Devis

Les devis sont les pièces par lesquelles votre entreprise s'engage à réaliser, pour un client, un travail défini pour un prix convenu.

Dans la plupart des pays du monde, et notamment en France, les devis ont valeur contractuelle, jusqu'à dépassement de leur date de validité : si vous émettez un devis et que vous n'exécutez pas la prestation convenue au prix convenu et dans les délais convenus, votre client est en droit d'intenter une action judiciaire à votre encontre.

Accès : Commerce → Devis

L'écran affiche la liste des devis du mois, ou de l'exercice, selon paramétrage de l'affichage.

La modification d'un devis est autorisée tant que le devis n'est pas transmis au client : si la case “Transmis” est cochée, ou la date d'accord renseignée, le devis n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs pourront le rendre à nouveau modifiable, en effaçant la date d'accord et en décochant la case “Transmis”.

La suppression d'un devis est autorisée à tout les utilisateurs (par opposition à la suppression des factures et avoirs, réservée aux administrateurs Gestan avec privilège d'administration des pièces). Le numéro du devis supprimé ne sera pas réutilisé (voir page numérotation).

Le bouton Acompte, activé pour tout devis n'ayant pas servi à générer une facture, permet d'enregistrer le versement d'un acompte sur le devis. Au moment de la transformation du devis en facture, il sera pris en compte, et relié automatiquement à la facture nouvellement crée.

Le bouton Relance affiche l'écran de relance des devis.

Le bouton Générer permet de déclencher (selon le paramétrage général) le programme de génération à partir du devis :

• une commande, une facture, un BL complet ou partiel,
• une demande de prix, une commande fournisseur,
• un projet
• ou une intervention.

(Il est possible de créer des devis à partir de commandes et de factures, ou de demandes de prix et de commandes fournisseur.)

En plus des items communs à toutes les pièces, le menu contextuel des devis comprend une option Imprimer la prise en compte (MAC4).

Cet état est notamment utilisé lorsque vous devez faire une opération de maintenance sur un matériel : si le devis est lié à la machine, l'état MAC4 imprime les caractéristiques du matériel, ainsi que l'opération concernée par le devis, détaillée dans les notes de ce dernier.

Le bouton Générer permet de générer une intervention à partir d'un devis.

Les lignes de devis seront reportées dans l'intervention en tant qu'ingrédients.

Si ces lignes contiennent une date et éventuellement une heure (au format JJ/MM/AAAA HH:MM), elles alimenteront les bornes de date de l'ingrédient (dates/heure de début et date/heure de fin).

Le bouton Générer permet de générer une intervention à partir d'un devis.

Par exemple, un devis de nature “Travaux maison” comporte les lignes suivantes :

Le projet généré à partir du devis s'appellera “Travaux maison” (nature du devis), affecté au contact du devis, avec 3 options possibles :

• une seule tâche MO : le projet comportera une seule tâche, “Main d'œuvre”, calculée sur la base de tous les produits considérés comme Main d'œuvre via la famille à laquelle ils sont reliés. En l'occurrence, la tâche aura une durée de 2 jours/homme.
• une tâche par famille : une tâche de MO finition d'1 jour/homme et une tâche de MO peinture de 1 jour/homme seront créées.
• une tâche par produit : une tâche est crée pour chaque produit. Ici, trois tâches seront crées, une tâche “Enduire mur” de 0.5 jour/homme, une tâche “Peinture sdb” de 1 jour/homme, et une tâche “Finitions” de 0.5 jour/homme.

L'écran comporte les données suivantes :

• le client que vous devisez.
• la nature du devis. C'est la nature générale de l'opération dont vous établissez le devis, par exemple “pose d'une porte-fenêtre”, ou “réalisation logiciel”
• la case Brouillon indique que le devis est en cours de rédaction, ou transmissible au client.
• la cas Transmis indique que le devis ait été transmis au client par courrier, mail, ou tout autre moyen. Si cette case est cochée, le devis n'est plus modifiable, sauf privilèges suffisants.
• La date d'échéance du devis. Elle est calculée avec le délai de validité par défaut indiqué dans l'écran de paramétrage de l'application.

L'onglet “Notes” permet d'ajouter une mention sur le devis (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur un devis d'intervention informatique)

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de devis commun à touts les devis (par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application.

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné sur la fiche produit, sauf si la fiche client indique un taux de TVA à appliquer pour le client. Si aucune donnée n'est trouvée, il sera renseigné avec le taux de TVA défini par défaut dans le paramétrage comptable.

Le menu contextuel de la table des items de la fiche devis permet de déclarer certaines lignes de devis comme optionnelles. Ce menu ajoute une chaine spécifique dans les lignes de devis :

• \OPTION\ pour les options dont on veut afficher les prix sur le devis
• \+OPTION\ pour une option dont on ne veut pas afficher le prix

Le montant total du devis ne comprendra pas le montant des options. Les options seront imprimées séparément.

Au moment de la transformation du devis en facture, une pop-up demandera s'il faut prendre en compte les options. Dans le cas où seulement certaines doivent être prises en compte, répondez oui : il sera plus facile de supprimer les options non retenues dans la factures que de les re-créer à l'identique. Les lignes d'option de devis seront signalées par (O) dans la facture, mention que vous pourrez supprimer si nécessaire

Via les actions planifiées, il est possible de générer automatiquement à partir d'un devis des factures à échéances régulières, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bihebdomadaires, etc.

Autres articles “Facturation Client”