Exportación SEPA

Gestan permite generar los archivos XML que debes enviar a tu banco, para que puedas realizar:

• los cobros automáticos de los importes que te deben tus clientes,
• el pago automático de los importes que debes a tus proveedores.

Para cobrar a sus clientes mediante domiciliaciones SEPA, primero debe obtener un ICS (Identificador de acreedor SEPA), que debe solicitar a su banco de referencia (en Francia, es el Banco de Francia). Registra este ICS en la configuración general de Gestan.

A continuación, haz que cada uno de tus clientes firme una autorización SEPA: Ejemplo de mandato SEPA 1 - Ejemplo de mandato SEPA 2. Puede hacer que firmen este mandato por correo postal o electrónico.

Una vez firmado el mandato, abra la ficha del cliente.

En primer lugar, introduzca su BIC y su IBAN en su ficha; a continuación, seleccione «Adebito directo» como forma de pago e introduzca:

• la fecha de firma del mandato.
• el número de referencia único de la autorización (RUM). Se trata de un identificador de 35 caracteres.

La combinación ICS/RUM debe ser única para cada contacto. Puede utilizar un RUM único para todas las operaciones del cliente, independientemente de su naturaleza. Por lo tanto, es posible, por ejemplo, utilizar como RUM una descripción que corresponda al servicio que prestas al cliente, o tu razón social, junto con la fecha y la hora de la firma, por ejemplo (para tu cliente, esto le resultará más útil que un código críptico que encontrará en su extracto de cuenta).

📍En teoría, una autorización caduca automáticamente tras 36 meses de inactividad.

Acceso: Contabilidad → Exportar → Exportar SEPA

En la pantalla, selecciona la cuenta bancaria para la que desea realizar la operación.

La fecha de la operación (fecha en la que se solicita la domiciliación) aparece predeterminada para el día siguiente a la fecha actual. De hecho, algunos bancos rechazan las domiciliaciones en la misma fecha. Puede cambiarla si su banco lo permite.

Selecciona «Adebito» como tipo de movimiento si desea generar un archivo de domiciliaciones bancarias de sus clientes, y el tipo de operación que corresponda (Core, B2B o automático).

La casilla Añadir ID permite incluir el número del documento en el concepto «Concepto». De este modo, los conceptos de los documentos llevan el prefijo Cxxxx, donde xxxx= número de la factura.

La casilla No vencidas permite incluir o no en la liquidación los documentos que hayan vencido en la fecha de la operación especificada.

Selecciona un intervalo de fechas.

Las casillas «Liquidadas», Todos los modosy «Pendientes de pago» deben estar siempre desmarcadas, ya que la primera permite ver también los documentos pagados, la segunda permite ver los documentos independientemente de la forma de pago (no solo para la domiciliación SEPA) y la tercera permite ver las facturas marcadas como pendientes de pago.

Al hacer clic en el botón Mostrar, la pantalla se rellena con los documentos correspondientes. Por ejemplo, si seleccionas el tipo «Addebito directo», se muestran todas las facturas con addebito directo del intervalo de fechas seleccionado, con la información SEPA correspondiente.

La pantalla preselecciona los documentos que deberían formar parte de la remesa. Quedan excluidos de la preselección aquellos que ya están pagados o a los que les falta la información bancaria o SEPA.

Las facturas que presenten alguna anomalía se muestran en rojo.

El botón Exportar genera un archivo SEPA_xxxxxx_[fecha]_[hora].txt que se guarda en el directorio de salida. Deberá enviar este archivo a su banco, normalmente a través del backend del banco.

Se recomienda encarecidamente imprimir el informe correspondiente FAC5, con el fin de conservar un registro de las solicitudes de transferencia emitidas. De hecho, mientras no haya indicado que una factura ha sido cobrada, puede realizar una solicitud de transferencia (podría realizar esta solicitud por duplicado).

Al finalizar el procesamiento, el programa le preguntará si desea validar la entrega: esto consistirá en registrar el número de hoja de entrega SEPA, que se incrementará en 1 en la próxima entrega.

Supongamos el siguiente caso: su cliente le solicita un pago fraccionado para su factura de 1000 euros.

Si lo has aceptado y has acordado, por ejemplo, dos pagos de 500 euros, solo tienes que modificar el importe con IVA incluido en la tabla. De este modo, el archivo de exportación incluirá la suma correcta que se debe cobrar.

Sin embargo, deberá recordar (para ello, puede registrar una anomalía en la factura) que, cuando reciba el extracto de cuenta de su banco —que suele incluir una sola línea para todo el archivo de domiciliación—, su cliente le ha abonado 500 euros, y no 1.000. Cuando cree un nuevo archivo SEPA, la factura que no se ha abonado en su totalidad aparecerá correctamente en la lista, con el importe restante, en este caso 500 euros.

La norma SEPA incluye el concepto de recurrencia: al inicio de la aplicación de esta norma, era necesario tratar por separado a los clientes a los que se les realizaba un cargo por primera vez, a los que se les realizaba por última vez, así como a los que se les realizaba de forma recurrente y a los que se les realizaba de forma puntual.

Había que realizar el cargo en FIRST a los clientes a los que se les cobraba por primera vez, pero que posteriormente debían ser objeto de cargos recurrentes. A continuación, había que pasar a RECUR y, finalmente, a FNAL para el último cargo. Para un cargo puntual, se utiliza OOFF.

Normalmente, la secuencia FIRST y luego RECUR ya no es obligatoria: puedes pasar tus solicitudes directamente a RECUR. Sin embargo, es posible que algunos bancos hayan mantenido esta norma.

Gestan Calcula la recurrencia probable: si se encuentra una factura anterior a la factura en cuestión con un modo de pago mediante domiciliación, la recurrencia se establece en RECUR; de lo contrario, se establece en FIRST. No obstante, el control de la recurrencia y la señalización de los adeudos FNAL o 00FF deben ser realizados por el operador.

El menú contextual de la tabla permite cambiar una selección de adeudos a la recurrencia elegida.

Acceso: Contabilidad → Exportar → Importar domiciliaciones

Una vez enviado el archivo de domiciliaciones a su banco, este realiza los cobros acordados y le notifica los rechazos, en particular los debidos a fondos insuficientes.

Gestan permite, a partir del archivo XML de domiciliaciones que ha enviado al banco, procesarlo automáticamente registrando de forma automática el pago de las facturas correspondientes a las domiciliaciones que no han sido rechazadas. ¡Esto supone un valioso ahorro de tiempo cuando hay que gestionar numerosas facturas!

Selecciona el archivo de origen, el archivo XML que ha enviado a su banco para la ejecución de los pagos.

En el menú desplegable, seleccione lacontabilización a la que corresponde el archivo de domiciliaciones.

La fecha de liquidación corresponde a la fecha en la que se ha abonado el ingreso en la cuenta.

El botón Cargar inicia la carga del contenido del archivo.

En la tabla, las facturas incluidas en la domiciliación y presentes en el archivo aparecen tal y como figuran en el resumen generado desde Gestan

Elimina de la tabla todos los pagos rechazados por el banco mediante la opción Eliminar una línea del menú contextual.

El botón Integrar iniciará el proceso:

• el estado de la factura correspondiente pasará a «Cobrada»;
• se generará automáticamente un movimiento de cobro, con lo que se liquidará la factura.

(Gracias, Marie-Astrid, por esta idea )

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