Factures d'avancement

Pour certains chantiers importants, notamment dans le secteur du bâtiment, ils font l'objet d'une facturation d'avancement, afin de lisser l'avance de trésorerie consentie par l'entreprise.

C'est à dire qu'à fréquence fixe ou selon évolution du chantier, une situation d'avancement est constatée, et une facture est générée à partir de cette situation d'avancement.

Le principe est le suivant :

• Le client valide un devis, ou une commande
• A partir de ce document validé, des situations d'avancement sont enregistrées : pour chaque ligne du devis ou de la commande est indiquée la quantité ou le pourcentage réalisé.
• A partir de ce point d'avancement, une facture d'avancement est générée, représentant le différentiel des travaux réalisés depuis la dernière situation.

Pour activer la gestion des chantiers, utilisez la combo Chantier du paramétrage général.

Vous pouvez gérer les chantiers depuis les devis, ou depuis les commandes, suivant le workflow de votre entreprise.

Accès : Clients → Avancement chantiers

L'écran affiche tous les devis, ou toutes les commandes (selon le paramétrage général), pour la période spécifiée.

L'interrupteur à bascule 1 permet d'afficher soit toutes les pièces de référence, soit seulement celles concernées par le suivi de chantier.

En partie basse sont affichées les différentes situations d'avancement enregistrées.

A l'aide du bouton Nouveau 2, vous pouvez enregistrer un nouvel avancement pour votre chantier.

Vous pouvez saisir directement dans la colonne % courant le pourcentage d'avancement de la ligne, à la date donnée dans Avancement au.

Le menu contextuel de l'écran permet de saisir des quantités plutôt que des pourcentages.

Le bouton Supprimer permet de supprimer le dernier point d'avancement enregistré. Dans le cas où ce point d'avancement avait été facturé, la facture correspondante sera mise à zéro.

Le bouton Graphe permet d'afficher le graphe de l'avancement du chantier. La partie grise du graphe représente la période entre le dernier point d'avancement affiché, et la date probable d'achèvement du chantier, compte tenu du rythme de l'ensemble des points d'avancement enregistrés.

Le bouton Générer permet de déclencher la génération d'un BL ou d'une facture, pour toutes les lignes de la pièce d'origine, ou seulement pour les lignes avec un avancement supérieur à 0.

Dès lors qu'un avancement est enregistré, vous pouvez procéder à la facturation de la situation d'avancement, à l'aide du bouton Générer.

Vous pouvez facturer toutes les lignes, ou seulement les lignes pour lesquelles la quantité à facturer est supérieure à 0 (c'est à dire toutes les lignes avec une quantité non nulle, et un avancement non nul depuis la dernière situation d'avancement).

Dans la facture produite :

• La nature de la facture 1 sera renseignée par le libellé du point d'avancement
• Chaque ligne de facture portera la mention de l'avancement de la ligne 2

Sur le même principe, vous pouvez générer des bons de livraisons qui correspondent à l'avancement enregistré.

Admettons que vous gérez les chantiers à partir des commandes clients. Pour un chantier, vous demandez un acompte de 40%. Comment le faire avec Gestan ? Très simple (comme toujours !).

• Commencez par enregistrer votre commande, avec l'acompte de 40% et transmettez-la à votre client
• Dès le versement de l'acompte, vous pouvez l'enregistrer sur la commande, et éventuellement émettre un récépissé de paiement pour votre client (via le menu contextuel de la liste des écriture)
• Vous pouvez saisir autant de situations d'avancement que vous le souhaitez. Mais vous ne pourrez facturer l'avancement que dès lors que l'avancement du chantier dépassera le pourcentage d'acompte demandé. Dans notre exemple, par exemple vous avez enregistré une situation à date, qui calcule un avancement général de 25%. Vous ne pourrez pas facturer cet avancement.
• Plus tard, vous enregistrez une situation à date, qui calcule un avancement à 50% de votre chantier. Vous pourrez alors faire une première facture de situation. Sur cette facture, la mention de l'acompte général à 40% ne sera pas mentionnée, mais le paiement précédent de l'acompte sur la commande sera bien mentionnée. Le solde à recevoir s'élèvera ici à la différence entre le montant de l'acompte et le pourcentage d'achèvement, soit 10% du total.

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