Démarrage rapide

Vous venez d'installer Gestan sur votre PC ? Vous avez fait un bon choix !

Normalement, dans 15 minutes, vous éditez votre première facture. On y va ?!?

Pour vous aider à démarrer rapidement, cette page vous présente les paramétrages usuels au démarrage d'un nouveau Gestan.

Suivez le guide !

L'assistant de démarrage vous a demandé quelques renseignements de base sur votre entreprise, affinons un peu le paramétrage de base.

Cet onglet décrit les grandes caractéristiques de votre entreprise.

Commencez par vérifier les rubriques classiques, raison sociale, adresse, téléphone, etc.

Vous pouvez cliquer sur la baguette magique 1 pour renseigner automatiquement le libellé qui s'imprimera en bas des documents que vous éditerez avec Gestan (liste des clients, liste des factures, etc).

Vérifiez que votre devise 1 est bien la bonne.

Dans la date de premier exercice comptable 2, prenez la date du premier exercice complet : par exemple, si vous avez commencé votre exercice le 15 mai 2018, et que vous clôturez au 31 décembre, indiquez 01/01/2018 (au lieu du 15/052018).

Plus de détail sur cet onglet : cette page

Vérifiez que vos horaires en 1 sont corrects.

Les contacts sont toutes les personnes avec qui vous avez affaire : clients, prospects, partenaires, prestataires, mais aussi simples relations.

• Choisissez le type de données 1 que vous voulez gérer : adresses professionnelles, personnelles, ou les deux.
• Cochez la case 2 si vous voulez gérer des adresses de facturation et de livraison pouvant être différentes des adresses pro ou perso.

Plus de détail sur les contacts : cette page

Les documents de vente sont les devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison.

Les documents d'achat (côté fournisseur), sont les demandes de prix, commandes, factures, avoirs, et bons de réception.

• Dans le sous-onglet Bas de page, cliquez sur la baguette magique 1 pour alimenter le libellé devant figurer au bas de vos devis, factures, et autres documents de vente. Vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.

Plus de détail sur les documents d'achat et de vente : cette page

Les produits sont les denrées que vous vendez (et aussi celles que vous achetez).

• Si vous avez beaucoup de produits, cochez la case 1 pour les gérer en familles et sous-famille (au lieu de famille seulement).

• Précisez éventuellement vos options de gestion de stock 1

Plus de détail sur les produits : cette page

Il s'agit de l'ordinateur que vous utilisez présentement.

Précisez le serveur SMTP 1 que vous allez utiliser pour envoyer des mails via Gestan, comme par exemple quand vous envoyez une facture par mail à un client. Utilisez le SMTP lié à votre nom de domaine (par ex maboite.smtp.fr, consultez votre hébergeur), ou celui de votre FAI (par exemple smtp.orange.fr pour une livebox ou smtp.free.fr pour une freebox, consultez votre FAI).

Plus d'infos sur le SMTP : cette page.

Plus d'infos sur le paramétrage “Ordinateur” : cette page.

Via Outils → Paramétrage Comptabilité → Comptes bancaires, ouvrez la liste des comptes bancaires que vous allez utiliser dans le cadre de votre activité.

Ouvrez la fiche “Compte pro” qui a été crée par l'assistant de démarrage avec des données par défaut.

• Indiquez un intitulé facile à comprendre 1, ici “Banque pro”
• Indiquez l'IBAN 2
• Indiquez le BIC 3

Vous pouvez en déclarer d'autres si vous en avez plusieurs.

Plus d'infos sur les comptes bancaires : cette page.

Via le menu Produits → Liste des produits, ouvrez la liste des produits, dans laquelle vous allez enregistrer les denrées que vous vendez (ou achetez) habituellement (il n'est pas obligatoire d'enregistrer tous les produits que vous achetez ou vendez), cliquez sur le bouton Nouveau.

• Indiquez un code et un nom en clair 1 pour votre produit
• Indiquez une unité d'achat et de vente 2. Faites un clic droit pour enregistrer de nouvelles unités.
• Indiquez un prix d'achat 3 si vous le connaissez (il permet de calculer votre marge)
• Indiquez un prix de vente 4
• Précisez si vous voulez gérer les stocks 5

Vous pouvez éventuellement ajouter une photo de votre produit via l'onglet Image, une description longue de votre produit via l'onglet Descriptif. Cette description sera utilisée dans les lignes de devis et facture.

Puis validez avec le bouton OK.

Plus d'infos sur les produits : cette page.

En utilisant le bouton Contact, ouvrez la liste des contacts.

Il existe déjà un contact enregistré dans la base, c'est vous !

Enregistrons notre premier client. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau de la liste des contacts.

Sur cet écran, saisir ses informations “classiques” : nom, adresse, etc.

Plus d'infos sur les contacts : cette page.

Voilà, vous êtes fin prêt pour enregistrer votre première facture, en cliquant sur le bouton Facture.

La fiche facture va vous permettre de créer très facilement votre première facture :

• cliquez sur la loupe 1 pour sélectionner votre client
• cliquez sur le bouton + 2 pour ajouter un article
• modifiez éventuellement les quantités ou les prix, directement dans la table 3
• éventuellement, saisissez une nature de facture 4 pour vous aider à les classer.

En cliquant sur Valider, vous aurez créé votre première facture avec Gestan !

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