Contabilidad con Gestan: principios básicos

Aunque la contabilidad de una pequeña empresa puede gestionarse mediante una simple hoja de cálculo, cuando la actividad alcanza un cierto volumen o el empresario tiene a su cargo a empleados, es imprescindible recurrir a un contable profesional, ya sea interno o externo: este garantiza una contabilidad conforme a las normas contables y fiscales, y aporta una valiosa ayuda a la hora de tomar decisiones estratégicas para la empresa.

Desde la generación de resultados contables «básicos» hasta la elaboración de una contabilidad compleja, Gestan sabe acompañarle en cualquier situación.

Las herramientas contables de Gestan ponen el registro contable al alcance de cualquier personal administrativo, sin necesidad de formación contable. La herramienta de conciliación bancaria, así como la de justificación de los asientos, permiten disponer en todo momento de una base exacta y, por lo tanto, de datos contables en tiempo real.

Los datos contables introducidos se podrán exportar desde Gestan en el formato nativo del programa del contable, que ya no tendrá que volver a introducir nada. Así podrá centrarse en su valor añadido: la verificación del cumplimiento normativo de las cuentas, la elaboración de documentos fiscales, el análisis del balance y el asesoramiento de gestión.

¡Con Gestan, te encantará la contabilidad!

Para saber más: Presentación general de las funciones contables de Gestan .

Gestan viene preconfigurada con un plan contable por defecto. A través de la pantalla de gestión del plan contable, puede modificar todas las cuentas o cargar otro plan contable, según su país. El plan contable OHADA está disponible.

La configuración de la contabilidad se basa en unas pocas pantallas sencillas:

la configuración de las clases y cuentas, que permite definir las clases contables (si difieren de las predeterminadas), los libros de diario y las cuentas específicas que se van a utilizar;
la configuración de los libros contables, muy sencilla;
la configuración de los tipos de IVA y de los posibles códigos contables asociados a ellos;
las imputaciones contables, que permiten establecer un vínculo entre un tipo de movimiento (por ejemplo, «Alquiler de oficina» o «Ventas en el mercado») y los códigos contables seleccionados para la operación;
La posible configuración de las vínculos contables, con el fin de profundizar en la clasificación.

Se recomienda realizar esta configuración, en particular las imputaciones y los posibles vínculos contables, junto con su contable. Si es necesario, los equipos de Gestan están a su disposición para ayudarle con esta configuración (véase assistance contabilidad).

Gestan permite introducir cualquier documento de venta (facturas, abonos de clientes) o de compra (facturas, abonos de proveedores), así como cualquier movimiento de ingreso o de pago, esté o no relacionado con dichos documentos.

El registro de los asientos se realiza en tres sencillos pasos:

El primer paso consiste en introducir los cobros y pagos; por ejemplo, «he pagado 1.000 euros del alquiler mensual de la oficina» o «tal cliente me ha pagado tal factura».

Normalmente se lleva a cabo sobre la marcha (lo que te permite conocer el estado de tu tesorería en tiempo real), a través de la pantalla de la lista de asientos en «modo normal».

Las imputaciones (es decir, una descripción clara que indique la naturaleza del gasto o del ingreso, por ejemplo, «EDF», «Aparcamiento» o «Ingresos profesionales») permiten vincularlas automáticamente a los códigos contables adecuados.

Pantalla de introducción de un ingreso

Los asientos pueden desglosarse, es decir, tener en cuenta su carácter compuesto en lo que respecta a la contabilidad y al IVA.

Más información sobre la introducción de asientos

Más información sobre la ventilation des écritures

Más información sobre la contabilización de los asientos

La conciliación de los asientos, o conciliación bancaria, se lleva a cabo al recibir tu extracto bancario.

Consiste, mediante el uso del «modo de comprobación» de la pantalla de lista de asientos, en comprobar que los asientos que ha introducido coinciden exactamente con los registrados por su banco y que figuran en el extracto bancario.

Más información sobre el uso del «modo de conciliación» de la pantalla de lista de asientos

Más información sobre la gestión de extractos de cuentas bancarias

Este paso consiste en comprobar que, para cada ingreso o gasto que afecte al IVA —ya sea un gasto de restaurante, transporte, material, etc.—, la empresa disponga efectivamente del justificante correspondiente: factura del restaurante, ticket de autopista, factura del proveedor.

La parte de ventas está justificada por defecto: en el momento en que se ha cobrado un importe con IVA a raíz de una factura registrada en Gestan, la operación se considera justificada, ya que, por definición, se dispone de la factura.

Más información sobre la justificación de los asientos (conciliación del IVA)

El conjunto de los asientos, debidamente conciliados y justificados, constituye la base que te permitirá declarar el IVA de forma estrictamente exacta, gracias a la calidad de los datos introducidos previamente.

El programa de declaración del IVA genera:

un informe que detalla los asientos contables tenidos en cuenta para el cálculo
la declaración CA3 (CERFA Francia) prellenada.

¡Se acabaron los tediosos cálculos de la noche del día 18 de cada mes!

Más información sobre el programa de cálculo del IVA

Más información sobre las declaraciones del IVA

Este proceso de introducción y control de datos te permite disponer en tiempo real de datos contables fiables:

los libros de contabilidad
el Libro mayor
el balance
el balance de terceros (balance de clientes)
la cuenta de resultados
la situación de tesorería inmediata
la tesorería prevista
los ingresos y gastos por imputación
el desglose detallado por tipos impositivos

Para la elaboración del balance, estos datos se podrán enviar al departamento de contabilidad de varias formas:

mediante una exportación de las facturas y los asientos, con un simple clic con el botón derecho del ratón en las pantallas correspondientes;
mediante el uso de la extensión TRANSCOMPTA;
😍 mediante la exportación XIMPORT, que genera archivos que se pueden integrar directamente en el software que utiliza tu departamento de contabilidad, por lo que ya no es necesario volver a introducir los datos. Este es el método recomendado.

Más información sobre asignación automática de códigos contables

Al final del ejercicio contable, podrá generar un balance de cierre con Gestan.

Además, es posible introducir saldos de gestión para tener en cuenta, por ejemplo, los saldos calculados para el ejercicio anterior por otro programa de contabilidad.

Más información sobre el balance de cierre

Gestan permite trabajar con varias divisas: por ejemplo, una empresa puede tener clientes que le paguen en euros y otros en dólares, mientras que a algunos proveedores les paga en euros y a otros en dólares.

El principio es que todos los datos se registrarán en la moneda de referencia, aquella que hayas elegido en la configuración general como la divisa de venta más habitual. Y, en caso de que sea necesario, la divisa de expresión y el tipo de cambio se almacenarán en el mismo registro.

Cuando registras tus productos en el catálogo, los introduces en la divisa de referencia (la de la configuración general). De este modo, generarás facturas de cliente en la moneda de referencia.

Si la moneda que utiliza tu cliente no es tu moneda de referencia, deberás expresar tu factura de cliente en la moneda del cliente. Para ello, el menú contextual de la lista de facturas contiene la opción Opciones específicas, que permite abrir la pantalla que se muestra a continuación.

Puede introducir el código ISO de cualquier moneda en el campo Código de moneda y utilizar el botón 1 para obtener el tipo de cambio del día (en la página web del BCE). También puede introducir el tipo de cambio manualmente. Al imprimirla, la factura se imprimirá correctamente en la moneda de referencia.

En el momento del pago, recibirá el importe en la moneda del cliente, lo cual se indicará en la ventana emergente de cobro.

En caso de que se produzca una variación significativa del tipo de cambio entre la emisión de la factura y la recepción del pago, podría ser necesario realizar un asiento contable por variación de cambio.

Para los proveedores, se aplica el mismo principio, pero a la inversa.

Las tarifas de los proveedores no se gestionarán en la moneda que utilicen los proveedores, sino en su moneda de referencia.

Al contabilizar la factura del proveedor, la registrará en su moneda de referencia y la convertirá según el tipo de cambio indicado por el proveedor o el tipo de cambio vigente en el momento del pago, según lo acordado en la compra.

Todos los documentos contables pueden expresarse en la divisa que elijas.

Para ello, basta con seleccionar la divisa a través del menú contextual del campo Moneda. A continuación, por ejemplo, se muestra la pantalla de generación de los libros de contabilidad.

Existen tres modos de funcionamiento habituales, desde el manual hasta el automático:

1-Transmisión solo de facturas

Solo registras las facturas de clientes y sus pagos. Solo se envía la lista de facturas y su estado (cobradas o no), haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la lista (también se puede utilizar para ello la extensión TRANSCOMPTA).

También deberá enviarle sus justificantes (facturas de proveedores, notas de gastos, etc.) en formato impreso o escaneado, para su comprobación.

2-Envío de facturas y asientos contables

Registra sus pagos a clientes y proveedores en Gestan, y realiza la conciliación y la justificación de los documentos. Envía a su contable la lista de facturas de clientes con un simple clic con el botón derecho, y la lista de asientos contables con el mismo clic con el botón derecho (también puede utilizar para ello la extensión TRANSCOMPTA).

Le envía los justificantes en papel o escaneados más tarde, posiblemente en la fecha de cierre del ejercicio

3-Envío automático, en el formato del programa de su contable

Al igual que en el caso anterior, registras tus pagos a clientes y proveedores en Gestan, realizas la conciliación y la justificación de los documentos, y exportas automáticamente todos tus datos contables en el formato del software de tu contable. De este modo, tu contable ya no tiene que introducir ningún dato.

Recomendamos este modo, tras haber configurado, de acuerdo con el contable, las imputaciones contables de Gestan, en función del nivel de «detalle» deseado.