Factures d'avancement

Pour certains chantiers importants, notamment dans le secteur du bâtiment, ils font l'objet d'une facturation d'avancement, afin de lisser l'avance de trésorerie consentie par l'entreprise.

C'est à dire qu'à fréquence fixe ou selon évolution du chantier, une situation d'avancement est constatée, et une facture est générée à partir de cette situation d'avancement.

Le principe est le suivant :

• Le client valide un devis, ou une commande
• A partir de ce document validé, des situations d'avancement sont enregistrées : pour chaque ligne du devis ou de la commande est indiquée la quantité ou le pourcentage réalisé.
• A partir de ce point d'avancement, une facture d'avancement est générée, représentant le différentiel des travaux réalisés depuis la dernière situation.

Pour activer la gestion des chantiers, utilisez la combo Chantier du paramétrage général.

Vous pouvez gérer les chantiers depuis les devis, ou depuis les commandes, suivant le workflow de votre entreprise.

Accès : Clients → Avancement chantiers

L'écran affiche tous les devis, ou toutes les commandes (selon le paramétrage général), pour la période spécifiée.

L'interrupteur à bascule 1 permet d'afficher soit toutes les pièces de référence, soit seulement celles concernées par le suivi de chantier.

En partie basse sont affichées les différentes situations d'avancement enregistrées.

A l'aide du bouton Nouveau 2, vous pouvez enregistrer un nouvel avancement pour votre chantier.

Le bouton Graphe permet d'afficher le graphe de l'avancement du chantier. La partie grise du graphe représente la période entre le dernier point d'avancement affiché, et la date probable d'achèvement du chantier, compte tenu du rythme de l'ensemble des points d'avancement enregistrés.

Vous pouvez saisir directement dans la colonne rouge (ici % Courant car les saisies sont au pourcentage) le pourcentage d'avancement de la ligne, à la date donnée dans Avancement au.

Le menu contextuel de l'écran permet de saisir des quantités plutôt que des pourcentages.

Le Statut du point de situation est purement indicatif, à l'exception du statut “Ne pas facturer”. Ce statut interdira la génération d'une facture depuis la situation de travaux concernée.

Le bouton Générer de la liste des documents de chantier permet de déclencher la génération d'un BL ou d'une facture, pour toutes les lignes de la pièce d'origine, ou seulement pour les lignes avec un avancement supérieur à 0.

Dès lors qu'un avancement est enregistré, vous pouvez procéder à la facturation de la situation d'avancement, à l'aide du bouton Générer.

Vous pouvez facturer toutes les lignes, ou seulement les lignes pour lesquelles la quantité à facturer est supérieure à 0 (c'est à dire toutes les lignes avec une quantité non nulle, et un avancement non nul depuis la dernière situation d'avancement).

Dans la facture produite :

• La nature de la facture 1 sera renseignée par le libellé du point d'avancement
• Chaque ligne de facture portera la mention de l'avancement de la ligne 2

Sur le même principe, vous pouvez générer des bons de livraisons qui correspondent à l'avancement enregistré.

Dans la version actuelle de Gestan, le principe est le suivant :

• vous demandez un acompte de XX% à votre client
• vous pouvez enregistrer autant de situations de chantier que nécessaire, mais tant qu'elles représenteront un montant inférieur à l'acompte, vous ne les facturez pas
• puis vous faites une situation qui correspond au pourcentage d'acompte demandé
• c'est à partir des situations suivantes que vous pourrez facturer

Admettons que vous gérez les chantiers à partir des commandes clients. Pour un chantier, vous demandez un acompte de 40%. Comment le faire avec Gestan ? Très simple (comme toujours !).

Il n'est possible de supprimer que la dernière situation d'avancement (il faut les supprimer dans l'ordre).

Si la situation d'avancement était liée à une facture, la facture sera mise à zéro (annulation).

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