Encaissements/Décaissements *

Les encaissements et décaissement sont les sommes qui entrent et sortent de vos comptes bancaires ou de votre caisse.

Ces entrées ou sorties peuvent être ventilées en plusieurs sous-écritures.

Plusieurs écrans sont dédiés à la saisie de ces mouvements.

Accès : Compta → Encaiss/Décaiss

L'écran présente les écritures enregistrées, pour le mois et le compte sélectionné.

La liste 1 affiche les comptes bancaires non clôturés (si besoin, vous pouvez afficher les comptes clôturés via le menu contextuel de la liste des comptes).

La zone de recherche 2 permet de filtrer les écritures selon la chaîne saisie (Recherche combinée sur le tiers, le libellé le n° de chèque ou de remise, le montant TTC ou l'ID de l'écriture).

Sur le côté droit de l'écran 3 est affiché le montant du solde du dernier arrêté de compte pour le compte sélectionné dans la liste.

Le champ “Solde courant” est ce montant de dernier arrêté de compte, augmenté de tous les encaissements sur le compte et diminué de tous décaissements, pour toutes les écritures dont la date de mouvement est postérieure strictement à la date de l'arrêté de compte.

Le “pointage” des écritures (ou “rapprochement bancaire”) consiste, quand vous avez reçu votre relevé de banque, à contrôler que les écritures saisies correspondent bien avec le relevé, et que vous avez bien enregistré toutes les écritures figurant dans le relevé. Cette vérification est le premier gage d'une comptabilité strictement exacte.

Le bouton Pointage permet de passer en mode pointage, ou rapprochement bancaire.

Une fenêtre va alors permettre de saisir les données de l'arrêté de compte transmis par votre établissement bancaire.

Il suffit d'entrer la date de fin de l'arrêté, et le montant du solde fin.

Le bouton OK permet de retourner sur l'écran liste des écritures en mode pointage. En haut de l'écran, un point rouge clignote, qui nous indique que nous sommes en mode pointage, et que les montants pointés ne sont pas cohérents avec l'arrêté de compte saisi.

Dans ce mode, il suffit de faire un double-clic sur les écritures de Gestan dont nous constatons la présence dans le relevé de banque. Les écritures passent alors en état “Pointé”. A la fin du pointage, le point rouge passe alors au vert si les montants pointés sont corrects par rapport à l'arrêté de compte.

En cliquant à nouveau sur le bouton Pointer, nous repassons en mode saisie normale, et pouvons utiliser le bouton Relevés pour ouvrir la liste des relevés de compte, sur laquelle nous pouvons vérifier que le solde pointé est bien égal au solde comptabilisé.

• Totaliser la sélection effectue le total des lignes sélectionnés (multisélection possible)
• Attacher une image permet de lier une image ou un pdf (un scan du ticket de caisse, par exemple) à l'enregistrement.
• Lier l'écriture permet de rattacher une écriture à une pièce client ou une pièce fournisseur, et/ou à un projet et une tâche. Lorsque Gestan génère une écriture depuis le bouton Encaisser de la liste des factures, le rattachement est automatique.
• Mode masque permet de masquer/démasquer les écritures avec un double-clic. C'est très pratique au moment du pointage des écritures.
• Passer après la fin d'arrêté permet de passer toutes les écritures non-pointées après la date de fin d'arrêté. C'est très pratique à la fin d'un pointage, pour déplacer toutes les écritures qui avaient été enregistrées à tort avec des dates trop précoces.

Le menu Pour cette écriture permet de :

• planifier une écriture : c'est à dire d'enregistrer une écriture récurrente. Par exemple, si vous payez un abonnement de téléphone chaque mois, vous pouvez enregistrer un décaissement mensuel qui sera généré automatiquement
• ventiler explicitement : c'est à dire déclarer la “composition” d'une écriture, par exemple déclarer que sur une facture d'abonnement internet, XXX euros sont concernés par une tva à 20%, et YYY euros par une TVA à 10%. La ventilation d'une écriture de TVA à décaisser ou remboursée par l'état n'est pas autorisée.

Si l'extension GESTAN_TRESO est présente, il permet également de budgétiser, c'est à dire déclarer que l'écriture considérée est récurrente, et en tenir compte dans vos prévisions de trésorerie.

Le menu Pour la sélection permet entre autre de modifier en bloc une sélection d'écritures, par exemple changer leur imputation.

Le menu Etats écritures permet de déclencher l'impression de nombreux états relatifs aux écritures, et notamment :

• le bon de caisse
• le reçu (ou récépissé)
• le chèque (permet d'imprimer le chèque correspondant à l'écriture sélectionnée sur un papier pré-imprimé).

Enfin, le menu Options écran permet de :

• Solde courant permet d'afficher le solde courant soit en ne tenant compte que des écritures du mois affiché, soit en tenant compte de celles du mois et de toutes les suivantes.
• Afficher permet d'afficher une colonne supplémentaire dans la table, contenant au choix : le n° de chèque, le n° de remise, le code budget, la liaison projet ou pièce.

La date de Règlement est la date de réalisation effective de l'encaissement ou du décaissement. Tandis que la date Document est la date éventuelle du document qui lui est relatif. Pour un encaissement de facture, par exemple, cette date est la date d'émission de la facture (dans ce cas, le champs n'est pas affiché). Mais ce champs est par exemple utile dans le cas où vous avez enregistré un décaissement sans la facture fournisseur correspondante, ou dans le cas où vous avez réglé avec une carte à débit différé.

L'image 1 permet de lier une image à l'écriture, par exemple un scan de la note de frais ou de la facture.

Les voyants 2 et 3 indiquent si l'écriture est pointée ou justifiée. Dans ce cas, ils sont verts.

L'imputation est un libellé “en clair” qui permet de faire le lien entre l'écriture, son code comptable, et son code de contrepartie. Par exemple, nous aurions pu paramétrer ici que l'imputation “Vente de biens” est liée au compte de produit 707 (Vente de marchandises), avec une contrepartie sur le compte 411 (Collectif Clients). Le menu contextuel de la combo “Imputation” permet de créer de nouvelles imputations, si nécessaire.

Le régime permet de distinguer s'il s'agit d'arrhes, d'acompte, ou d'autre chose. Il s'agit d'une information pour mémoire, sans implication comptable.

Le tiers est la personne concernée par l'écriture, celle qui vous règle ou celle que vous payez. Dans le cas d'une facture, le tiers est automatiquement le client de la facture. Dans le cas d'une écriture sans pièces particulière (par exemple une note de restaurant), vous pouvez choisir un tiers enregistré dans votre base contact, ou saisir un simple libellé.

Le mode de paiement conditionne la saisie d'informations en rapport. Par exemple, le mode de paiement “par chèque” permet de saisir un code banque, un n° de chèque, et un éventuel n° de bordereau de remise.

La TVA peut être pré-affichée en fonction de l'imputation. Pour les TVA qui ne sont pas aux taux standards, sélectionnez “Autre” dans la combo TVA : vous pourrez alors saisir séparément un montant TTC et un montant HT, le taux définitif de la TVA sera calculé au moment de la validation de l'écriture.

Le bas de la fiche 4 présente les liaisons éventuelles de l'écriture, avec une facture, un ticket de caisse, ou une note de frais. Dans le cas d'une écriture ventilée, un voyant indique la validité de la ventilation. Un cadenas est affiché dans le cas où l'écriture n'est plus modifiable (écriture verrouillée).

Dans Gestan, l'ensemble des données comptables est stockée dans la devise spécifiée dans le paramétrage général. Mais comment réaliser un encaissement dans une autre monnaie que la monnaie de référence ?

Pour ce faire, une fois que le montant est renseigné dans la zone Montant TTC, faites un clic droit sur la zone (ou utilisez la touche F2), qui ouvrira l'écran ci-dessous.

Indiquez la devise dans laquelle vous voulez convertir le montant initial. Le bouton 1 permet de rechercher le cours du jour de la devise précisée (via le site de la banque européenne. Nécessite une connexion Internet).

Si le client vous règle, saisissez le montant dans la zone Réglé. La zone A rendre vous affiche alors le montant que vous devez rendre.

Le bouton Valider alimentera la zone Montant TTC de la fiche écriture avec le montant converti.

Quand vous utilisez le bouton d'encaissement de la liste des factures, un enregistrement d'encaissement est généré, avec une liaison automatique vers la facture réglée : lorsque vous demandez l'affichage des paiements pour telle ou telle pièce, cela permet d'afficher les écritures liées à la pièce.

Il est possible de supprimer et de créer manuellement ces liaisons. En cas de création d'une liaison vers une facture, qui solderait la facture, le statut de la facture sera mis à “réglé”. En cas de suppression d'une liaison vers une facture réglée, le statut de la facture sera mis à “règlement en attente”.

Mémoriser les codes banques des chèques qui vous sont remis. Pour ceci, faites un clic droit sur la zone “code banque”.

Taux de TVA bancals. Si vous avez une écriture avec par exemple un TTC à 15.95, et un HT à 15.12, Gestan va vous afficher un taux de TVA de 5.49, car il est calculé sur les valeurs fournies, et arrondi (le taux est de 5.48941). Pour retrouver un taux de 5.5%, utilisez le menu contextuel du montant TTC Appliquer une TVA. Ce menu va vous permettre de saisir un taux de TVA. Un montant HT non arrondi sera calculé (mais la somme affichée sera toujours de 15.12), et le taux de TVA sera à sa valeur correcte, soit 5.5%

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