Exportación e importación de datos contables

La mayoría de las empresas de tamaño reducido (hasta unas 50 personas) tienen la contabilidad externalizada, a cargo de una asesoría contable externa que utiliza un programa de contabilidad especializado.

Con Gestan, podrás enviar a tu despacho de contabilidad todos los movimientos contables generados en doble partida, a partir de los datos introducidos en Gestan, en el formato del software que utilice tu contable: de este modo, este no tendrá que volver a introducir nada para disponer de tus datos en su propio software.

Gestan De este modo, está interconectado con la casi totalidad de los principales programas de contabilidad del mercado. Están disponibles los siguientes formatos de exportación:

• XIMPORT: formato genérico muy habitual, utilizado especialmente por CIEL / EBP / SAGE (archivo .txt)
• APISOFT Winapi Huit (archivo .txt, con separador «;»)
• CADOR DORAC (archivo .txt)
• CEGID Expert (Libro mayor de Excel - Formato 2) (archivo .xls)
• CER France POMO Contabilidad (archivo .txt)
• CIEL Compta Evolution (archivo .txt)
• ComptaXL (archivo .csv)
• EBP V3 para Windows (archivo .txt)
• Fiscal legal (FEC) (archivo .txt)
• IBIZA Contabilidad SaaS (archivo .csv)
• ISACOMPTA de Agiris/Isagri (.ecr)
• ISACOMPTA de Agiris/Isagri V13.60 (.ecr)
• ISTEA 2016 (archivo .txt)
• ISTEA Contabilidad (archivo .xls)
• QUADRATUS QuadraCompta (archivo .txt)
• PRESTIGE de COGESER (.xls)
• SAGE Coala (archivo .txt)
• SAGE 100 i7 105 caracteres (archivos txt→pnm)
• SAGE 100 i7 164 caracteres (archivos txt→pnm)
• SuiteExpert de ACD (archivo .xls)
• WINFIC V2.10 y posteriores y WINSIS (Fiducial) (archivo Ecriture.win)
• W-DIAMANT Contabilidad (archivo .xls)

Además, es posible exportar los datos en formato de hoja de cálculo estándar, lo que permite adaptarlos a cualquier otro programa.

La asignación a las cuentas del plan contable es automática.

Para que esta asignación sea correcta, es importante configurar adecuadamente las asignaciones y, si es necesario, las vínculos contables específicos.

Se recomienda realizar esta configuración en colaboración con su contable.

Acceso : Contabilidad → Exportar → Exportar XIMPORT

El botón Generar extrae los datos correspondientes al intervalo de fechas especificado. Puedes utilizar el campo Filtro para especificar la cuenta (p. ej., 411), las cuentas (p. ej., 61*) o el rango de cuentas (p. ej., 61-62) que te interese. También puedes filtrar la exportación por un Diario específico.

Utiliza el menú contextual de la pantalla para acceder a las opciones de generación de documentos contables.

Los resultados se pueden presentar en cualquier otra moneda distinta de la moneda contable, haciendo clic con el botón derecho del ratón en el campo Moneda.

Las facturas y los abonos (de clientes y proveedores) se vincularán automáticamente a la imputación por defecto (es decir, a los códigos contables correspondientes: cuenta principal, cuenta de contrapartida y código de diario) especificada en la configuración general. Cuando se haya registrado al menos un asiento en el documento, la factura se reclasificará, si es necesario, según la imputación de ese primer asiento, salvo que exista una vinculación contable e la clase a otra cuenta. Las imputaciones de las facturas se pueden modificar a través de la pantalla contabilización de documentos.

En el régimen de IVA sobre el cobro, solo se tendrán en cuenta los documentos (facturas, abonos, facturas de proveedores y abonos de proveedores) liquidados. En caso contrario, se tendrán en cuenta todos los documentos con el estado «transmitido». Los documentos con el estado «borrador» siempre quedarán excluidos.

La tabla muestra la siguiente información:

• ID de movimiento: se genera automáticamente, no se almacena
• código de diario: se deduce de la contabilización del documento o del asiento
• fecha de asiento: la fecha del documento o del asiento
• Fecha de vencimiento: fecha de vencimiento del documento
• Número de documento: el número del documento, en el caso de un documento, o el número de documento vinculado al asiento, en el caso de un asiento. Este número de documento está compuesto por una letra y cifras. Es el número interno del documento, precedido por «C» (factura de cliente), «A» (nota de crédito de cliente), «F» (factura de proveedor) o «W» (nota de crédito de proveedor).
• Número de cuenta: el código de la cuenta del plan contable, al que se le puede añadir como sufijo el ID del cliente.
• Descripción: la descripción del asiento: naturaleza del documento o descripción del asiento (o descripción del tercero, según la opción)
• importe: el importe en cuestión
• C/D: C o D si se trata de un abono o de un cargo
• referencia: el número de documento si se trata de un documento, el número de asiento si se trata de un asiento. En este último caso, va precedida de la letra «E» (E456, por ejemplo)
• presupuesto: código de presupuesto (para los asientos)
• denominación de la cuenta: la denominación de la cuenta del plan contable
• Euro: contiene el carácter 0
• General: la cuenta general
• Auxiliar: la cuenta auxiliar
• Tercero: denominación del tercero
• Forma de pago

¡Es su responsabilidad comprobar los datos de exportación antes de introducirlos en su programa de contabilidad!

Gestan Gestiona, para las ventas, los regímenes de IVA sobre los cargos, los cobros y la opción sobre los cargos. Sin embargo, para las compras, Gestan solo gestiona el IVA sobre los cargos y los cobros.

El menú contextual de la tabla ofrece las siguientes opciones:

• añadir un prefijo de 1 o 3 caracteres a los documentos
• añadir un sufijo específico a las cuentas de terceros, cuya naturaleza se puede especificar (para el RGPD, se recomienda añadir como sufijo el ID de cliente).
• añadir un sufijo a las cuentas auxiliares
• sustituir el texto del asiento por el nombre del tercero o el número de cheque
• completar las cuentas con un número de ceros configurable: por ejemplo, si prefiere ver 70600000 en lugar de 706, bastará con solicitar que se complete hasta 8 caracteres

Si la casilla «Simple» está marcada, la exportación se realizará sin detallar las cuentas de ingresos (véase ejemplo de una factura de cliente) (utilice esta casilla solo si sabe lo que está haciendo).

Si la casilla «Sin terceros» está marcada, no se generarán los asientos en las cuentas de terceros.

Si la casilla «Solo nuevos» está marcada, la exportación se limitará a los elementos que aún no se hayan exportado.

«Redondear» permite forzar un redondeo en cada asiento si es necesario. De hecho, Gestan almacena los datos monetarios con todos sus decimales, para poder procesarlos con precisión. Sin embargo, en algunos casos no existe una solución matemática y es posible que el asiento no esté equilibrado debido a las desviaciones por redondeo. Esta casilla permite asignar de forma convencional la desviación por redondeo al asiento de la cuenta de impuestos más relevante (aquella cuyo importe sea mayor, excluyendo los pares de abono/débito de movimientos de igual importe).

A través de la pantalla de gestión de tipos de IVA, es posible indicar un sufijo de cuenta del PCG.

Al exportar los datos contables, para los asientos de la clase de ingresos (excepto la cuenta de descuentos concedidos), la cuenta llevará el sufijo PCG.

En el ejemplo anterior, si la cuenta de ingresos es la 708 y el tipo de IVA del asiento es 0, se clasificará en la cuenta 7089.

Si la exportación no cuadra, los campos de totalización de crédito y débito aparecen marcados en rojo.

Si el desequilibrio es de unos céntimos, lo más probable es que se deba a una diferencia de redondeo en un documento o en un asiento.

El método de investigación consiste, en primer lugar, en identificar el documento y/o el asiento que provoca el desequilibrio. Para ello, vuelve a ejecutar el proceso en periodos más cortos, hasta identificar las operaciones desequilibradas. Por ejemplo, ejecuta el proceso en un mes: si está equilibrado, puedes pasar al mes siguiente. En caso contrario, puedes reducir el periodo para encontrar el elemento que plantea el problema.

En caso de un desequilibrio relacionado con un error de redondeo en un documento (factura, abono, factura de proveedor, abono de proveedor), lo más sencillo es volver a introducir los importes con IVA incluido del documento (o bien sin IVA, pero no mezcles la introducción de importes con IVA incluido y sin IVA). Esto corrige el posible problema de redondeo.

Acceso: Herramientas → Administración → Tratamiento masivo de datos → Contabilidad → Restablecer fecha de exportación

Al finalizar la exportación, Gestan registra la fecha de la última exportación. De este modo, en la siguiente exportación es posible exportar únicamente los asientos posteriores a esa fecha.

Este programa, reservado a los administradores, permite borrarla, por ejemplo, para volver a realizar una exportación completa del ejercicio.

El botón «Restablecer» inicia el restablecimiento a cero de la fecha de la última exportación contable para los asientos, los asientos de orden de pago y todos los documentos afectados (facturas, abonos, facturas de proveedores y abonos de proveedores).

Es posible restablecer todas las fechas o restablecerlas solo a partir de una fecha determinada. Por ejemplo, si realiza una exportación el 10/04 y, posteriormente, otra el 10/05, ambas enviadas al contable, y si por error tiene que modificar asientos contables que afectan a la exportación (registro de facturas o asientos), puede, por ejemplo, borrar todas las fechas de exportación a partir del 11/04, lo que le permitirá realizar una nueva exportación «limpia» el 11/05.

El formato XIMPORT es compatible con numerosos programas de contabilidad.

Un archivo XIMPORT es de tipo texto SDF (sin delimitador fijo); el tamaño de un registro no debe superar los 137 caracteres.

Un registro XIMPORT tiene la siguiente estructura:

* solo para el formato Ciel 2003.

Los datos numéricos se alinean a la derecha; el resto de datos, a la izquierda.

53HA20090106200801062152        401000     Facture EDF 2152               1196.00C2152              Fournisseurs divers               O2003
53HA20090106        2152        606100     Facture EDF 2152               1000.00D2152              Fournitures non stock. eau, énergiO2003
53HA20090106        2152        445664     Facture EDF 2152                196.00D2152              Tva déductible 19.6 %             O2003

El formato Winfic lo utilizan WinFic, eWinfic y WinSis Compta (Fiducial Informatique).

Las especificaciones de este archivo están disponibles en este enlace.

Columna «Cuenta» de ECRITURE.WIN

La cuenta es una cadena de 6 caracteres, que se rellena de la siguiente manera:

• si la cuenta en cuestión pertenece a la cuenta colectiva de clientes configurada, el número «9» más un sufijo
• si la cuenta en cuestión pertenece a la cuenta colectiva de proveedores configurada, el número «0» más un sufijo
• en cualquier otro caso, es el número de cuenta de 6 caracteres

El sufijo se calcula de la siguiente manera:

• si el ID de cliente es diferente de la cuenta auxiliar: es la cuenta auxiliar
• en caso contrario:
  • si no se ha introducido la referencia externa del cliente, es el ID de cliente
  • si se ha introducido la referencia externa del cliente, es dicha referencia externa

El sufijo (alfanumérico) consta de 5 caracteres, completados por ceros a la izquierda si es necesario.

Desde el 1 de enero de 2014, los contribuyentes franceses que llevan su contabilidad mediante sistemas informáticos deben presentarla en forma de archivos digitalizados durante una inspección de la administración tributaria, de conformidad con las normas codificadas en el artículo A.47 A-1 del Libro de Procedimientos Fiscales.

La DGFIP pone a su disposición un programa informático denominado «Test Compta Demat», que permite comprobar el cumplimiento de las normas establecidas. Está disponible en le página web del Ministerio de Economía. La editorial Dalloz ha aprovechado la ocasión para presentar otro validador de FEC, FEC Expert: el Estado establece normas complejas, el sector privado gestiona la complejidad de las normas y el usuario lo paga todo. Bienvenidos a Francia…

El 1 de abril de 2022 (sic), entró en vigor un nuevo recargo en la Polinesia Francesa, denominado CPS.

Gestan gestiona los impuestos de tipo CPS desde la versión 15.40.00/U10. Puede generar todos los documentos que incluyan este recargo. Para la exportación XIMPORT, no hay ningún problema con el IVA sobre los cargos, siempre que se declare en la configuración la cuenta específica que va a utilizar (por lo general, la 44578 en Francia). Sin embargo, para las empresas sujetas al IVA sobre los cobros, habrá que esperar a la versión A1.00.00 de Gestan para que la exportación XIMPORT asigne correctamente los pagos en la Polinesia Francesa. Se está comprobando.

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