Facturas de depósito

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Una “factura de depósito” se utiliza ya sea como documento presentado al cliente para que pague el depósito solicitado, o como documento una vez realizado el pago del depósito, para que pueda justificar su salida contable.

Es práctico, pero conceptualmente erróneo (véanse los detalles a continuación), como resultado de un requisito administrativo abusivo. De hecho, nunca cobras un depósito, sino un suministro completo.

Lo que sería aceptable es emitir varias facturas, similares a las facturas de estado utilizadas en el sector de la construcción. O emitir recibos de pago, si el cliente necesita justificar un desembolso.

Sin embargo, las facturas de anticipo son muy utilizadas en determinados sectores de actividad, aunque su forma no siempre es reglamentaria. Existen varios métodos para gestionar este caso, comencemos con un ejemplo de factura de 100 euros con un depósito de 20.

Consiste simplemente en emitir tantas facturas independientes como sean necesarias.

Aquí emitirías la factura 1 por 10 euros, luego la factura 2 por 90 euros.

Este método es muy sencillo en el caso de una factura con pocas líneas, pero se vuelve más difícil en el caso de una factura con muchas líneas. En este último caso, deberá utilizar un documento de referencia (un presupuesto o un pedido, o incluso un BL) para generar las distintas facturas.

A partir de una cotización, por ejemplo, se procedería de la siguiente manera:

• establecimiento de una cotización y validación por parte del cliente
• generación de una factura a partir de la cotización
• aplicación, a través del menú contextual de la tabla de líneas de factura (Datos → Modificar líneas), de un porcentaje sobre las cantidades correspondientes al depósito solicitado, aquí 10%
• transmisión de la factura, posiblemente denominada “factura de depósito” a través del menú contextual de la tabla de facturas (Impresión de información específica)
• luego, generación de una nueva factura a partir de la misma cotización anterior
• aplicación, a través del menú contextual de la tabla de líneas de factura, de un porcentaje sobre las cantidades correspondientes al restante, aquí 90%
• transmisión de la segunda factura al cliente.

Se lleva a cabo según el siguiente proceso:

1. Emites una cotización, en la que se menciona el monto o porcentaje de depósito que deseas.
2. El cliente le devuelve este presupuesto con su conformidad.
3. Tan pronto como recibe el acuerdo del cliente, genera la factura a partir del presupuesto y transmite la factura: Gestan le preguntará si desea enviar una factura de depósito: responda que sí: la factura transmitida será un “depósito factura ”.
4. Cuando te envíe el importe del depósito, o si ya te lo había enviado con su acuerdo sobre la cotización en el paso 2, recógelo en la factura.
5. Cuando hayas completado el trabajo planificado, vuelve a enviar la misma factura. Gestan, sabiendo que el depósito ya ha sido enviado, generará una factura normal.

• Hacemos un presupuesto de 300 sin IVA, en el que solicitamos un depósito del 20% (60, Gestan lo calcula automáticamente).
• El cliente acepta esta cotización. Anotamos la fecha del acuerdo en el área Aceptado el del presupuesto.
• Generamos una factura a partir de la cotización. Este es el mismo monto que la cotización, con el mismo monto de solicitud de depósito.
• Al imprimir o enviar por correo electrónico, Gestan mostrará el siguiente mensaje:

Si responde Sí, la factura que se imprimirá o transmitirá se verá así:

La factura está marcada como “Factura de depósito” y en la parte inferior de la factura se menciona el monto total del depósito a pagar.

• Cuando reciba el depósito (este puede ser el mismo día de la recepción del acuerdo del cliente, por lo tanto el mismo día en que se emite la factura), proceda a cobrar el depósito, utilizando el botón Efectivo en la lista de facturas. Este botón abrirá la pantalla de pago, con todos los campos completados por defecto:

En esta pantalla, verifique los elementos y luego haga clic en Validar.

• Cuando hayas finalizado el trabajo, solo deberás enviar la misma factura al cliente: en ella se indicarán los pagos realizados y el saldo a pagar. Una vez pagado el depósito, Gestan ya no imprime la palabra “factura de depósito”. Si desea realizar una edición después de recibir el depósito, es posible que deba eliminar el pago, imprimir la factura del depósito y volver a registrar el pago.

Para cualquier factura, es posible definir un programa de facturación, que incluye el número de fechas de vencimiento, la frecuencia y los importes se pueden definir libremente.

Si deseas, para una factura, solicitar un depósito y definir un calendario de pagos, el método es muy sencillo:

1. establecer una cotización mencionando el monto del depósito
2. establecer una factura basada en la cotización
3. adjuntar a la factura un cronograma que incluya el pago del depósito como primera fecha de vencimiento

El resultado será la publicación, al pie de la factura, de la fecha de vencimiento a pagar, como se indica a continuación.

Tenga en cuenta que, dependiendo de las opciones de configuración, se puede imprimir el cronograma completo (arriba de la notificación de la fecha de vencimiento a pagar).

Un depósito (también podemos hablar de “anticipo”) es cualquier pago parcial que se produce al concluir el contrato de compraventa o después de su celebración. Es un pago “para ser utilizado” en una compra. Es imposible renunciar a la compra del producto una vez pagado el depósito, salvo que se llegue a un nuevo acuerdo con el vendedor (excluido el crédito al consumo).

Es posible reembolsar una fianza, con posible compensación, si el vendedor incumple su obligación principal (entrega de un producto, en particular).

El depósito (y su importe) debe mencionarse como tal en el contrato de compraventa, de lo contrario, las sumas pagadas inicialmente pueden ser consideradas por el comprador como un depósito (en este último caso, el comprador pierde la totalidad del depósito). si cancela su pedido o se retira).

El IVA se debe pagar al pagar el depósito o al emitir el contrato de venta que lo establece, dependiendo de su método de imposición del IVA.

Artículo 289 del CGI

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