Export SEPA

Ceci est une ancienne révision du document !

Gestan permet de générer les fichiers XML à transmettre à voter banque, pour que vous puissiez effectuer :

le prélèvements automatiques des montants qui vous sont dus par vos clients,
le paiement automatique des montants que vous devez à vos fournisseurs.

Pour prélever vos clients via des prélèvements SEPA, il vous faut tout d'abord obtenir un ICS (Identifiant Créancier SEPA), à demander à votre banque référent (en France, c'est la Banque de France). Enregistrez cet ICS dans le paramétrage général de Gestan.

Puis faites signer à chacun de vos clients un mandat SEPA : Mandat SEPA exemple 1 - Mandat SEPA exemple 2. Vous pouvez faire signer ce mandat par voie postale ou électronique.

Lorsque le mandat est signé, ouvrez la fiche du client.

Tout d'abord, enregistrez son BIC et son IBAN dans sa fiche, puis sélectionnez “Prélèvement” comme mode de paiement, et enregistrez :

la date de signature du mandat.
le n° de référence unique de mandat (RUM). Il s'agit d'un identifiant sur 35 caractères.

Le couple ICS/RUM doit être unique pour chaque contact. Vous pouvez utiliser une RUM unique pour toutes les opérations pour le client, sans distinction de nature. Il est donc possible, par exemple, d'utiliser comme RUM un libellé correspondant au service que vous apportez au client, ou votre raison sociale, avec la date/heure de signature, par exemple (pour votre client, cela lui sera plus utile qu'une codification absconse qu'il retrouvera sur son relevé de compte).

📍Théoriquement, un mandat est automatiquement caduc au bout de 36 mois d'inactivité.

Accès : Comptabilité → Exporter → Export SEPA

Sur l'écran, sélectionnez le compte bancaire pour lequel vous voulez réaliser l'opération.

La date d'opération (date à laquelle l'opération de prélèvement est demandée) est pré-affichée au lendemain de la date du jour. En effet, certaines banques refusent les prélèvements à la date du jour. Vous pouvez la changer si votre banque l'accepte.

Sélectionnez “Prélèvement” comme type de Mouvement si vous voulez générer un fichier de prélèvement automatique de vos clients, et le Type d'opération qui convient (Core, B2B, ou automatique).

La coche Ajout ID permet d'intégrer le n° de la pièce dans le libellé “Nature”. Ainsi, les libellés “Nature” des pièces sont préfixés de Cxxxx, avec xxxx= n° de la facture.

La coche Non échues permet d'intégrer à la remise, ou pas, les pièces qui sont échues à la date d'opération spécifiée.

Sélectionnez une plage de dates.

Les coches Réglées, Tts modes, et Impayées devraient être toujours décochées, car elles permettent, pour la première, de voir aussi les pièces réglées, pour la seconde de voir les pièces quel que soit le mode de paiement (non-uniquement pour le prélèvement SEPA) et pour la troisième de voir les factures marquées comme impayées.

Quand vous cliquez sur le bouton Afficher, l'écran est alimenté avec les pièces correspondantes. Par exemple, si vous sélectionnez le type “Prélèvement”, toutes les factures en prélèvement de la plage de date sélectionnée sont affichées, avec les informations SEPA correspondantes.

L'écran présélectionne les pièces qui devraient faire partie de la remise. Sont exclues de la pré-sélection celles qui sont déjà réglées, ou pour qui manquent les informations bancaires ou SEPA.

Les éventuelles factures en anomalie sont affichées en rouge.

Le bouton Exporter génère un fichier SEPA_xxxxxx_[date]_[heure].txt produit dans le répertoire de sortie. Il vous faudra transmettre ce fichier à votre banque, en général via le backend de la banque.

Il est vivement recommandé d'éditer l'état correspondant FAC5, afin de conserver une trace des demandes de virement émis. En effet, tant que vous n'avez pas indiqué qu'une facture est encaissée, vous pouvez effectuer une demande de virement (vous pourriez effectuer cette demande en double).

A la fin du traitement, le programme vous demandera si vous voulez valider la remise : cela consistera à enregistrer le n° de bordereau SEPA, qui sera incrémenté de 1 à la prochaine remise.

Prenons le cas suivant : votre client vous demande un paiement fractionné pour votre facture de 1000 euros.

Si vous aviez accepté, et convenu par exemple de deux paiements de 500 euros, modifiez tout simplement le montant TTC dans la table. Ainsi, le fichier d'export comportera la bonne somme à prélever.

Il faudra cependant vous souvenir (pour cela, vous pouvez enregistrer une anomalie sur la facture), quand vous recevrez l'arrêté de compte de votre banque, qui comporte en général une seule ligne pour tout le fichier de prélèvement, que votre client vous a réglé 500 euros, et non 1000. Lorsque vous ferez un nouveau fichier SEPA, la facture incomplètement réglée apparaîtra bien dans la liste, pour le montant résiduel, ici de 500 euros.

La norme SEPA comprend une notion de récurrence : au début de l'application de cette norme, il fallait traiter séparément les clients prélevés la première fois, la dernière fois, ainsi que ceux prélevés de manière récurrente et ceux de manière ponctuelle.

Il fallait prélever en FIRST les clients prélevés pour la première fois, mais qui doivent être prélevés par la suite de manière récurrente. Et il fallait ensuite passer en RECUR, puis en FNAL pour le dernier prélèvement. Pour un prélèvement ponctuel, c'est du OOFF.

Normalement, le séquençage en FIRST puis RECUR n'est plus obligatoire : vous pouvez passer vos demandes directement en RECUR. Cependant, certaines banques peuvent avoir conservé cette norme.

Gestan calcule la récurrence probable : si une facture précédent la facture concernée est trouvée avec un mode de paiement par prélèvement, la récurrence est mise à RECUR, sinon elle est mise en FIRST. Cependant, le contrôle de la récurrence et le signalement des prélèvements FNAL ou 00FF doivent être effectués par l'opérateur.

Le menu contextuel de la table permet de passer une sélection de prélèvement à la récurrence choisie.

La norme SEPA

La norme SEPA (Single Euro Payments Area) est un standard européen qui harmonise les virements et les prélèvements en euros. Elle permet d'effectuer des transactions financières partout en Europe : les 27 États membres de l'Union européenne, les pays membres de l'espace économique européen (Islande, Liechtenstein, Norvège), et quelques pays tiers (Royaume-Uni, Suisse, Monaco, Saint-Marin, Andorre et le Vatican).

Elle s'appuie sur des fichiers au format XML à la norme ISO 20022, qui permettent de réaliser:

des virements SEPA (SCT - SEPA Credit Transfer) : transfert d'un compte à un autre sous un jour ouvrable.
des virements instantanés SEPA (Inst-SCT) : transfert de fonds en moins de 10 secondes (devenu la norme obligatoire en émission et en réception pour l'ensemble des banques européennes.
des prélèvement SEPA (SDD - SEPA Direct Debit), en version Core (pour les particuliers) et en version B2B (pour les professionnels) : utilisé pour régler les factures récurrentes.

Depuis 2026, la migration vers l'ISO 20022 impose une structuration stricte des adresses postales dans les flux financiers pour renforcer la conformité.

L'histoire de cette norme est singulièrement chaotique : jusqu'en 2014, les banques utilisaient le format CFONB (toujours utilisé pour certaines transactions). C'était un fichier à plat, simple, et lisible. Or les instances européennes, en l'occurrence l'EPC (European Payment Concil), ont décrété qu'il fallait plus compliqué, et créèrent le format SEPA, à la sauce XML, alors très à la mode.

Très mal conçue au départ, la norme SEPA a été modifiée au fil de l'eau, les absurdités majeures en étant retirées au fur et à mesure des protestations, mais son adoption, prévue en février au 1/2/2014, a du être décalée de 6 mois. Nos développeurs se souviennent des cheveux qu'ils ont perdu à cette époque !

Il en résulte que toute personne disposant de votre numéro de compte peut l'intégrer dans un fichier de prélèvement, et ainsi ponctionner votre compte, les vérifications de mandat SEPA n'étant pas effectuées par les établissements bancaires. Vous n'aurez connaissance du virement qu'après qu'il ait été exécuté. En cas de faillite d'un état, c'est ce qui lui permettrait de ponctionner directement vos comptes bancaires sans votre accord : c'est ce qui s'est passé à Chypre en 2013.

Référence : Comité Français d'Organisation de de Normalisation Bancaire - CFONB

//Accès : Comptabilité → Exporter → Import prélèvement //

2 Indiquer le fichier XML transmis à la banque pour mise au paiement.

3 La date de règlement correspond à la date où la remise est créditée sur le compte.

4 Permet de charger le contenu du fichier.

Dans la table, les factures mises au prélèvement et présentes dans le fichier apparaissent telles que sur le bordereau généré depuis Gestan

5 Sélectionner les lignes concernées une par une, clic droit > supprimer la ligne dans la cas de prélèvement rejettés. Cette manipulation exclut donc les factures rejetées de l'encaissement automatique. Les factures ne seront pas traitées comme encaissées et l'écriture ne sera pas générée également.

6 Permet de lancer la procédure.

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