Export SEPA *

Réécriture en cours

Gestan génère automatiquement les fichiers XML destinés aux prélèvements ou aux virements SEPA.

La transmission à votre banque d'un fichier à la norme SEPA vous permet de prélever plusieurs clients à la fois des montants dont il vous sont redevables, ou de régler ce que vous devez à l'ensemble de vos fournisseurs.

Lorsque vous voulez prélever vos clients via des prélèvements SEPA, il faut tout d'abord obtenir un ICS (Identifiant Créancier SEPA), à demander à votre banque référent (en France, c'est la Banque de France). Enregistrez cet ICS dans le paramétrage général de Gestan.

Ensuite, faites signer à chacun de vos clients un mandat SEPA, et enregistrez pour chaque client :

- ses informations bancaires dans l'onglet “Infos commerciales” de la fiche contact :

le BIC et l'IBAN.

- ses informations SEPA, via la sélection du moyen de paiement prélèvement et un clic sur le bouton de saisie des paramètres ci-dessous :

la date de signature du mandat. Théoriquement, un mandat est automatiquement caduque au bout de 36 mois d'inactivité.
le n° de référence unique de mandat (RUM). Il s'agit d'un identifiant sur 35 caractères.

Le couple ICS/RUM doit être unique pour chaque contact. Apparemment, vous pouvez utiliser une RUM unique pour toutes les opérations pour le client, sans distinction de nature. Vous pouvez, par exemple, utiliser comme RUM un libellé correspondant au service que vous apportez au client, ou votre raison sociale, avec la date/heure de signature, par exemple (pour votre client, cela lui sera plus utile qu'une codification absconse qu'il retrouvera sur son relevé de compte).

Accès : Comptabilité → Exporter → Export SEPA

Ouvrez l'écran, sélectionnez un type de Mouvement et une plage de dates.

Le Compte est le compte bancaire pour lequel vous voulez réaliser l'opération.

La date d'opération (date à laquelle l'opération de prélèvement est demandée) est pré-affichée au lendemain de la date du jour. En effet, certaines banques refusent les prélèvements à la date du jour. Vous pouvez la changer si votre banque l'accepte.

La coche Ajout ID permet d'intégrer le n° de la pièce dans le libellé “Nature”. Ainsi, les libellés “Nature” des pièces sont préfixés de Cxxxx, avec xxxx= n° de la facture.

La coche Non échues permet d'intégrer à la remise, ou pas, les pièces qui sont échues à la date d'opération spécifiée.

Les coches Réglées, Tts modes, et Impayées devraient être toujours décochées, car elles permettent, pour la première, de voir aussi les pièces réglées, pour la seconde de voir les pièces quel que soit le mode de paiement (non-uniquement pour le prélèvement SEPA) et pour la troisième de voir les factures marquées comme impayées.

Quand vous cliquez sur le bouton Afficher, l'écran est alimenté avec les pièces correspondantes. Par exemple, si vous sélectionnez le type “Prélèvement”, toutes les factures en prélèvement non encore réglées de la plage de date sélectionnée sont affichées, avec les informations SEPA correspondantes.

L'écran présélectionne les pièces qui devraient faire partie de la remise. Sont exclues de la pré-sélection celles qui sont déjà réglées, ou pour qui manquent les informations bancaires ou SEPA.

Les éventuelles factures en anomalie sont affichées en rouge.

Prenons le cas suivant : votre client vous demande un paiement fractionné pour votre facture de 1000 euros.

Si vous aviez accepté, et convenu par exemple de deux paiements de 500 euros, modifiez tout simplement le montant TTC dans la table. Ainsi, le fichier d'export comportera la bonne somme à prélever.

Il faudra cependant vous souvenir (pour cela, vous pouvez enregistrer une anomalie sur la facture), quand vous recevrez l'arrêté de compte de votre banque, qui comporte en général une seule ligne pour tout le fichier de prélèvement, que votre client vous a réglé 500 euros, et non 1000. Lorsque vous ferez un nouveau fichier SEPA, la facture incomplètement réglée apparaîtra bien dans la liste, pour le montant résiduel, ici de 500 euros.

La norme SEPA comprend une notion de récurrence : au début de l'application de cette norme, il fallait traiter séparément les clients prélevés la première fois, la dernière fois, ainsi que ceux prélevés de manière récurrente et ceux de manière ponctuelle.

Il fallait prélever en FIRST les clients prélevés pour la première fois, mais qui doivent être prélevés par la suite de manière récurrente. Et il fallait ensuite passer en RECUR, puis en FNAL pour le dernier prélèvement. Pour un prélèvement ponctuel, c'est du OOFF.

Gestan calcule la récurrence probable : si une facture précédent la facture concernée est trouvée avec un mode de paiement par prélèvement, la récurrence est mise à RECUR, sinon elle est mise en FIST. Il va de soi que le contrôle de la récurrence et le signalement des prélèvements FNAL ou 00FF doivent être effectués par l'opérateur.

Le menu contextuel de la table permet de passer une sélection de prélèvement à la récurrence choisie.

Le séquençage en FIRST puis RECUR n'est plus obligatoire : vous pouvez passer vos demandes directement en RECUR

Le bouton Exporter génère un fichier SEPA_xxxxxx_[date]_[heure].txt produit dans le répertoire de sortie. Il vous faudra transmettre ce fichier à votre banque, en général via le backend de la banque.

Il est vivement recommandé d'éditer l'état correspondant FAC5, afin de conserver une trace des demandes de virement émis. En effet, tant que vous n'avez pas indiqué qu'une facture est encaissée, vous pouvez effectuer une demande de virement (vous pourriez effectuer cette demande en double).

A la fin du traitement, le programme vous demandera également si vous voulez valider la remise : cela consistera juste à enregistrer le n° de bordereau SEPA, qui sera incrémenté de 1 à la prochaine remise.

Note:

La norme SEPA

Jusqu'en 2014, les banques utilisaient le format CFONB (toujours utilisé pour certaines transactions). C'était un fichier à plat, simple, et lisible. Mais les instances européennes, en l'occurrence l'EPC (European Payment Concil), ont décrété qu'il fallait plus compliqué, et créèrent le format SEPA, à la sauce XML, alors très à la mode.

Son introduction a été particulièrement chaotique. Mal conçue au départ, la norme SEPA a été modifiée au fil de l'eau, les absurdités majeures en étant retirées au fur et à mesure des protestations, mais son adoption, prévue en février au 1/2/2014, a du être décalée de 6 mois. Nos développeurs se souviennent des cheveux qu'ils ont perdu à cette époque !

Cette norme est peu protectrice. En effet, toute personne disposant de votre numéro de compte peut l'intégrer dans un fichier de prélèvement, et ainsi ponctionner votre compte. Au delà des manuvres frauduleuses de pirates, c'est ce qui se passerait, par exemple, en cas de faillite d'Etat, comme cela s'est passé à Chypre : une liste d'IBAN au format SEPA suffit pour pour ponctionner immédiatement les comptes correspondants, sans que leur accord ne soit techniquement requis.

Accès : Comptabilité → Exporter → Import prélèvement

2 Indiquer le fichier XML transmis à la banque pour mise au paiement.

3 La date de règlement correspond à la date où la remise est créditée sur le compte.

4 Permet de charger le contenu du fichier.

Dans la table, les factures mises au prélèvement et présentes dans le fichier apparaissent telles que sur le bordereau généré depuis Gestan

5 Sélectionner les lignes concernées une par une, clic droit > supprimer la ligne dans la cas de prélèvement rejettés. Cette manipulation exclut donc les factures rejetées de l'encaissement automatique. Les factures ne seront pas traitées comme encaissées et l'écriture ne sera pas générée également.

6 Permet de lancer la procédure.

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