Contabilidad por partida doble

Aunque no es necesario conocer los principios de la contabilidad por partida doble para introducir asientos contables en Gestan y que estos se contabilicen correctamente, a continuación se expone dicho principio, dirigido a quienes deseen comprender su funcionamiento detallado.

La contabilidad por partida doble es el principio básico del sistema contable utilizado por la mayoría de las empresas y organizaciones.

La autoría del concepto se atribuye a Luca Pacioli, o Luca di Borgo, monje franciscano y brillante matemático que vivía en la Toscana, quien publicó en 1494 la primera obra en la que se detallaban sus principios.

Se basa en la idea de que todo hecho económico puede traducirse en dos flujos de sentido opuesto, en dos cuentas: una de flujo real y otra de flujo financiero.

Una cuenta se representa en forma de cuadro de dos columnas en las que se anotan los movimientos: por convención, a la izquierda se anotan los débitos (del latín «debet»: «debe») y a la derecha los créditos (del latín «credet»: «creerá»). Las cuentas de gastos y de activo aumentan a la izquierda, en el débito; las cuentas de ingresos y de pasivo aumentan a la derecha, en el crédito.

En Gestan, el usuario solo tendrá que registrar los hechos económicos: el programa registra automáticamente las operaciones en el sentido correcto.

En una venta, el documento de referencia es la factura. Esta se traduce en al menos dos movimientos (aparte del IVA):

• uno en la cuenta de venta de bienes, servicios o mercancías;
• la contrapartida en una cuenta de clientes.

Al pagar una factura, el documento de referencia es aquel que acredita el pago: un cheque, una transferencia, un comprobante de caja, etc. Los dos movimientos se realizan en:

• la cuenta de clientes;
• la contrapartida en la cuenta de tesorería (banco o caja).

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Nada mejor que unos ejemplos prácticos para entenderlo, o al menos intentarlo…

En el régimen del IVA sobre los cargos, el IVA es exigible en el momento de la facturación.

Supongamos que emites una factura que incluye 100 (sin IVA) en mano de obra y 200 (sin IVA) en materiales, con un tipo de IVA del 20 %, y que tu cliente te la ha pagado.

Para la factura, contabilizaremos:

• los importes sin IVA de la venta en el haber de la cuenta de ventas (ya que la suma facturada aumentará tu saldo acreedor)
• el importe total del IVA en el haber de la cuenta de IVA repercutido (ya que el estado es inmediatamente acreedor)
• el importe total, IVA incluido, al haber de la cuenta de clientes (ya que el cliente es su deudor)

Y para el pago, contabilizaremos:

• el importe total, IVA incluido, al débito de la cuenta bancaria en la que se ingresará la suma
• el importe total, IVA incluido, al crédito de la cuenta de cliente (ya que su cliente ha aumentado su crédito con usted)

Esta operación se representará de la siguiente manera:

Una vez realizado el pago, la cuenta de cliente queda, por tanto, saldada:

La contabilización se realiza mediante el diario contable, que la presenta así:

En el régimen del IVA al cobro, el IVA es exigible en el momento del cobro de la factura. Por lo tanto, necesitaremos una cuenta adicional: la cuenta de espera del IVA.

Para la misma factura, el IVA ya no se contabiliza en la cuenta de IVA recaudado, ya que no es exigible en el momento de la emisión de la factura, sino en la cuenta de IVA en espera.

Y, en el momento del pago, la parte correspondiente al IVA, por un lado, salda la cuenta de IVA pendiente alimentada por la emisión de la factura y, por otro, se contabiliza en el haber de la cuenta de IVA recaudado.

El diario contable lo reflejaría de la siguiente manera:

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