Cita

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Los presupuestos son los documentos mediante los cuales su empresa se compromete a realizar, para un cliente, un trabajo definido por un precio acordado.

La pantalla muestra todas las cotizaciones emitidas durante el ejercicio financiero seleccionado.

El botón Depósito, activado para cualquier cotización que no se utilice para generar una factura, le permite registrar el pago de un depósito en la cotización. Cuando la cotización se transforme en factura, se tendrá en cuenta y se vinculará automáticamente a la factura recién creada.

El botón Relanzar muestra la pantalla de recordatorio de cotización.

El botón Generar permite activar (según la parametrización general) el programa de generación a partir de la cotización:

• un pedido, una factura, un BL completo o parcial,
• una solicitud de precio, un pedido de proveedor,
• un proyecto
• o una intervención.

(Es posible crear cotizaciones a partir de pedidos y facturas, o de solicitudes de precios y pedidos de proveedores).

Se autoriza la modificación de una cotización siempre que la cotización no sea enviada al cliente: si se marca la casilla “Enviado” o se ingresa la fecha del acuerdo, la cotización ya no se puede modificar. Solo los usuarios con privilegios de administrador podrán volver a hacerlo editable eliminando la fecha del acuerdo y desmarcando la casilla “Transmitido”.

La eliminación de un presupuesto está autorizada para todos los usuarios (a diferencia de la eliminación de facturas y notas de crédito, reservada a los administradores de Gestan con privilegios de administración de documentos). El número de cotización eliminado no se reutilizará (consulte la página numbering).

El menú contextual de la lista de cotizaciones contiene los elementos comunes a todas las piezas.

También incluye la opción Imprimir consideración, destinada a imprimir la hoja de consideración si la cotización está vinculada al equipo (máquina).

El botón Generar le permite generar una intervención a partir de una cotización.

Las líneas de cotización se informarán en la intervención como ingredientes. Si estas líneas contienen una fecha y posiblemente una hora (en formato DD/MM/AAAA HH:MM), alimentarán las terminales de fecha del ingrediente (fechas/hora de inicio y fecha/hora de finalización).

El botón Generar le permite generar una intervención a partir de una cotización.

Por ejemplo, una cita de “Tarea” incluye las siguientes líneas:

El proyecto generado a partir de la cotización se denominará “Tarea”, asignado al contacto de cotización, con 3 opciones posibles:

• una única tarea MO: el proyecto incluirá una única tarea, “Mano de Obra”, calculada en base a todos los productos considerados como Mano de Obra a través de la familia a la que están vinculados. En este caso, la tarea durará 2 días/hombre.
• una tarea por familia: se creará una tarea MO de acabado de 1 día/hombre y una tarea MO de pintura de 1 día/hombre.
• una tarea por producto: se crea una tarea para cada producto. Aquí, se crearán tres tareas, una tarea de “Revestimiento de paredes” de 0,5 días-hombre, una tarea de “Pintura de baños” de 1 día-hombre y una tarea de “Acabado” de 0,5 días-hombre.

La pantalla contiene los siguientes datos:

• el cliente con el que está tratando.
• la naturaleza de la cotización. Esta es la naturaleza general de la operación que usted está estimando, por ejemplo “instalación de una ventana francesa” o “creación de software”.
• el cuadro Borrador indica que la cotización se está redactando o transmitiendo al cliente.
• el caso Transmitido indica que la cotización fue enviada al cliente por correo postal, correo electrónico o cualquier otro medio. Si esta casilla está marcada, la cotización ya no se podrá modificar, a menos que existan privilegios suficientes.
• La fecha de vencimiento de la cotización. Se calcula con el período de validez predeterminado indicado en la pantalla de configuración de la aplicación.

La pestaña “Notas” le permite añadir una nota al presupuesto (como “Nuestro consejo: reemplace su máquina obsoleta” en un presupuesto de intervención informática)

Es posible imprimir un texto al final de la cotización común a todas las cotizaciones (por ejemplo “Miembro de un centro de gestión autorizado”). Esta etiqueta se configura a través de la pantalla de configuración de la aplicación.

Al ingresar una línea de factura, la tasa de IVA se ingresa con la tasa de IVA ingresada en la hoja del producto, a menos que la hoja del cliente indique una tasa de IVA que se aplicará al cliente. Si no se encuentran datos, se completará con la tasa de IVA definida de forma predeterminada en la configuración de contabilidad.

El menú contextual de la tabla de artículos de la hoja de cotización le permite declarar ciertas líneas de cotización como opcionales. Este menú agrega una cadena específica en las líneas de cotización:

• \OPTION\ para las opciones cuyos precios queremos mostrar en la cotización
• \+OPCIÓN\ para una opción cuyo precio no queremos mostrar

El importe total de la cotización no incluirá la cantidad de opciones. Las opciones se imprimirán por separado.

Al transformar la cotización en factura, una ventana emergente preguntará si se deben tener en cuenta las opciones. Si solo hay que tener en cuenta algunas, responde que sí: será más fácil eliminar las opciones no incluidas en la factura que volver a crearlas idénticas. Las líneas de opción de cotización estarán indicadas con (O) en la factura, mención que podrás eliminar si es necesario

A través de acciones planificadas, es posible generar automáticamente facturas con plazos regulares a partir de un presupuesto, por ejemplo si factura suscripciones anuales, mensuales, quincenales, etc.

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