Numérotation des documents d'achat et de vente

Dans Gestan, un document de vente (devis, commande, factures, avoir, bon de livraison) ou un document d'achat (demandes de prix, commande fournisseur, facture fournisseur, avoir fournisseur, bons de réception) est identifié par un numéro automatique : c'est l'identifiant interne du document.

Gestan peut imprimer ce numéro sous un format plus élaboré : par exemple, vous pouvez préférer que sur votre facture 123 du 15 mars 2025 soit référencée sous le numéro FC-2025-123.

C'est la référence unique par laquelle est identifiée le document, dans tous les écrans de Gestan (compta, édition de rapports, statistiques).

L'identifiant interne est incrémenté de 1 à chaque création : un enregistrement créé après l'enregistrement 77 prendra pour identifiant 78, et ainsi de suite.

Un numéro interne n'est jamais réutilisé : si vous supprimez le devis 77, le devis suivant ne sera pas un nouveau devis 77, mais le devis 78.

Le numéro imprimé sur les documents peut être très différent du n° ID.

Par exemple, votre facture 123 du 15 mars 2025 pourra être imprimée sous le numéro FAC LYON EN/MAB 2024 SZ 123-3, dans lequel FAC représente une facture, SZ représente votre agence de Sézanne (très jolie ville de Champagne), EN celui qui a créé la facture, MAB celui qui suit la facture, 2025 l'année, 123 l'ID facture, et 3 car c'est la 3° facture du client.

Via l'écran de paramétrage général de Gestan, vous disposez de beaucoup d'options de numérotation, par exemple :

Le type de numérotation par défaut est : [n°client - n° ID de pièce - n° de pièce pour le client]. Ainsi, par exemple, la facture portant le numéro imprimé 560-78-22 est la vingt-deuxième facture dans l'ordre des dates de création pour le client n°560, et elle porte le n° ID interne 78.

Vous pouvez en changer comme vous voulez, car l'option de numérotation ne modifie en aucun cas l'ID des pièces. Cependant, évitez d'en changer dès que vous avez émis au moins une facture, car votre client, si vous lui retransmettiez la même facture avec un n° différent, serait à même de la refuser.

Quand l'option de numérotation de pièce ne comporte pas l'ID, il est quand même imprimé au bas de la facture, ce qui permet de la retrouver facilement et d'une manière certaine.

Les options de numérotation ne comportant pas l'ID interne doivent être utilisées avec attention. Par exemple, si vous numérotez vos devis avec l'option [Année - n° de pièce dans l'année] (le devis 2018000077 serait le 77° devis produit en 2018), la numérotation imprimée va se décaler si vous supprimez un devis. Il faut donc être au clair sur les procédures avant d'adopter une telle numérotation ! Si cette option a été développée suite à des demandes de clients particuliers, nous déconseillons son usage dans le cas général.

A la création de votre première facture sous Gestan, le logiciel vous demande à partir de quel numéro vous voulez commencer.

Si vous débutez votre activité professionnelle, commencez par le numéro 1.

En revanche, si vous aviez commencé votre facturation depuis un autre logiciel, commencez par la suivante (par exemple, si vous en étiez à la facture 125 sur l'ancien logiciel, commencez à 126 sous Gestan.

Ne commencez en aucun cas par le millésime de l'année, par exemple 2025001 sous prétexte que nous sommes sur votre première facture de 2025. En effet, cela ne fonctionnera plus l'année suivante ! Mais choisissez une option de numérotation comportant le millésime de l'année.

Si vous supprimez un document, le numéro de ce document ne sera pas réutilisé par Gestan. Par défaut, il n'est pas possible de supprimer une facture. Cependant, dans certain cas (plantage, erreur, etc), il peut être nécessaire de forcer un numéro.

Cette opération n'est possible qu'aux utilisateurs Gestan :

• ayant les droits d'administration sur la base;
• et ayant le privilège de forçage.

Si ces deux conditions sont réunies, le menu Outils → Administration → Traitement des données en masse → Pièces → Forcer un n° de pièce permet de créer un enregistrement avec un n° prédéterminé, qu'il faudra ensuite modifier.

Cette opération est interdite en France pour ce qui est des factures. Dans tous les cas, elle sera archivée dans le journal des opérations de l'application.

En France, légalement, votre facturier doit comprendre une succession de numéros “sans trous” : la facture 2 doit succéder à la facture 1, et ainsi de suite. Cette obligation ne porte que sur les factures (pas sur les commandes, devis, demandes de prix, etc). Vous pouvez avoir plusieurs chronos différents (par exemple un chrono pour votre magasin de Paris et un autre pour votre magasin de Lyon).

Le programme d'audit des données permet de vérifier que votre facturier est “sans trous” (via Outils → Administration → Maintenance → Audit des données.)

La suppression d'une facture est interdite en France. Dans tous les cas, elle sera archivée dans le journal des opérations de l'application.

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