Factures d'avancement *

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Les factures d'avancement sont largement utilisées dans le secteur du bâtiment, où les montants des chantiers sont souvent très importants. La facturation des gros chantiers est effectuée au fur et à mesure de l'avancement des travaux, afin de lisser l'avance de trésorerie consentie par l'entreprise.

Le principe est le suivant :

• Le client valide un devis, ou une commande
• A partir de ce document validé, vous enregistrez, à fréquence libre (toutes les trois semaines, tous les deux mois, comme vous voulez), un point d'avancement. C'est à dire que pour chaque ligne du devis ou de la commande, vous indiquez le pourcentage de réalisation.
• A partir de ce point d'avancement, vous pouvez générer une facture d'avancement, qui représente le montant des travaux déjà réalisés.

Pour activer la gestion des chantiers, utilisez la combo Chantier du paramétrage général.

Accès : Clients → Avancement chantiers

L'écran affiche tous les devis, ou toutes les commandes (selon le paramétrage général), pour la période spécifiée.

Les boutons de filtre 1 permettent de n'afficher qu'une sélection des pièces en avancement de chantier.

En partie basse sont affichées les différentes situations d'avancement enregistrées.

A l'aide du bouton Nouveau 2, vous pouvez enregistrer un nouvel avancement pour votre chantier.

Le bouton Générer permet de déclencher la génération d'un BL ou d'une facture, pour toutes les lignes de la pièce d'origine, ou seulement pour les lignes avec un avancement supérieur à 0.

Si vous aviez demandé un acompte, vous êtes censé avoir reçu l'acompte avant le démarrage du chantier. Aussi, vous ne pourrez émettre votre première facture que lorsque le pourcentage d'avancement général correspondra à une somme dépassant le montant d'acompte (voir ci-dessous).

Le bouton Supprimer permet de supprimer le dernier point d'avancement enregistré. Dans le cas où ce point d'avancement avait été facturé, la facture correspondante sera mise à zéro.

Vous pouvez saisir directement dans la colonne % avt le pourcentage d'avancement de la ligne, à la date donnée dans Avancement au.

Le bouton Graphe permet d'afficher le graphe de l'avancement du chantier. La partie grise du graphe représente la période entre le dernier point d'avancement affiché, et la date probable d'achèvement du chantier, compte tenu du rythme de l'ensemble des points d'avancement enregistrés.

Dès lors qu'un avancement est enregistré, vous pouvez procéder à la facturation de la situation d'avancement, à l'aide du bouton Générer.

Vous pouvez facturer toutes les lignes, ou seulement les lignes pour lesquelles la quantité à facturer est supérieure à 0 (c'est à dire toutes les lignes avec une quantité non nulle, et un avancement non nul depuis la dernière situation d'avancement).

Dans la facture produite :

• La nature de la facture 1 sera renseignée par le libellé du point d'avancement
• Chaque ligne de facture portera la mention de l'avancement de la ligne 2

Sur le même principe, vous pouvez générer des bons de livraisons qui correspondent à l'avancement enregistré.

Admettons que vous gérez les chantiers à partir des commandes clients. Pour un chantier, vous demandez un acompte de 40%. Comment le faire avec Gestan ? Très simple (comme toujours !).

• Commencez par enregistrer votre commande, avec l'acompte de 40% et transmettez-la à votre client
• Dès le versement de l'acompte, vous pouvez l'enregistrer sur la commande, et éventuellement émettre un récépissé de paiement pour votre client (via le menu contextuel de la liste des écriture)
• Vous pouvez saisir autant de situations d'avancement que vous le souhaitez. Mais vous ne pourrez facturer l'avancement que dès lors que l'avancement du chantier dépassera le pourcentage d'acompte demandé. Dans notre exemple, par exemple vous avez enregistré une situation à date, qui calcule un avancement général de 25%. Vous ne pourrez pas facturer cet avancement.
• Plus tard, vous enregistrez une situation à date, qui calcule un avancement à 50% de votre chantier. Vous pourrez alors faire une première facture de situation. Sur cette facture, la mention de l'acompte général à 40% ne sera pas mentionnée, mais le paiement précédent de l'acompte sur la commande sera bien mentionnée. Le solde à recevoir s'élèvera ici à la différence entre le montant de l'acompte et le pourcentage d'achèvement, soit 10% du total.

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