Asientos contables

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Los asientos contables representan los flujos que entran y salen de sus cuentas bancarias o de su caja registradora.

Varias pantallas están dedicadas a introducir estos movimientos.

La pantalla presenta las entradas registradas para el mes y la cuenta seleccionada.

La lista 1 muestra cuentas bancarias no cerradas. El menú contextual de la lista le permite mostrarlos todos.

El cuadro de búsqueda 2 le permite filtrar las entradas según la cadena introducida (búsqueda combinada por tercero, el texto, el número de cheque o remesa, el importe con impuestos incluidos o el ID de la entrada).

En el lado derecho de la pantalla 3 se muestra el monto del saldo del último estado de cuenta de la cuenta seleccionada en la lista.

El campo “Saldo actual” es este monto del último estado de cuenta, incrementado por todos los ingresos de la cuenta y reducido por todos los desembolsos, para todas las entradas cuya fecha de movimiento sea estrictamente posterior a la fecha del estado de cuenta.

La “comprobación” de asientos (o “conciliación bancaria”) consiste, cuando haya recibido su extracto bancario, en comprobar que los asientos introducidos corresponden con el extracto y que ha registrado todos los asientos que aparecen en el extracto.

Por ejemplo, recibimos el extracto de cuenta de nuestro banco, que nos decía que teníamos 100 euros en nuestra cuenta bancaria el 12/01/2023, y 90 euros el 12/04/2023.

El botón Puntuación le permite cambiar al modo de puntuación o conciliación bancaria.

Gestan comenzará pidiéndonos que creemos un extracto de cuenta, en el que incluiremos la información transmitida por el banco, es decir, los saldos inicial y final. Lo ingresamos de la siguiente manera:

Esto nos permite volver a la pantalla de lista de entradas en modo de señalización. En la parte superior de la pantalla parpadea un punto rojo, lo que nos indica que estamos en modo contabilidad, y que los montos señalados no coinciden con el estado de cuenta ingresado.

En este modo, lo único que tienes que hacer es hacer doble clic en las entradas de Gestan que vemos presentes en el extracto bancario. Luego, las entradas pasan al estado “puntiagudo”. Al final del cómputo, el punto rojo se vuelve verde si los importes indicados son correctos en relación con el estado de cuenta.

Al hacer clic nuevamente en el botón Señalar, volvemos al modo de ingreso normal, y podemos usar el botón Estados de cuenta para abrir la lista de estados de cuenta, en la que podemos comprobar que el saldo señalado es efectivamente igual. al saldo registrado.

• Totalizar selección realiza el total de las líneas seleccionadas (es posible la selección múltiple)
• Adjuntar una imagen te permite vincular una imagen o un pdf (un escaneo del recibo, por ejemplo) a la grabación.
• Vincular entrada le permite vincular una entrada a un documento de cliente o de proveedor, y/o a un proyecto y una tarea. Cuando Gestan genera una entrada desde el botón Efectivo en la lista de facturas, el archivo adjunto es automático.
• Modo de máscara le permite ocultar/desenmascarar entradas con un doble clic. Esto es muy práctico a la hora de señalar entradas.
• Aprobar después del final del estado de cuenta le permite pasar todas las entradas no puntiagudas después del final de la fecha del estado de cuenta. Esto es muy práctico al final de un recuento, para desplazar todas las entradas que se habían registrado erróneamente en fechas demasiado tempranas.

El menú Para escribir este artículo le permite:

• planificar una publicación: es decir, registrar una publicación recurrente. Por ejemplo, si pagas una suscripción telefónica cada mes, podrás registrar un desembolso mensual que se generará automáticamente
• desglosar explícitamente: es decir, declarar la “composición” de una entrada, por ejemplo declarar que en una factura de suscripción a Internet, XXX euros están afectados por el 20% de IVA, y YYY euros por el 10% de IVA. No se autoriza el desglose de un asiento del IVA a pagar o reembolsar por el Estado.

Si está presente la extensión GESTAN_TRESO también permite presupuestar, es decir, declarar que la entrada considerada es recurrente, y tenerlo en cuenta en tus previsiones.

El menú Para selección permite, entre otras cosas, modificar una selección de entradas de forma masiva, por ejemplo cambiando su imputación.

El menú Estados de escritura permite activar la impresión de numerosos estados relacionados con las publicaciones y, en particular:

• el recibo de efectivo
• el recibo (o recibo)
• el cheque (permite imprimir el cheque correspondiente al asiento seleccionado en papel preimpreso).

Finalmente, el menú Opciones de pantalla te permite:

• Saldo actual le permite mostrar el saldo actual ya sea teniendo en cuenta solo las entradas del mes mostrado, o teniendo en cuenta las del mes y todos los siguientes.
• Mostrar le permite mostrar una columna adicional en la tabla, que contiene lo siguiente: el número de cheque, el número de descuento, el código de presupuesto, el proyecto o enlace de pieza.

La fecha de Liquidación es la fecha de finalización efectiva del cobro o desembolso. Mientras que la fecha del Documento es la fecha posible del documento relacionado con él. Para un cobro de factura, por ejemplo, esta fecha es la fecha de emisión de la factura (en este caso, el campo no se muestra). Pero este campo es útil por ejemplo en el caso de que hayas registrado un desembolso sin la correspondiente factura del proveedor, o en el caso de que hayas pagado con tarjeta de débito diferido.

La imagen 1 le permite vincular una imagen a la entrada, por ejemplo un escaneo del informe de gastos o de la factura.

Las luces 2 y 3 indican si el escrito es puntual o justificado. En este caso son verdes.

La imputación es una redacción “clara” que permite establecer el vínculo entre la entrada, su código contable y su código de contraparte. Por ejemplo, aquí podríamos haber configurado que la asignación “Venta de bienes” esté vinculada a la cuenta de producto 707 (Venta de bienes), con una contrapartida en la cuenta 411 (Clientes Colectivos). El menú contextual del combo “Imputación” le permite crear nuevas imputaciones, si es necesario.

El régimen te permite distinguir si se trata de un depósito, un depósito u otra cosa. Esta es información para el registro, sin implicaciones contables.

El tercero es la persona involucrada en la redacción, la que te paga o la que pagas tú. En el caso de una factura, el tercero es automáticamente el cliente de la factura. En el caso de una entrada sin documentos específicos (por ejemplo, una factura de restaurante), puedes elegir un tercero registrado en tu base de datos de contactos, o introducir una simple descripción.

El método de pago determina el ingreso de información relacionada. Por ejemplo, el método de pago “por cheque” le permite ingresar un código bancario, un número de cheque y un posible número de comprobante de pago.

El IVA se puede previsualizar según el cargo. Para el IVA que no tiene tipos estándar, seleccione “Otro” en el combo de IVA: luego podrá introducir un importe con IVA incluido y un importe sin IVA por separado; el tipo de IVA final se calculará en el momento de la validación de la entrada.

La parte inferior de la hoja 4 presenta las posibles conexiones del escrito, con una factura, un recibo o un informe de gastos. En el caso de escritura averiada, una luz indica la validez de la avería. Se muestra un candado si la entrada ya no se puede modificar (entrada bloqueada).

En Gestan, todos los datos contables se almacenan en la moneda especificada en la configuración general. Pero ¿cómo se puede realizar un cobro en una moneda distinta a la moneda de referencia?

Para hacer esto, una vez ingresado el monto en el área Monto incluyendo impuestos, haga clic derecho en el área (o use la tecla F2), lo que abrirá la pantalla a continuación.

Indique la moneda a la que desea convertir el importe inicial. El botón 1 le permite buscar el tipo de cambio diario de la moneda especificada (a través del sitio web del banco europeo. Requiere una conexión a Internet).

Si el cliente le paga, ingrese el monto en el cuadro Pagado. El área Para devolver muestra el monto que debes devolver.

El botón Validar completará el área Monto que incluye impuestos del formulario de inscripción con el monto convertido.

Cuando utiliza el botón de cobro en la lista de facturas, se genera un registro de cobro, con un enlace automático a la factura pagada: cuando solicita la visualización de los pagos de tal o cual documento, esto le permite mostrar los asientos relacionados con el parte.

Es posible eliminar y crear manualmente estas conexiones. En caso de creación de un enlace a una factura, que liquidaría la factura, el estado de la factura se establecerá en “liquidado”. Si se elimina un enlace a una factura pagada, el estado de la factura se establecerá en “pago pendiente”.

Memorice los códigos bancarios de los cheques que le entregan. Para hacer esto, haga clic derecho en el área “código bancario”.

Tipos de IVA inestables. Si tiene una entrada con, por ejemplo, un IVA incluido de 15,95 y un IVA no incluido de 15,12, Gestan le mostrará un tipo de IVA de 5,49, porque se calcula sobre los valores proporcionados y se redondea (el tipo es 5.48941). Para encontrar una tasa del 5,5%, utilice el menú contextual para el importe con impuestos incluidos Aplicar IVA. Este menú le permitirá ingresar una tasa de IVA. Se calculará un importe no redondeado sin IVA (pero el importe mostrado siempre será 15,12) y el tipo del IVA será el valor correcto, es decir, 5,5%.

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