit pour une date d'effet au 10 décembre 2015. Nous sommes le 15 décembre 2023 : la période facturable en cours (terme à échoir) est la plage 10 décembre 2023 → 9 décembre 2024. Le contrat sera facturable si son statut est “en cours”, et s'il n'y a pas de facture liée à lui entre le 10 décembre 2023 et le 9 décembre 2024.

Pour le type de facturation “Montants avec facturation”, une facture sera crée avec autant de lignes que de postes non nuls sur les cinq disponibles (Prime principale, Honoraires, Frais de gestion, Commission (sauf si gestion confiée), et Autre frais.

Pour le type de facturation “Facturation “Produits”, une facture sera crée, avec autant de lignes que de produits rattachés au contrat. Si une date de début et/ou une date de fin est précisé, et que l'une ou l'autre de ces dates est située dans la plage facturée, donc la diminuant, un prorata de durée est calculé, et est affecté à la quantité facturée.

Lorsque le contrat donne lieu à facturation, le prix de base est considéré comme celui de la périodicité du contrat. Aussi, le prix facturé va dépendre de la périodicité de facturation.

Par exemple, un contrat de 100 annuels, facturé à l'année, donnera une facture de 100. Mais si la fréquence de facturation est de 6 mois, il donnera à deux factures d'un montant de 50 (et non pas deux factures de 100).

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