Contratos

Gestan permite gestionar los contratos, tanto los que tienes como los que ofreces a tus clientes: es decir, registrar las características de dichos contratos y generar la facturación correspondiente.

La configuración general ofrece 5 tipos de facturación:

• Ninguna : sin facturación
• Manual : las facturas se emiten manualmente y, a continuación, se vinculan manualmente a los contratos
• Importes sin facturación : el importe del contrato se registra a título informativo, pero no se emite ninguna factura
• Importes con facturación : la factura corresponderá al importe total del contrato.
• Productos : la factura corresponde a los productos mencionados en el contrato (con sus cantidades, precios, posibles descuentos y fechas, si las hubiera).

Si tiene pocas recurrencias que gestionar, puede generar facturas recurrentes a través de acciones programadas.

=== Activación de la función « ===»

La activación de esta función se realiza a través de la configuración general.

Esto hace que aparezca el botón Contratos en el menú principal de Gestan.

Se puede mostrar una pestaña «Contratos» en la lista de contactos mediante la configuración de las opciones de usuario de.

📍 Hay campos adicionales están disponibles para los contratos.

Acceso: Contactos→Contratos

La tabla muestra todos los contratos, por tipo o por estado, según los filtros seleccionados.

Estos contratos se clasifican en diferentes categorías: comercial, seguros, ahorro, proveedores, financiación, mantenimiento, inmobiliario y otros.

La columna Facturación muestra el estado actual de la facturación.

El campo de búsqueda multicriterio 1 permite realizar búsquedas por: nombre del cliente, razón social, n.º de contrato, ref. de contrato y denominación del contrato.

El menú contextual de la tabla permite especificar opciones:

• no mostrar los contratos rescindidos
• definir el plazo de aviso. Por ejemplo, si eliges un plazo de aviso de 7 días, los contratos pasarán al estado «Por facturar» 7 días antes de la fecha de vencimiento del contrato.
• marcar un intervalo de fechas como conforme o no conforme. Se trata de una ayuda de visualización que le permite mostrar en rojo o en verde la fecha de inicio y la fecha de finalización de los contratos correspondientes al periodo —conforme o no— que haya especificado.

La parte superior de la pantalla contiene la información general y, en primer lugar, el cliente al que se refiere. Al modificar un contrato, el cliente no se puede modificar si hay al menos una máquina vinculada al contrato o si ha dado lugar a al menos una factura.

Un contrato puede tener diferentes estados :

• Pendiente de tramitar
• En espera (documentos del cliente, documentos o acuerdos de terceros, validación interna)
• En curso,
• Vencido,
• Suspendido,
• Rescindido.

El n.º de contrato es obligatorio.

En esta pestaña figuran las características del contrato.

La categoría permite diferenciar los contratos. Si se trata de un contrato de mantenimiento, la pestaña Máquina para poder vincular la máquina correspondiente.

Es posible definir tantos tipos de contrato que se desee para cada categoría de contrato (véanse denominaciones personalizables).

La compañía es el proveedor del contrato; normalmente, el nombre de la compañía en el caso de los contratos de seguro. Está registrada como proveedor en Gestan. Puede tratarse de usted mismo si, por ejemplo, ofrece contratos de alquiler de material. Pero también puede ser uno de tus proveedores, por ejemplo, si alquilas camiones a una empresa para realizar tus intervenciones.

La referencia es un número de referencia interno propio de su empresa.

El menú desplegable Facturación muestra el modo de facturación del contrato. Actualmente, depende de la configuración general y no se puede modificar.

La periodicidad de facturación puede ser diferente de la periodicidad del contrato: puedes dar de alta un contrato de un año facturable por trimestres.

Si la casilla gestión delegada está marcada, el importe de la comisión se deducirá de los importes del contrato.

Si existen fórmulas de revisión se han configurado, es posible especificarlas.

Esta zona contiene, entre otros datos:

• las fechas de suscripción, la fecha deentrada en vigor
• la periodicidad

La fecha de entrada en vigor y la periodicidad aparecen en gris si el contrato ha generado al menos una factura.

Cuando el contrato ha generado una factura, la fecha de facturación aparece en el campo Facturada, mientras que los campos Inicio y fin muestran las fechas de la facturación siguiente.

El menú contextual de la pantalla anterior permite modificar tanto la periodicidad como las fechas de inicio, fin y del periodo facturado, si procede. Atención: si modifica estas fechas o la periodicidad, debe comprobar que no se hayan generado ya facturas anteriores, lo que podría ocurrir, por ejemplo, si pasara de una periodicidad mensual a una anual.

Hay dos alertas posibles: puede indicar que, 30 días antes de que finalice el contrato y, posteriormente, 7 días antes, se le envíe una alerta, por ejemplo, para programar el envío de una notificación de vencimiento a su cliente. En la fecha acordada, Gestan creará una acción de recordatorio relativa al contrato en cuestión y la asignará al usuario que se encarga de dicho contrato. Este último solo tendrá que ejecutar la acción prevista y anotarla marcando la casilla Alerta enviada.

La pestaña Condiciones de facturación es visible para los tipos de facturación «Importe sin facturación» e «Importe con facturación». Detalla el importe del contrato en los elementos que lo componen.

En el caso del «importe sin facturación», permite indicar cuánto cuesta el contrato y si hay una prima (en el caso de los planes de ahorro). También permite indicar si hay una comisión, gastos de gestión u otros gastos. El importe total se calcula automáticamente.

Para un «Importe con facturación», también habrá que añadir un código producto y una denominación producto. Esto servirá a la hora de realizar la facturación.

La pestaña «Productos» se muestra para el tipo de facturación «Productos».

En este modo, se asociarán uno o varios productos al contrato con vistas a su facturación.

Para cada producto, es posible especificar una cantidad, una tarifa —que puede diferir de la tarifa de catálogo—, un porcentaje de descuento y, en su caso, las fechas de inicio y fin de la facturación.

La pestaña «Complementos» aparece cuando se han declarado campos complementarios para los contratos.

Esta pestaña no aparece al crear un contrato, sino solo al modificarlo.

Se trata de un campo de texto que permite registrar las condiciones del contrato.

Este contenido será el que se imprima cuando solicites la impresión del contrato mediante el botón Imprimir de la lista de contratos.

A través del menú contextual Generar un contrato, puedes generar fácilmente un contrato a partir de un mensaje tipo «Contrato tipo» que contiene palabras clave, que puede modificar a su gusto.

Esta pestaña se muestra cuando se gestionan uno o varios tipos de máquinas.

Muestra la lista de máquinas afectadas por el contrato (también se mostrará una pestaña «Contrato» en la ficha de la máquina).

Esta pestaña aparece cuando el modo de contratación permite vincular facturas al contrato.

Una vez emitida una factura, ya no es posible modificar el contrato.

Permite almacenar todas las notas relacionadas con el contrato.

Para los dos tipos de facturación, «importes con facturación» (facturación global del importe del contrato) y «facturación por producto» (facturación de los productos vinculados al contrato), la tabla calcula el estado de facturación.

Este estado puede adoptar cuatro valores:

• En error: hay un error o una incoherencia en los datos del contrato. Abre la ficha del contrato y corrige los errores.
• No aplicable: el contrato no está sujeto a facturación
• Próximamente: el contrato se facturará en el plazo especificado en las opciones de la pantalla
• A facturar
• Todavía no: el contrato aún no debe facturarse y aún no se encuentra en el plazo «Próximamente»
• Rescindido: el contrato ha sido rescindido y ya no será objeto de facturación

El botón Facturar muestra todos los contratos pendientes de facturación.

El botón Eliminar elimina el contrato seleccionado de la lista, sin borrarlo: esto corresponde al caso de un contrato que hay que facturar, pero que quieres excluir de la facturación, por cualquier motivo.

El botón Cancelar vuelve a mostrar la lista de contratos.

El botón Generar provoca la generación de las facturas para todos los contratos mostrados.

Un contrato se considera facturable cuando:

• su estado es «en curso»
• su fecha de vigencia es anterior o igual a la fecha de hoy
• no exista ninguna factura entre la fecha de hoy y la fecha de inicio del periodo facturable actual.

Por ejemplo: supongamos un contrato, con vencimiento anual y facturación anual, suscrito con fecha de entrada en vigor el 10 de diciembre de 2018. Hoy es 15 de diciembre de 2025: el periodo facturable actual (plazo pendiente) es el intervalo comprendido entre el 10 de diciembre de 2025 y el 9 de diciembre de 2026. El contrato será facturable si su estado es «en curso» y si no hay ninguna factura asociada a él entre el 10 de diciembre de 2025 y el 9 de diciembre de 2026.

Para el tipo de facturación «Importes con facturación», la factura generada tendrá tantas líneas como partidas distintas de cero de las cinco disponibles (prima principal, honorarios, gastos de gestión, comisión [salvo si la gestión está delegada] y otros gastos).

Para el tipo de facturación «Facturación de “productos”», la factura generada tendrá tantas líneas como productos vinculados al contrato. Si se especifica una fecha de inicio y/o una fecha de finalización, y cualquiera de estas fechas se encuentra dentro del periodo facturado —lo que, por tanto, lo reduce—, se calcula un prorrateo de la duración y se aplica a la cantidad facturada.

Cuando el contrato da lugar a una facturación, se considera que el precio base es el correspondiente a la periodicidad del contrato, por lo que el precio facturado dependerá de la periodicidad de facturación. Por ejemplo, un contrato de 100 EUR anuales, facturado anualmente, dará lugar a una factura de 100 EUR. Pero si la frecuencia de facturación es de 6 meses, se emitirán dos facturas por un importe de 50 EUR (y no dos facturas de 100 EUR).

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