Contabilidad con Gestan: los principios fundamentales

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Para ir más allá: Presentación general de las funciones contables de Gestan.

Gestan viene con un plan de cuentas predeterminado y una lista de códigos contables a utilizar. A través de la pantalla de gestión del plan de cuentas, puedes modificar todas las cuentas o cargar otro plan de cuentas, dependiendo de tu país. El plan de cuentas de OHADA está disponible.

La configuración de contabilidad se basa en unas pocas pantallas sencillas:

• La configuración de clases y cuentas, que le permitirá definir clases de contabilidad (si son diferentes de las predeterminadas), diarios y cuentas específicas para usar
• Configurar diarios contables, muy sencillo
• La configuración de tipos de IVA, y cualquier código contable vinculado a ellos, por tipo
• Las imputaciones contables, que permiten establecer un vínculo entre una naturaleza de flujo (por ejemplo, “alquiler de oficinas” o “ventas en el mercado”) y los códigos contables utilizados para las operaciones. .
• Si quieres profundizar en las asignaciones contables, puedes configurar conexiones contables

Se recomienda realizar esta configuración, en particular las imputaciones y posibles vínculos contables, con su contable. Si es necesario, los equipos de Gestan están a su disposición para ayudarle con esta configuración (ver asistencia contable).

Gestan permite introducir facturas y abonos de clientes, facturas y abonos de proveedores, y registrar cobros y desembolsos vinculados a estos documentos, así como cualquier otro recibo o desembolso.

La entrada de entradas se realiza en tres sencillos pasos:

El primer paso consiste en introducir recibos/desembolsos, por ejemplo, pagué 1000€ de alquiler mensual de oficina, o este cliente me pagó esta factura.

Normalmente se realiza en el tiempo (lo que le permite informarle del estado de su flujo de caja en tiempo real), a través de la pantalla de listado de entradas en "modo normal".

Las imputaciones (es decir, una etiqueta simple para designar la naturaleza del gasto o ingreso, por ejemplo “EDF”, “Estacionamiento” o “Ingresos Pro”) permiten vincularlas automáticamente a los códigos contables apropiados.

Los asientos se pueden desglosar, es decir teniendo en cuenta su carácter compuesto en cuanto a contabilidad e IVA.

Obtenga más información sobre la entrada de entradas

Más información sobre ventilation des schools

La contabilidad de asientos, o conciliación bancaria, se realiza al recibir su extracto bancario.

Consiste, mediante el uso del "modo de señalización" de la pantalla de lista de entradas, en comprobar que las entradas que has introducido coinciden estrictamente con las registradas por tu banco, transmitido en el extracto bancario.

Obtenga más información sobre el uso en "modo de señalización" la pantalla de lista de entradas

Obtenga más información sobre cómo gestionar estados de cuenta bancaria

Este paso consiste en verificar que por cada recibo/desembolso con impacto en IVA, ya sea gasto de restaurante, gasto de transporte, gasto de equipamiento, etc., la empresa esté en posesión de la documentación acreditativa correspondiente: nota de restaurante, billete de carretera, factura de proveedor. .

La parte de venta está justificada por defecto: desde el momento en que has cobrado un importe con IVA tras una factura registrada en Gestan, la operación se considera justificada, ya que por definición eres propietario de la factura.

Más información sobre la justificación de las entradas (puntaje IVA)

Todas las entradas, debidamente anotadas y justificadas, son la base que le permitirá declarar el IVA de forma estrictamente precisa, gracias a la calidad de la entrada previa.

El programa de declaración de IVA produce:

• una declaración que detalla las entradas tomadas en cuenta para el cálculo
• la declaración CA3 precumplimentada (CERFA Francia).

¡No más cálculos tediosos el día 18 del mes por la noche!

Obtenga más información sobre el programa de cálculo del IVA

Más información sobre pedidos con IVA

Este proceso de ingreso y control le permite tener disponibles datos contables confiables y en tiempo real:

• las revistas de contabilidad
• el Gran libro
• el balance
• el saldo de terceros (saldo del cliente)
• el cliente destacado
• la cuenta de resultados
• el flujo de caja inmediato
• la previsión de flujo de efectivo, a través de la extensión ad hoc
• los productos y cargos por imputación
• el desglose detallado por tipo impositivo

Para la edición del balance, estos datos se pueden transmitir al departamento de contabilidad de dos formas:

• mediante la exportación de facturas y asientos, mediante un simple clic derecho en las pantallas correspondientes, o utilizando la extensión dedicada (en este caso, la exportación se realiza en una sola parte)
• a través de XIMPORT export, que produce archivos que se pueden integrar directamente en el software utilizado por el departamento de contabilidad (en este caso, la exportación se realiza por partida doble).

Obtenga más información sobre las prioridades de asignación de códigos contables

Al final del ejercicio contable, podrá generar un saldo final con Gestan.

Además, es posible introducir saldos de gestión para tener en cuenta, por ejemplo, los saldos calculados para el ejercicio anterior mediante otro software de contabilidad, por ejemplo.

Obtenga más información sobre el saldo final

Gestan permite trabajar con varias monedas: por ejemplo, una empresa puede tener clientes que le paguen en euros y otros en dólares, mientras que ella paga a unos proveedores en euros y a otros en dólares.

El principio es que todos los datos se registrarán en la moneda de referencia, la que usted haya elegido en la parametrización general como moneda de venta más común. Y en caso de ser necesario, en el mismo registro se almacenará la expresión moneda y tipo de cambio.

Cuando guardas tus productos en tu catálogo, los introduces en la moneda de referencia (la de la configuración general). De esta forma, generará facturas de clientes en moneda de referencia.

Si la moneda de su cliente no es su moneda de referencia, debe expresar su factura de cliente en la moneda del cliente. Para ello, el menú contextual del listado de facturas contiene el elemento Opciones específicas, que abre la pantalla siguiente.

Puede introducir el código ISO de cualquier moneda en el campo Código de moneda y utilizar el botón 1 para recuperar el tipo de cambio de hoy (en el sitio web del BCE). También puede ingresar manualmente el tipo de cambio. Cuando se imprima, la factura se imprimirá en la moneda de referencia.

Al finalizar la compra, recibirá un pago en la moneda del cliente, que se indicará en la ventana emergente de pago.

En caso de que se produzca una variación significativa en el tipo de cambio entre la emisión de la factura y la recepción del pago, puede ser necesario un asiento por variación de cambio.

Para los proveedores, es el mismo principio, pero a la inversa.

Los precios de los proveedores se gestionarán no en la moneda habitual de los proveedores, sino en su moneda de referencia.

Cuando guardas la factura del proveedor, la guardas en tu moneda base, y la conviertes según el tipo de cambio indicado por el proveedor, o el tipo de cambio al momento del pago, dependiendo del acuerdo de compra.

Todos los documentos contables pueden expresarse en la moneda de su elección.

Para hacer esto, simplemente seleccione la moneda a través del menú contextual del campo Moneda. A continuación, por ejemplo, se muestra la pantalla de generación del diario contable.

Hay tres modos de funcionamiento clásicos, desde el funcionamiento manual hasta el automático:

Sólo registras las facturas de los clientes y sus pagos. Sólo transmites la lista de facturas y su estado (cobradas o no), haciendo clic derecho sobre la lista (también puedes usar la extensión TRANSCOMPTA para esto).

También deberá enviarles sus documentos de respaldo (facturas de proveedores, informes de gastos, etc.) en forma de documentos o escaneos, para su inspección.

Registras los pagos de tus clientes y proveedores en Gestan, y cuentas y justificas los documentos. Le envías a tu contable la lista de facturas de clientes con un simple clic derecho, y la lista de entradas con el mismo clic derecho (también puedes usar la extensión TRANSCOMPTA para esto).

Les envía los documentos justificativos en papel o escaneados en diferido, posiblemente en la fecha de cierre del ejercicio financiero.

Como en el caso anterior, registras los pagos de tus clientes y proveedores en Gestan, cuentas y justificas los documentos y exportas automáticamente tus datos contables completos, en el formato de su software. De esta manera, su contador ya no tendrá que realizar ningún asiento.

Recomendamos esta modalidad, después de haber realizado, en consulta con el contable, una configuración de las imputaciones contables de Gestan, según la “granularidad” deseada.

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