Factures d'acompte *

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Une “facture d'acompte” est utilisée soit comme document présenté au client afin qu'il règle l'acompte demandé, soit comme un document une fois le paiement de l'acompte réalisé, afin qu'il puisse justifier de sa sortie comptable.

C'est pratique, mais conceptuellement erroné (voir détail ci-dessous), issu d'une exigence administrative abusive. En effet, vous ne facturez jamais un acompte, mais une fourniture complète.

Ce qui serait acceptable, c'est d'émettre plusieurs factures, sur le modèle des factures de situation utilisées dans le secteur de la construction. Ou d'émettre des récépissés de paiement, s'il s'agit pour le client de justifier un décaissement.

Les factures d'acompte sont cependant largement pratiquées dans certains secteurs d'activité, bien que leur forme ne soit pas toujours réglementaire. Il existe plusieurs méthodes pour traiter ce cas, partons d'un exemple d'une facture de 100 euros avec un acompte de 20.

La facture d'acompte ne se comptabilise pas, elle est émise lors de la perception de l'encaissement de ce dernier. Elle possède un n° d'ordre chronologique distinct de celui des factures. La transcription du versement des acomptes permet notamment de récupérer les montants de TVA quand on est en régime sur les encaissements.

Intégrer la nouvelle méthode pour les factures d'acompte.

Elle consiste tout simplement à émettre autant de factures indépendantes que nécessaire.

Ici, vous émetteriez une facture 1 de 10 euros, puis une facture 2 de 90 euros.

Cette méthode est très facile dans le cas d'une facture avec peu de lignes, mais devient plus ardue dans le cas d'une facture avec de nombreuses ligne. Dans ce dernier cas, il faut utiliser une pièce de référence (un devis ou une commande, voire un BL) pour générer les diverses factures.

A partir d'un devis, par exemple, vous procéderiez ainsi :

• établissement d'un devis, et validation par le client
• génération d'une facture à partir du devis
• application, via le menu contextuel de la table des lignes de factures (Données → Modifier les lignes), d'un pourcentage sur les quantité correspondant à l'acompte demandé, ici 10%
• transmission de la facture, éventuellement nommée “facture d'acompte” via le menu contextuel de la table des factures (Impression de mentions spécifiques)
• puis, génération d'une nouvelle facture à partir du même devis précédent
• application, via le menu contextuel de la table des lignes de factures, d'un pourcentage sur les quantité correspondant à celui restant, ici 90%
• transmission de la seconde facture au client.

Elle s'effectue selon le processus suivante :

1. Vous émettez un devis, qui mentionne le montant ou le pourcentage d'acompte que vous souhaitez.
2. Le client vous retourne ce devis avec son accord.
3. Dès l'accord reçu du client, vous générez la facture à partir du devis, et vous transmettez la facture : Gestan vous demandera si vous souhaitez transmettre une facture d'acompte : répondez oui : la facture transmise sera une “facture d'acompte”.
4. Quand il vous transmettra le montant de l'acompte, ou s'il vous l'avait déjà transmis avec son accord sur le devis à l'étape 2, encaissez-le sur la facture.
5. Quand vous aurez terminé les travaux prévus, transmettez de nouveau la même facture. Gestan sachant que l'acompte a déjà été transmis, générera une facture normale.

• Nous faisons un devis de 300 HT, dans lequel nous demandons un acompte de 20% (60, Gestan le calcule automatiquement).
• Le client accepte ce devis. Nous notons la date d'accord dans la zone Accepté le du devis
• Nous générons une facture à partir du devis. C'est le même montant que le devis, avec le même montant de demande d'acompte
• Lors de l'impression ou de la transmission par mail, Gestan affichera le message suivant :

Si vous répondez Oui, la facture qui sera imprimée ou transmise aura cette aspect :

La facture porte la mention “Facture d'acompte”, et le bas de facture mentionne le montant total de l'acompte à régler.

• Quand vous recevez l'acompte (ce peut être le même jour que la réception de l'accord du client, donc le même jour que l'émission de la facture), procédez à l'encaissement de l'acompte, à l'aide du bouton Encaiss de la liste des factures. Ce bouton va ouvrir l'écran d'encaissement, avec l'ensemble des champs renseignés par défaut :

Sur cet écran, vérifiez les éléments, puis cliquez sur Valider.

• Quand vous aurez terminé les travaux, il vous suffira de transmettre la même facture au client : elle portera la mention des règlements effectués, et du solde à régler. Dès que l'acompte est réglé, Gestan n'imprime plus la mention “facture d'acompte”. Si une édition est souhaitée après encaissement de l'acompte, il faut éventuellement supprimer le paiement, imprimer la facture d'acompte, et réenregistrer le paiement.

Pour toute facture, il est possible de définir un échéancier de facturation, dont le nombre d'échéance, la périodicité, et les montants sont librement définissables.

Si vous voulez, pour une facture, demander un acompte et définir un échéancier de paiement, la méthode est donc très simple :

1. établir un devis mentionnant un montant d'acompte
2. établir une facture à partir du devis
3. attacher à la facture un échéancier comportant le versement de l'acompte comme première échéance

Le résultat sera la publication, en bas de le facture, de l'échéance à régler, comme ci-dessous.

A noter que, selon les options de paramétrage, l'échéancier complet peut être imprimé (au dessus de la notification de l'échéance à régler).

Un acompte (on peut aussi parler d'“avance”) est tout paiement partiel qui survient lors de la conclusion du contrat de vente ou après sa conclusion. C'est un versement “à valoir” sur un achat. Il est impossible de renoncer à l'achat du produit dès lors que l'acompte est versé, sauf si un nouvel accord est trouvé avec le vendeur (hors crédit à la consommation).

Il est possible de rembourser un acompte, avec une indemnité éventuelle, si le vendeur manque à son obligation principale (la livraison d'un produit, notamment).

L'acompte (et son montant) doit être mentionné comme tel dans le contrat de vente, à défaut les sommes versées initialement peuvent être considérées par l'acheteur comme des arrhes (Dans ce dernier cas, l'acheteur perd l'intégralité de la somme versée s'il annule sa commande ou se rétracte).

La TVA est exigible dès le paiement de l'acompte, ou dès l'émission du contrat de vente qui le prévoit, selon votre mode d'imposition à la TVA.

Article 289 du CGI

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