Export XIMPORT des données comptables

Ceci est une ancienne révision du document !

La plupart des entreprises à taille humaine (jusque 50 personnes environ) ont une comptabilité externalisée, réalisée par un cabinet comptable extérieur utilisant un logiciel comptable spécialisé.

Avec Gestan, vous allez pouvoir transmettre à votre cabinet comptables tous les mouvements comptables générés en partie double, issus des données saisies dans Gestan, au format du logiciel utilisé par votre comptable : ce dernier n'aura donc aucune ressaisie à faire pour disposer de vos données dans son propre logiciel.

Gestan est ainsi interfacé avec la quasi totalité des grands logiciels comptables du marché. Sont disponibles les formats d'export suivants :

XIMPORT : format générique très courant, utilisé notamment par CIEL / EBP / SAGE (fichier .txt)
APISOFT Winapi Huit (ficher .txt, avec séparateur “;”)
CADOR DORAC (fichier .txt)
CEGID Expert (Grand Livre Excel - Format 2) (fichier .xls)
CER France POMO Comptabilité (fichier .txt)
CIEL Compta Evolution (fichier.txt)
ComptaXL (fichier .csv)
EBP V3 pour Windows (fichier .txt)
Fiscal légal (FEC) (fichier .txt)
IBIZA Comptabilité SaaS (fichier.csv)
ISACOMPTA d'Agiris/Isagri (.ecr)
ISACOMPTA d'Agiris/Isagri V13.60 (.ecr)
ISTEA 2016 (fichier .txt)
ISTEA Comptabilité (fichier .xls)
QUADRATUS QuadraCompta (fichier .txt)
PRESTIGE de COGESER (.xls)
SAGE Coala (fichier .txt)
SAGE 100 i7 105 car (fichiers txt→pnm)
SAGE 100 i7 164 car (fichiers txt→pnm)
SuiteExpert d'ACD (fichier .xls)
WINFIC V2.10 et + et WINSIS (Fiducial) (fichierEcriture.win)
W-DIAMANT Comptabilité (fichier .xls)

De plus, il est possible d'exporter les données au format tableur standard, ce qui permet de les remettre en forme pour tout autre logiciel.

L'affectation dans les comptes du plan comptable est automatique.

Afin que cette affectation soit parfaite, il importe de paramétrer correctement les imputations, et, si nécessaire, les liaisons comptables spécifiques.

Il est recommandé d'établir ce paramétrage en coordination avec votre comptable.

Accès : Comptabilité → Exporter → Export XIMPORT

Le bouton Générer extrait les données pour la plage de date spécifiée. Vous pouvez utiliser la zone Filtre pour préciser le compte (par ex 411), les comptes (par ex 61*), ou la plage de comptes (par ex 61-62) qui vous intéresse. Vous pouvez aussi filtrer l'export pour un Journal spécifié.

Utilisez le menu contextuel de l'écran pour accéder aux options de génération des documents comptables.

Les résultats peuvent être présentés dans toute autre devise que la devise de comptabilité, via un clic droit sur le champ Devise.

Les factures et avoirs (client et fournisseur) seront rattachées automatiquement à l'imputation par défaut (donc aux codes comptables correspondants - compte principal, compte de contrepartie, et code journal) précisée dans le paramétrage général. Lorsqu'une écriture au moins est enregistrée sur la pièce, alors la facture sera reclassée si nécessaire selon l'imputation de cette première écriture, sauf si une liaison comptable la classe dans un autre compte. Les imputation des factures peuvent être modifiées via l'écran imputation des pièces.

En TVA sur encaissement, seules seront prises en compte les pièces (factures, avoirs, factures fournisseur et avoirs fournisseur) réglées. Dans le cas contraire, toutes les pièces avec statut transmis seront prises en compte. Les pièces au statut “brouillon” seront toujours exclues.

La table affiche les informations suivantes :

ID de mouvement : généré automatiquement, il n'est pas mémorisé
le code journal : déduit de l'imputation de la pièce, ou de l'écriture
date d'écriture : la date de pièce ou d'écriture
date d'échéance : date d'échéance de pièce
numéro de pièce : le numéro de la pièce, pour une pièce, ou le numéro de pièce liée à l'écriture, pour une écriture. Ce numéro de pièce est constitué d'une lettre et de chiffres. C'est le numéro interne de la pièce, préfixé par “C” (facture client), “A” (avoir client), “F” (facture fournisseur), “W” (avoir fournisseur).
numéro de compte : le code du compte de plan comptable, éventuellement suffixé de l'ID client.
libellé : le libellé de l'écriture : nature de la pièce, ou libellé de l'écriture (ou libellé du tiers selon option)
montant : le montant concerné
C/D : C ou D s'il s'agit d'un crédit ou d'un débit
pointage : le numéro de pièce s'il s'agit d'une pièce, le numéro d'écriture s'il s'agit d'une écriture. Dans ce dernier cas, elle est préfixée par “E” (E456, par exemple)
budget : code budget (pour les écritures)
libellé compte : le libellé du compte de plan comptable
Euro : contient le caractère 0
Général : le compte général
Auxiliaire : le compte auxiliaire
Tiers : libellé du tiers
Mode de paiement

Il vous appartient de vérifier les données d'export avant de les introduire dans votre logiciel comptable !

Gestan traite pour les ventes les régimes de TVA sur les débits, les encaissements, et l'option sur les débits. Mais pour les achats, Gestan ne traite que la TVA sur les débits et les encaissements.

ximport_0

Le menu contextuel de la table propose :

de préfixer les pièces avec 1 ou 3 caractères
de suffixer les comptes de tiers avec un suffixe spécifique
de suffixer les comptes auxiliaires
de remplacer le libellé de l'écriture par le libellé du tiers ou le n° de chèque
de compléter les comptes par un nombre de zéros paramétrables : par exemple, vous pouvez préférer voir 70600000 que 706 : il suffira de demander à compléter à 8 caractères

Si la case Simple est cochée, l'export se fera sans détailler les comptes de produit (voir exemple d'une facture client)

Si la case Sans tiers est cochée, les écritures sur les comptes de tiers ne seront pas générées.

Si la case Seulement nouveaux est cochée, l'export sera limité aux éléments qui n'ont pas été déjà exportés.

Via l'écran de gestion des taux de TVA, il est possible de déclarer un suffixe de compte du PCG.

Lors de l'export des données comptables, pour les écritures de classe produit (hors compte rabais accordés), le compte sera suffixé par le suffixe PCG.

Dans l'exemple ci-dessus, si le compte de produit est le 708, si le taux de TVA de l'écriture est à 0, elle sera classée dans le compte 7089.

Si l'export est déséquilibré, les zones de totalisation de crédit et de débit sont signalées en rouge.

Si le déséquilibre est de quelques centimes, c'est très probablement du à un écart d'arrondi sur une pièce ou une écriture.

La méthode d'investigation consiste tout d'abord à identifier la pièce et/ou l'écriture qui cause le déséquilibre. Pour cela, relancez le traitement sur des périodes plus courtes, jusqu'à identification des opérations déséquilibrées. Par exemple, lancer le traitement sur un mois : s'il est équilibré, vous pouvez passer au mois suivant. Dans le cas contraire, vous pouvez réduire la période pour trouver l'élément posant problème.

Dans le cas d'un déséquilibrage lié à une erreur d'arrondi sur une pièce (facture, avoir, facture fournisseur, avoir fournisseur), le plus simple est de re-saisir les montants TTC de la pièce (ou bien les HT, mais ne mélangez pas la saisie des HT et des TTC). Cela corrige le problème éventuel d'arrondi.

Accès : Outils → Administration → Traitement des données en masse → Compta → Reset date export

A la fin de l'export, la date du dernier export est enregistrée par Gestan. Il est ainsi possible, dans l'export suivant, de n'exporter que les seules écritures postérieures à cette date.

Ce programme, réservé aux administrateurs, permet de l'effacer, par exemple pour refaire un export total sur l'exercice.

Le bouton RAZ déclenche la remise à blanc de la date de dernier export comptable pour les écritures, les écritures d'OD, et toutes les pièces concernées (facures, avoir, factures fournisseur et avoirs fournisseur).

Il est possible soit de remettre toutes les dates à blanc, soit de ne mettre les dates à blanc qu'à partir d'une certaine date. Par exemple, si vous faites un export au 10/04, puis un export au 10/05, tous deux transmis au comptable, si par accident vous avez à modifier des enregistrements comptables impactant l'export (enregistrement de factures ou d'écritures), vous pouvez par exemple effacer toutes les dates d'export à compter du 11/04, ce qui vous permettra de pouvoir faire un nouvel export “propre” au 11/05.

Le format XIMPORT est reconnu par de nombreux logiciels comptables.

Un fichier XIMPORT est de type texte SDF (sans délimiteur fixe), la taille d'un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.

Un enregistrement XIMPORT est structuré de la façon suivante :

Libellé	Taille	Nature
N° de Mouvement	5 caractères	Numérique
Journal	2 caractères	Alphanumérique
Date d'écriture	8 caractères	Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance	8 caractères	Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce	12 caractères	Alphanumérique
Compte	11 caractères	Alphanumérique
Libellé	25 caractères	Alphanumérique
Montant	13 caractères	Numérique, 2 décimales
Crédit-Débit	1 caractère	Alphanumérique (D ou C)C
N° de pointage	12 caractères	Alphanumérique
Code analyt./budgét.	6 caractères	Alphanumérique
Libellé du compte	34 caractères	Alphanumérique
Euro	1 caractère	Alphanumérique
Version*	4 caractères	Alphanumérique

* seulement pour le format Ciel 2003.

Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.

Exemple

53HA20090106200801062152        401000     Facture EDF 2152               1196.00C2152              Fournisseurs divers               O2003
53HA20090106        2152        606100     Facture EDF 2152               1000.00D2152              Fournitures non stock. eau, énergiO2003
53HA20090106        2152        445664     Facture EDF 2152                196.00D2152              Tva déductible 19.6 %             O2003

Le format Winfic est utilisé par WinFic, eWinfic, WinSis Compta (Fiducial informatique).

Les spécifications de ce fichier sont disponibles sur ce lien.

Points particuliers

Colonne “Compte” de ECRITURE.WIN

Le compte est une chaîne de 6 caractères, renseignée de la manière suivante :

si le compte concerné relève du compte collectif client paramétré, le chiffre “9” plus un suffixe
si le compte concerné relève du compte collectif fournisseur paramétré, le chiffre “0” plus un suffixe
pour tout autre cas, c'est le numéro du compte sur 6 caractères

Le suffixe est calculé de la manière suivante :

si l'ID client est différent du compte auxiliaire : c'est le compte auxiliaire
dans le cas contraire :
- si la référence externe client n'est pas renseignée, c'est l'ID client
- si la référence externe client est renseignée, c'est cette référence externe

Le suffixe (alphanumérique) est exprimé sur 5 caractères, éventuellement complété à gauche par des zéros.

Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables français qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale, aux normes codifiées à l'article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales.

La DGFIP met à leur disposition un logiciel dénommé « Test Compta Demat », permettant de contrôler le respect des normes édictées. Il est disponible sur le site du ministère de l'économie. Les éditions Dalloz ont profité de l'occasion pour présenter un autre validateur de FEC, FEC Expert : l'état met en place des normes complexes, le privé gère la complexité des normes, et l'usager paye le tout. Bienvenue en France…

Le 1° avril 2022 (sic), une nouvelle surtaxe a vu le jour en Polynésie Française, dénommée CPS.

Gestan gère les taxes de type CPS depuis la version 15.40.00/U10. Vous pouvez générer toutes pièces comprenant cette surtaxe. Pour l'export XIMPORT, il n'y a aucun problème en TVA sur les débits, à charge de déclarer dans le paramétrage le compte spécifique que vous allez utiliser (en général 44578 en France). En revanche, pour les entreprise en TVA sur les encaissements, il faudra attendre la version A1.00.00 de Gestan pour que l'export XIMPORT affecte correctement les règlements en Polynésie Française. Vérification en cours.